略論檔案管理中檔案館對于檔案的收集

摘 要：檔案是過去情況以及歷史活動的真實記錄，機關(guān)以及事業(yè)單位的檔案管理中檔案館對于檔案人收集情況關(guān)系到檔案工作的順利進行?；诖朔N情況，本文對于檔案館現(xiàn)行單位、撤銷單位以及歷史檔案的接收與征集情況進行了分析研究，以便于能夠為檔案管理工作提供方便。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案接收；檔案征集；檔案館；檔案；接收

檔案館作為黨和國家的文化事業(yè)機構(gòu)，是集中保管黨和國家重要檔案的基地，也是社會歷史活動的真實記錄，更是社會各方面利用檔案信息資源的中心。因此，它必須要以擁有豐富、優(yōu)質(zhì)的館藏檔案和資料為基礎(chǔ)。做好檔案的接收與征集工作是檔案館工作中的一項非常重要的內(nèi)容。

一、檔案館對現(xiàn)行單位的檔案接收

接收現(xiàn)行單位的檔案是各級綜合性檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)之一。

1.檔案館接收出行單位檔案的期限。根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》中的相關(guān)內(nèi)容和規(guī)定以及《檔案館工作通則》等有關(guān)文件的規(guī)定：省級以上機關(guān)將永久保存檔案在本機關(guān)保存期限為20年左右，省轄市（州、盟）和縣級以下機關(guān)將永久、長期保存的檔案在本機關(guān)保存10年左右，向各有關(guān)檔案館移交。這是一般性的規(guī)定，每個單位實際移交的年限應(yīng)當根據(jù)本單位的具體情況而定，比如說單位所處環(huán)境、檔案的形成、保管和利用以及距離檔案的遠近等等。

2.檔案的接收方法。檔案館對于現(xiàn)行的機關(guān)或者事業(yè)單位檔案的接收方法有兩種，即：逐年接收和定期接收。逐年接收就是指每年接收一次檔案，而定期接收就是指每間隔一段時間定期（3年或者是5年）接收一次。

3.檔案的接收要求。根據(jù)《檔案館工作通則》等相關(guān)文件的規(guī)定，檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)或者事業(yè)單位檔案的要求有以下幾點：一是進檔案館應(yīng)當保持全宗的完整性，并且要求按照相關(guān)的規(guī)定整理好。現(xiàn)行機關(guān)或者事業(yè)單位應(yīng)將反映本機關(guān)主要職能活動及基本歷史面貌的檔案收集齊全，按照相關(guān)的規(guī)定進行相應(yīng)的整理工作，并將全部的檔案作為一個統(tǒng)一的整體進行集中管理，統(tǒng)一歸入一個檔案館，絕不能任意的分散；二是移交進館的檔案，必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠保存價值的檔案；三是立檔單位編制的組織沿革、全宗介紹和有關(guān)檢索工具應(yīng)當隨同檔案一起進行接收；四是交接雙方必須根據(jù)交接目錄進行清點核對，并且還要在交接文據(jù)上進行簽名蓋章；五是具備條件的要做到電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案要同步進館。

二、檔案館對撤銷單位檔案的接收

撤銷單位檔案的接收方法與現(xiàn)行單位檔案的接收方法相同。但是，撤銷機關(guān)和事業(yè)單位的檔案具有分散、不系統(tǒng)、存在尚未辦理完畢的文件等特殊性，因此，要檔案接收時應(yīng)當注意以下幾個問題：

1.機關(guān)撤銷時，嚴禁把機關(guān)在歷史活動中形成的檔案進行分散、毀棄或者丟失；撤銷單位應(yīng)當負責將檔案整理并保管好，并要按照相關(guān)的規(guī)定向有關(guān)檔案館進行移交（或者由其主管機關(guān)進行代管）

2.撤銷單位原全宗不得分散。撤銷單位的業(yè)務(wù)分別劃分歸為幾個單位的，其檔案材料不能隨之分散，機關(guān)和企事業(yè)單位撤銷的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)和部門的，其檔案材料不得分散，可以由其中之一機關(guān)或者事業(yè)單位代管，也可以由其中一個機關(guān)或者向有關(guān)的檔案館移交。

3.一個單位并入另外一個單位，或者幾個單位合并為一個新的單位，其合并前形成的檔案，應(yīng)當以原全宗檔案為單位向有關(guān)檔案館移交，不能將這些檔案與合并后所形成的檔案混在一起。

4.單位撤銷或者合并時，如果說有尚未辦理完畢的文件，則應(yīng)當移交給新接管的單位繼續(xù)處理，并作為新單位的檔案進行保管。各種臨時工作機構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)當向有關(guān)的主管機關(guān)或者檔案館移交進行。

三、檔案館對于歷史檔案的接收與收集

我們國家從中華人民共和國成立便已經(jīng)開始了對于歷史檔案的收集工作，現(xiàn)在歷史檔案基本上得到了集中統(tǒng)一的管理，但是由于多方面的原因，仍然有很多重要的歷史檔案得不到應(yīng)有的保護，而且還會影響到檔案信息資源的綜合開發(fā)與利用。因此，加強對分散在各個地方歷史檔案的收集具有非常重要的意義。

1.對于保存的一些國家機關(guān)和企事業(yè)單位以及社會組織等部門的歷史檔案的接收。在歷史檔案中，有些在原單位保存，有些被繼承機構(gòu)或者有關(guān)機構(gòu)接收并保存下來，而有些則被其他部門所收藏。在這部門歷史檔案中，除已經(jīng)向檔案館移交的以外，還有相當數(shù)量的仍然保存在館外許多單位，其中保存在一般現(xiàn)行機關(guān)的歷史檔案基本上可以按照接收現(xiàn)行的單位和撤銷單位檔案的辦理辦法進行處理。一些圖書館、博物館、歷史研究部門、大專院校和其他科學(xué)文化教育部門在收集文物和史料的同時也收集到部分歷史檔案，檔案館則應(yīng)當根據(jù)具體情況，采取多種形式進行接收、交換、復(fù)制、并且還要做到互相協(xié)作。

通過考古發(fā)掘出來的古代檔案和文件，比如說甲骨文、金石、竹簡等，一直為博物館和文物部門所保存，由于這些材料具有檔案和文物的雙重性，并且博物館和文物部門具有豐富的專門管理方法，目前仍然由它們保管為宜。凡是已經(jīng)保存在檔案館的這類古老的檔案，都應(yīng)當繼續(xù)集中進行妥善保存。

2.對收藏于個人手中的歷史檔案的征集情況分析。我們國家的歷史檔案，由于政治的和社會的種種原因，有不少仍然散失在個人的手中?，F(xiàn)在保存這些檔案的文件的，有革命的老干部、普通的人民群眾，也有當時的官吏、職員、紳士、商人、古物愛好者的子孫、家屬及親友等。其中有的檔案被當事人埋葬起來，有待于了解情況，盡早去發(fā)掘；有的檔案已經(jīng)被造紙廠和廢品收購部門等單位收買，還有的可能正處在不利于檔案保存的環(huán)境中，情況十分復(fù)雜，對收集工作造成了很大的困難。需要多做工作，發(fā)現(xiàn)線索，動員這些少數(shù)人將所藏的檔案交給國家。

3.對于少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集。我們國家的少數(shù)民族地區(qū)保留下了許多早期的和古老形式的檔案，所有這些都是我們國家各民族的寶貴文化財富。將這些珍貴的歷史檔案及時的征集入館，對于研究各個少數(shù)民族地區(qū)的歷史及其檔案創(chuàng)造了良好的條件，具有特別重要的意義。做好民族的歷史及其檔案的特點應(yīng)當注重民族記錄文字的多樣性，民族地區(qū)保存下來的檔案，既有漢文的，也有漢文與民族文字相混合的，還有的只是民族文字，甚至是古老的民族文字檔案。同時還要注意少數(shù)民族地區(qū)檔案內(nèi)容形式的全面性和多樣性的特點。

今后我國政府機構(gòu)改革的幅度和力度將進一步加大，機構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多，這些人員對于政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企機關(guān)事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

作者簡介：劉永祥，男，漢族，1966年出生，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣蘆葦工作總站，研究方向：檔案管理。