檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)與檔案管理原理的應(yīng)用實踐微探

王娟

摘 要：檔案管理原理是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點，以檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來檔案管理原理特點，分析實際檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)方向和檔案管理原理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；原理；應(yīng)用實踐

在經(jīng)濟全球化發(fā)展的背景下，我國的社會經(jīng)濟也得到了有效的發(fā)展。目前，在發(fā)展過程中檔案管理工作也在結(jié)合實際發(fā)展需求進行優(yōu)化，并且逐漸突破了傳統(tǒng)意義上檔案管理工作的觀念，同時依據(jù)檔案管理原理推廣檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作。

1 檔案管理現(xiàn)代化的理念和重要性

檔案現(xiàn)代化是指檔案管理人員繼承現(xiàn)代化的管理理念，推廣現(xiàn)代化的管理形式，結(jié)合現(xiàn)代化的科技技術(shù)和設(shè)施，全面展現(xiàn)管理工作人員的自主性和創(chuàng)新性，突破傳統(tǒng)意義上檔案管理形式的約束，促使檔案管理逐漸向著現(xiàn)代化、科技化以及全面化發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟和社會環(huán)境的不斷優(yōu)化，現(xiàn)代化的科技技術(shù)也得到了大范圍的推廣和優(yōu)化，同時各個行業(yè)也在結(jié)合自身的需求正確應(yīng)用，這樣促使社會的信息化發(fā)展速度在不斷加快，信息檔案管理工作也呈現(xiàn)出多樣化的特點，相應(yīng)的信息數(shù)量也在不斷增加，以此增加了檔案管理工作的難度，促使檔案管理工作面臨著一定的挑戰(zhàn)。通過引導(dǎo)檔案管理向著現(xiàn)代化發(fā)展，有助于全面展現(xiàn)出檔案管理工作的內(nèi)向作用和外向作用，從而滿足檔案管理工作設(shè)定的終極目標(biāo)。

2 檔案管理原理

其主要分為以下幾點：第一，系統(tǒng)管理。這是所有檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，主要是將檔案管理工作中的其他工作內(nèi)容整合到一起，促使檔案管理工作內(nèi)容匯集成一個整體。之后依據(jù)對工作內(nèi)容實施全面的劃分和管理。在每一項管理工作中，都要去除價值過低的檔案內(nèi)容，從而有效優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量和效率。由此，系統(tǒng)管理工作原理可以優(yōu)化檔案管理工作的有效性。第二，整合分原理和反饋原理。這兩種原理都是實際檔案管理工作中較為重要的內(nèi)容，前者主要是對檔案管理工作的信息實施全面的整合和劃分，明確每一位工作者的工作內(nèi)容。在劃分檔案管理工作時，管理者需要結(jié)合自身權(quán)利的差異性來設(shè)計多樣化的管理目標(biāo)，最終加速檔案管理工作的發(fā)展。后者是在檔案管理工作中，各個部門的工作者在達成工作目標(biāo)以后提出的工作反饋信息。依據(jù)多樣化的反饋信息對檔案管理工作的優(yōu)缺點進行研究和分析，從而優(yōu)化改進方案的合理性。在實際創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，需要將檔案管理工作的質(zhì)量和效率看作是工作的重點[1]。

3 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的應(yīng)用

（一）動力管理原理在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的應(yīng)用

在實際發(fā)展的過程中，檔案管理工作需要以動力為基礎(chǔ)，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作提供有效的保障?，F(xiàn)代化檔案管理的動力源自于管理工作人員，檔案管理工作者依據(jù)正確的管理形式實施管理工作，這一過程需要很大的動力支持，依據(jù)將動力管理原理引用到檔案管理現(xiàn)代化中，分析人的動力，從而為人提供相關(guān)的動力來源，從而提升檔案管理工作者的管理動力。檔案管理工作人員的動力主要源自于以下幾個方面：第一，動力機構(gòu)帶來的動力。要想有效提升檔案管理工作者的動力，國家需要設(shè)計專門的檔案管理系統(tǒng)，全面了解檔案管理工作的必要性，從而為檔案管理工作人員提供強大的工作動力。第二，精神上的動力。依據(jù)訓(xùn)練、培訓(xùn)等形式，促使檔案管理人員對檔案管理工作有全面的料及，明確其在現(xiàn)代化社會建設(shè)中占據(jù)的地位。結(jié)合相應(yīng)的精神影響，促使檔案管理人員加大對檔案管理工作的學(xué)習(xí)熱情，從而構(gòu)成工作動力。第三，物質(zhì)方面的動力。物質(zhì)需求是人們需求的重要部分，也是人類得以生存的基礎(chǔ)內(nèi)容。在檔案管理人員獲取不到自身需求的物質(zhì)時，會影響實際檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了提升檔案管理人員的工作興趣，需要滿足檔案管理人員提出的基礎(chǔ)物質(zhì)需求，從而為檔案管理工作人員帶來物質(zhì)上的動力[2]。

（二）反饋管理原理在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的應(yīng)用

檔案管理信息反饋主要是依據(jù)相關(guān)的平臺將信息傳遞到檔案管理系統(tǒng)中，而反饋信息可以展現(xiàn)出檔案管理工作的意義和價值。例如檔案管理在現(xiàn)代化社會建設(shè)中展現(xiàn)出的經(jīng)濟效益，可通過對反饋信息資源的研究和分析獲取驗證信息，由此檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要依據(jù)信息的反饋。同時，檔案信息的推廣和反饋都要整個社會的監(jiān)察。

（三）整分和管理管理在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的應(yīng)用

管理學(xué)專家曾指出，依據(jù)對一件工作產(chǎn)生過程進行全面研究，之后將這一過程劃分為多個部分或者是要素，并且對相關(guān)的要素節(jié)能型實施再一次的組合，這樣可以有效提升工作效率和質(zhì)量。整分和管理原理就是以這一觀點出發(fā)進行研究，最先對檔案管理的整體過程進行研究，明確整體發(fā)展的特點和規(guī)律，了解過程的價值和意義，并且將整體劃分為多個因素和階段，同時在滿足規(guī)定效率的前提下，對其實施合理的、全面的排列工作。從廣義的視覺上分析，在實際發(fā)展過程中，需要確保檔案館工作、檔案教育工作以及檔案室工作都可以有效展現(xiàn)自身的職能[3]。

（四）系統(tǒng)管理理念在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的應(yīng)用

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要擁有系統(tǒng)的管理理念，依據(jù)整體發(fā)展觀點進行研究，依據(jù)系統(tǒng)的思想觀念對檔案實施全面的管理。一般情況下，都是依據(jù)單位、區(qū)域等實施劃分，依據(jù)將所有信息整合到一起，構(gòu)成一個全面的系統(tǒng)，這也是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的重要內(nèi)容。要想在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中應(yīng)用檔案管理原理，管理工作者需要從以下幾點進行工作：第一，需要突破傳統(tǒng)意義上檔案管理形式的約束，轉(zhuǎn)變成整體觀念構(gòu)建大的系統(tǒng)管理理念，應(yīng)用系統(tǒng)工程實現(xiàn)對檔案管理工作實施管理，以此有效展現(xiàn)出系統(tǒng)中每一階段的價值。第二，將檔案管理工作看作是一項重要的工作去實施，全面推廣和落實系統(tǒng)管理觀念。在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析，需要結(jié)合國內(nèi)外優(yōu)質(zhì)的經(jīng)驗，不斷優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)化管理，提升工作效率和質(zhì)量，以此為其他檔案管理部門提供有效的參考信息。第三，優(yōu)化和設(shè)計電子式的檔案整合、管理系統(tǒng)，從而為快捷搜索提供依據(jù)，優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境，從而為檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展創(chuàng)造新的機遇[4]。

4 結(jié)束語

總而言之，在經(jīng)濟全球化的發(fā)展背景下，社會經(jīng)濟競爭日益激烈，做好管理工作有助于為我國社會經(jīng)濟發(fā)展提供保障。依據(jù)現(xiàn)代化檔案管理原理中包含的科學(xué)觀點，來優(yōu)化檔案管理工作形式，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的重要工作。這就需要檔案管理工作者，在全面了解檔案管理應(yīng)用原理的基礎(chǔ)上，正確構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理形式，從而為我國現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的依據(jù)。

參考文獻

[1]馬國勝.“南大之星”檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能在檔案信息著錄中的應(yīng)用實踐[J].山西檔案，2016，05：56-58.

[2]劉漢青.信息化條件下地質(zhì)檔案管理的應(yīng)用實踐及對策——以長慶油田地質(zhì)檔案管理實踐為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，03：52-53.

[3]張莉莉.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，17：77.

[4]王雪.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].黑龍江史志，2015，05：129.