淺談基層檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文·郭麗霞

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案行政管理部門(mén)的重要職能，也是檔案行政管理的一個(gè)重要手段和必不可少的環(huán)節(jié)，它對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)向標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化發(fā)展，具有重要作用。新形勢(shì)下，檔案工作許多新特點(diǎn)，如檔案服務(wù)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案種類(lèi)不斷增多，計(jì)算機(jī)及其他現(xiàn)代化管理技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案新的領(lǐng)域，這對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出了更高的要求。面對(duì)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，必須順應(yīng)形勢(shì)，大膽創(chuàng)新，重新確立新的工作思路和指導(dǎo)方式，正確分析當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作的現(xiàn)狀，尋求應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的對(duì)策。

一、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

多年來(lái)，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，確立了一套行之有效的工作模式。但隨著檔案工作涉及的領(lǐng)域、內(nèi)容和需求發(fā)生的重大變化，原有的一套工作經(jīng)驗(yàn)和模式日漸暴露出其不足之處。

（一）重微觀業(yè)務(wù)，輕宏觀管理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的路子越走越窄

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作多把機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）檔案室的具體業(yè)務(wù)作為工作重點(diǎn)，把主要精力放在對(duì)檔案材料的收集、整理、分類(lèi)、編目等諸多細(xì)節(jié)的微觀指導(dǎo)上，對(duì)制定實(shí)施本縣檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和近期工作目標(biāo)，統(tǒng)一檔案工作規(guī)章制度，試點(diǎn)推廣檔案工作的科學(xué)管理模式，完善建立檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，嘗試檔案工作新的領(lǐng)域和現(xiàn)代信息技術(shù)，研究檔案工作新的發(fā)展趨勢(shì)等宏觀管理工作重視不夠，做法不力。一方面，社區(qū)檔案、企業(yè)食品安全信用檔案、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案、社會(huì)主義新農(nóng)村檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案等檔案工作新領(lǐng)域和新事物層出不窮，而另一方面，卻面臨著檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督人員嚴(yán)重人手不足和知識(shí)老化、觀念陳舊等尷尬局面，宏觀管理與微觀指導(dǎo)嚴(yán)重脫節(jié)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的路子越走越窄，在一定程度上影響了檔案事業(yè)的平衡協(xié)調(diào)與和諧發(fā)展。

（二）重指導(dǎo)檢查，輕調(diào)查研究，業(yè)務(wù)指導(dǎo)陷入老框框舊模式

多年來(lái)，我縣檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作基本上是“兩手抓”，一手抓指導(dǎo)，一手抓檢查。通過(guò)指導(dǎo)，規(guī)范基層檔案室的業(yè)務(wù)操作技巧與立檔程序，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平；通過(guò)檢查，肯定工作成績(jī)，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)，為下一步更好的指導(dǎo)工作提供反饋意見(jiàn)。以檢查促指導(dǎo)，以指導(dǎo)迎檢查，相輔相成，相得益彰，這已成為相當(dāng)一段時(shí)期檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作普遍慣用的工作模式。但在實(shí)際工作中，這套模式卻存在著弱點(diǎn)，因?yàn)橹笇?dǎo)也好，檢查也罷，往往只是按照上級(jí)文件要求以及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，缺少事先的調(diào)查研究。有時(shí)情況不明，問(wèn)題不清，只是一味地生搬硬套，帶有一定的盲目性和片面性。尤其是在社會(huì)發(fā)展日新月異的今天，檔案工作的新領(lǐng)域不斷拓展，檔案的所有制性質(zhì)也在發(fā)生變化，新型檔案載體不斷涌現(xiàn)，如果檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作仍憑以往的經(jīng)驗(yàn)辦事，按一般的文件要求檢查，顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)對(duì)檔案工作提出的新要求。所以必須大興調(diào)查研究之風(fēng)，摸清情況，找準(zhǔn)問(wèn)題，對(duì)號(hào)入座，開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)展工作。

（三）重指導(dǎo)幫助，輕執(zhí)法檢查，檔案工作缺乏監(jiān)督約束機(jī)制

盡管《檔案法》頒布實(shí)施已經(jīng)29年了，但對(duì)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作來(lái)說(shuō)，還不能自覺(jué)地拿起法律的武器依法行政，對(duì)違反檔案法規(guī)的行為和現(xiàn)象不能積極查處，檔案執(zhí)法查處工作似乎“可有可無(wú)”，大家的思想還停留在僅僅是幫助機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，指導(dǎo)基層檔案室搞好檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)上。因而，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作也產(chǎn)生了這樣的怪現(xiàn)象，對(duì)檔案工作開(kāi)展的有聲有色的單位，我們檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)部門(mén)可以“評(píng)頭論足”，提出建議和意見(jiàn)；而對(duì)檔案工作開(kāi)展不夠的單位，我們檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)部門(mén)卻只能“啞口無(wú)言”，束手無(wú)策。這種重指導(dǎo)幫助，輕執(zhí)法檢查的傳統(tǒng)做法，削弱了檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作的職能，一些違反檔案法規(guī)的行為和現(xiàn)象不能得到有效的查處和及時(shí)制止，檔案工作的一些“死角”不能得到徹底清除，檔案工作勢(shì)必出現(xiàn)“剪刀差”，這不僅影響檔案事業(yè)的整體發(fā)展水平，也給國(guó)家檔案事業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。

（四）重基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，輕開(kāi)發(fā)利用，檔案事業(yè)不能持續(xù)發(fā)展

目前，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作中尚存在著重視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，輕視信息開(kāi)發(fā)利用的普遍現(xiàn)象。在我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員看來(lái)，一個(gè)單位的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)夯實(shí)了，綜合檔案室建起來(lái)了，達(dá)到某個(gè)等次了，那么對(duì)這個(gè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)就可以放松了。在實(shí)際工作中，我們指導(dǎo)上常把建好幾個(gè)綜合檔案室，指導(dǎo)多少家單位檔案工作達(dá)到省級(jí)目標(biāo)管理認(rèn)定等次來(lái)作為考核自身工作的主要依據(jù)。當(dāng)然，在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開(kāi)展目標(biāo)管理認(rèn)定的過(guò)程中有開(kāi)發(fā)利用的要求，但比重不大，要求不高，效果不好，信息資源開(kāi)發(fā)的深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足單位實(shí)際工作的需要，往往是為達(dá)標(biāo)認(rèn)定而量身定做。對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的指導(dǎo)不力與引導(dǎo)不夠，直接或間接地影響了基礎(chǔ)檔案人員的檔案意識(shí)與檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

二、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的對(duì)策

（一）思想觀念要轉(zhuǎn)變

新形勢(shì)下，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員在思想觀念上要實(shí)現(xiàn)五個(gè)轉(zhuǎn)變。一要轉(zhuǎn)變作風(fēng)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的實(shí)效性。要經(jīng)常深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握被指導(dǎo)單位的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的亮點(diǎn)，總結(jié)和推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)；二要轉(zhuǎn)變指導(dǎo)就是幫助的舊思想，逐步樹(shù)立執(zhí)法監(jiān)督的新觀念；三要轉(zhuǎn)變面面俱到的舊做法，逐步強(qiáng)化宏觀指導(dǎo)的現(xiàn)代管理意識(shí)；四要轉(zhuǎn)變“眉毛胡子一把抓”的工作局面，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，抓住重點(diǎn)、難點(diǎn)，加強(qiáng)研討，提出工作對(duì)策；五要勇于創(chuàng)新，不斷探索業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的新思路、新方法。要善于從不合時(shí)宜的觀念、做法中解放出來(lái)，敢于突破傳統(tǒng)模式，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)創(chuàng)符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)的新路子。

（二）工作重點(diǎn)要轉(zhuǎn)變

新形勢(shì)下檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)面越來(lái)越寬，難度越來(lái)越大，社會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的要求越來(lái)越高，要改變現(xiàn)狀，必須實(shí)現(xiàn)工作對(duì)象與工作內(nèi)容兩方面的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移。在工作對(duì)象方面，要把重點(diǎn)放在新領(lǐng)域，更多的面向社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活的主戰(zhàn)場(chǎng)，幫他們理順檔案工作機(jī)制；重點(diǎn)抓好民營(yíng)企業(yè)檔案、社區(qū)檔案、食品安全信用檔案、重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案；重點(diǎn)抓好館室一體化系統(tǒng)的安裝利用工作，跟上電子政務(wù)建設(shè)步伐；重點(diǎn)抓好農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作，積極為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。在工作內(nèi)容方面，要把重點(diǎn)放在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用上，引導(dǎo)和指導(dǎo)基層單位檔案室在檔案提供利用、編沿等方面大做文章，為各級(jí)黨委、政府決策提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，更好的為我縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（三）工作方式要轉(zhuǎn)變

一直以來(lái)業(yè)務(wù)指導(dǎo)以面對(duì)面、手把手式的指導(dǎo)方法為主，到一個(gè)立檔單位，名為指導(dǎo)工作，實(shí)為“打工”，從材料收集歸檔整理到裝訂、編目等全部包攬下來(lái)。這種大包攬的工作方式弊端不少，一是增長(zhǎng)了基層檔案人員的依賴心理，不利于基層檔案人員的成長(zhǎng)；二是這種方式工作效率低，指導(dǎo)面窄；三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員整天忙于到各個(gè)單位指導(dǎo)，這種指導(dǎo)方法工作量大，時(shí)間耗費(fèi)長(zhǎng)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作精力主要就花費(fèi)在對(duì)這些機(jī)關(guān)單位檔案的日常管理中。應(yīng)重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面提出對(duì)策，一建立與司法部門(mén)的聯(lián)系制度，依法查處檔案違法現(xiàn)象與行為；二年檢普查納入當(dāng)?shù)卣蛐袠I(yè)綜合考核指標(biāo)；三組織協(xié)作組開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)交流，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體做法；四開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)，樹(shù)立典型，推廣典型，以點(diǎn)帶面，逐步推開(kāi)。

（四）檔案指導(dǎo)人員素質(zhì)要轉(zhuǎn)變

目前大多數(shù)從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的人員，往往檔案業(yè)務(wù)知識(shí)比較精，而計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化知識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)計(jì)算機(jī)有基本的操作能力已屬不錯(cuò)，要靈活運(yùn)用和維護(hù)檔案軟件系統(tǒng)，有相當(dāng)大的難度，所以這對(duì)檔案人員來(lái)說(shuō)也是一個(gè)大的挑戰(zhàn)，如果只具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)卻沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，要做好當(dāng)今的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作就會(huì)顯得力不從心，久而久之就會(huì)難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需要。因此要做好新形勢(shì)下的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，需要檔案業(yè)務(wù)人員跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，努力學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)取。既要學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更要掌握日新月異的現(xiàn)代化知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)管理方法，不斷更新知識(shí)，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

檔案工作隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷發(fā)展變化，我們檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只有不斷努力學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，根據(jù)新時(shí)期的工作特色及時(shí)改變工作方法，才能與時(shí)俱進(jìn)地更好適應(yīng)時(shí)代的變化，才能站在時(shí)代發(fā)展的峰口浪尖不落后于時(shí)代的發(fā)展，也才能真正更好地做好每個(gè)時(shí)代的檔案工作，不斷促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。