煙臺市精準扶貧檔案規(guī)范整理的實踐與思考

文·曲孟國

煙臺市精準扶貧檔案規(guī)范整理的實踐與思考

文·曲孟國

規(guī)范整理，是精準扶貧檔案工作的重要環(huán)節(jié)。今年以來，按照煙臺市檔案局與煙臺市扶貧辦聯(lián)合印發(fā)的《精準扶貧檔案規(guī)范化管理建設年方案》，我們開展了系列調(diào)研工作、研討等工作，初步形成了根據(jù)市、縣市區(qū)和鎮(zhèn)街形成文件材料的差異，區(qū)分不同情況，分別確定不同方案的整理工作思路。筆者對不同單位中文書檔案、項目檔案和貧困村、貧困戶識別退出檔案的整理方法做了一點研究探討，以求專家、同行指教。

一、市扶貧辦

鑒于市扶貧辦形成的文件材料，基本上是政策性、指導性文件材料（沒有貧困村、貧困戶的具體識別、退出材料，沒有具體的項目材料），所以應當作為文書檔案整理。

（一）分類方法的選擇

可以采用“年度—保管期限”二級分類法，也可以采用“年度—保管期限—問題”三級分類法。推薦采用“年度—保管期限”二級分類法。

（二）分類方法的具體實施

1.采用“年度—保管期限”二級分類法。

1.1 文件材料排列。參照檔發(fā)〔2016〕13號文件附件《歸檔范圍和保管期限表》，依次排列綜合性材料、精準識別材料、精準施策材料和精準脫貧材料，即將《歸檔范圍和保管期限表》中的一級類目、二級類目和三級類目作為文件材料排列的參照。

1.2 檔號結構。全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號，如“Z109-WS·2016-Y-0001”。

2．采用“年度—保管期限—問題”三級分類法。

2.1 問題的劃分。分為4個問題，即將綜合類、精準識別類、精準施策類和精準脫貧類按照問題對待。

2.2 同一問題（大類）內(nèi)文件材料排列。參照《歸檔范圍和保管期限表》中各大類內(nèi)文件材料的排列順序排列。

2.3 檔號結構。全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—問題代碼—件號，如“Z 1 0 9-WS·2016-Y-001-0001”。

問題代碼，采用3位阿拉伯數(shù)字標識。即綜合類、精準識別類、精準施策類和精準脫貧類依次為001、002、003、004。

3.歸檔文件目錄需由系統(tǒng)生成。

二、縣市區(qū)扶貧辦

（一）文書檔案的整理

扶貧辦為獨立機構的縣市區(qū)，其整理方法與市扶貧辦相同（全宗號由縣市區(qū)檔案館給定）。扶貧辦作為非獨立機構的縣市區(qū)，而是將扶貧職責放在有關部門的縣市區(qū)，其形成的扶貧文書檔案應歸入其所屬部門文書檔案，統(tǒng)一整理。

（二）扶貧項目檔案的整理

總體上執(zhí)行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008），以項目為單位，組織案卷、排列、編目。

1.項目的區(qū)分。按照項目組織方式的不同，區(qū)分情況，分別對待。能夠分開的盡可能分開，不能分開的則作為一個項目對待，按照工作流程、工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)一排列文件材料，統(tǒng)一組織案卷，統(tǒng)一編目。

2.應當注意的問題。一是準確擬制案卷題名，不得出現(xiàn)案卷題名雷同問題。二是規(guī)范編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

3.項目檔案檔號結構。全宗號—項目大類代碼·具體項目代碼—案卷號，如S017-XM·001-001。

全宗號，與文書檔案相同。

項目大類代碼，用“項目”2 位漢語拼音首字母“XM”標識。

具體項目代碼，用3位阿拉伯數(shù)字標識。

案卷號，用3位阿拉伯數(shù)字標識。

4.卷內(nèi)文件頁號編寫，案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表、 案卷目錄編制及檔號章等，均執(zhí)行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準扶貧機構

（一）分類

在扶貧專業(yè)檔案之下，設置文書檔案、識別退出檔案、項目檔案等類別。

（二）文書檔案整理

總體上與縣扶貧辦相同。不同點有二，一是分類方法不同。建議采用“年度—保管期限”二級分類法；二是需要為檔號增加扶貧專業(yè)檔案代碼，即檔號結構為全宗號—扶貧專業(yè)檔案代碼·文書檔案門類代碼·年度—保管期限—件號，如S017-FP·01·2016-Y-0001。

全宗號，用其所屬全宗的全宗號。

扶貧專業(yè)檔案代碼，用“扶貧”2 位漢語拼音首字母“FP”標識。

文書檔案門類代碼，作為扶貧專業(yè)檔案的屬類，建議用2位阿拉伯數(shù)字標識，如 “01”（由鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準扶貧檔案分類編號方案統(tǒng)一規(guī)定）。

（三）項目檔案整理

總體上與縣扶貧辦相同。不同點在于，需要為檔號增加扶貧專業(yè)檔案代碼“FP”。即項目檔案檔號結構為：全宗號—扶貧專業(yè)檔案代碼·項目檔案門類代碼·具體項目代碼—案卷號，如S017-FP·03·001-001。

全宗號、扶貧專業(yè)檔案代碼與文書檔案相同。

項目檔案門類代碼的標識方法與文書檔案相同。

具體項目代碼，用3位阿拉伯數(shù)字標識。

案卷號，用3位阿拉伯數(shù)字標識。

（四）識別退出檔案整理

將貧困村、貧困戶的具體識別、退出檔案，以村為單位，統(tǒng)一整理、統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編號。其要點，一是識別退出檔案只包括貧困村、貧困戶的具體識別、退出檔案，不包括政策性、指導性文件；二是以村為單位整理。這樣做的優(yōu)點，一是將同一村的精準識別、退出檔案集中在一起，保持了同一村識別、退出檔案的完整性；二是保持了識別、退出工作的有機聯(lián)系，也便于將來以村為單位查找利用檔案；三是可以充分利用原有的整理基礎，減少工作量（目前大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)也是如此整理的。這樣做，不需要打亂重整，不需要大量復印。）

1.整理方法，一是以村為單位歸集文件材料，同一村的所有具體識別、退出材料集中到一起，不同的村不交叉；二是區(qū)分年度，不同年度的不交叉，跨年度的識別、退出材料歸入辦結年；三是識別、退出材料，分別按照識別、退出工作的工作流程，排列相關文件材料；四是以“卷”為單位整理，一年可以組織一卷或數(shù)卷，但案卷題名不能雷同，需要準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容；五是同一個村的識別、退出檔案，編制一個案卷流水號。

2.檔號結構，全宗號—扶貧專業(yè)檔案代碼·識別退出檔案門類代碼·行政村代碼—案卷號，

如S017-FP·02·370612005243-001，

或S017-FP·02·243-001。

全宗號、扶貧專業(yè)檔案代碼與文書檔案相同。

識別退出檔案門類代碼的標識方法與文書檔案相同。

行政村代碼，一是用完整的行政村區(qū)劃代碼，即12位阿拉伯數(shù)字標識，從左到右，1-2位代表省，3-4位代表市，5-6位代表縣市區(qū)，7-9位代表鄉(xiāng)鎮(zhèn)，10-12位代表村。二是用行政村區(qū)劃代碼的最后3位阿拉伯數(shù)字標識。推薦采用第二種方法。

案卷號，用3位阿拉伯數(shù)字標識。

3.規(guī)范案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表，案卷封面、卷盒封面、卷盒脊背項目。

3.1 案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表，參照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）執(zhí)行。

3.2 案卷封面式樣

3.3 檔案盒封面式樣

3.4 檔案盒脊背式樣（可在3類檔案盒脊頂部統(tǒng)一加蓋 “精準扶貧”條形印章）

各相關專業(yè)主管部門、企業(yè)事業(yè)單位和社會組織形成的扶貧文件材料整理。屬于文書方面的則歸入文書檔案進行統(tǒng)一整理，不再單獨設置類別（如果數(shù)量多，可以獨立裝盒，以示區(qū)分）。分屬扶貧項目檔案、扶貧資金（會計）檔案、照片檔案、電子檔案的，應納入單位檔案整理體系之中，根據(jù)需要確定是否增設類目。根據(jù)調(diào)整后的類目體系，進行統(tǒng)一整理，統(tǒng)一編號。

（作者單位：煙臺市檔案局）