淺談檔案管理模式創(chuàng)新

文/廖曉娟，荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

淺談檔案管理模式創(chuàng)新

文/廖曉娟，荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

本文就檔案管理模式創(chuàng)新論題，闡述了檔案的內(nèi)涵；指出了現(xiàn)行檔案管理存在的問題；論述了檔案管理模式創(chuàng)新對策。

檔案管理；模式；創(chuàng)新對策

檔案工作轉(zhuǎn)型，首先需要檔案工作者觀念轉(zhuǎn)型、思維創(chuàng)新。解放思想，進(jìn)行檔案工作的經(jīng)驗總結(jié)與前瞻性思考是檔案工作思維創(chuàng)新的基本方式。檔案部門必須根據(jù)時代和實踐對于檔案工作的需求，不斷深化對新時期檔案工作的以識，把握檔案工作的未來發(fā)展方向，敢于突破前人、超越自我，提出檔案工作在社會轉(zhuǎn)型期的新理論、新體制、新技術(shù)、新方法、新服務(wù)，培養(yǎng)新型檔案人才，完成主動轉(zhuǎn)型，才能更好地實現(xiàn)檔案的社會功能。

檔案對于任何個人以及單位組織而言,是記錄其參加社會活動所產(chǎn)生的原始文件資料。因此,強(qiáng)化檔案管理工作,是當(dāng)前社會環(huán)境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施,從實際情況出發(fā),改變服務(wù)模式,以期能夠更好的符合個人以及機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作的迫切要求。

1 檔案內(nèi)涵概述

檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其它各種方式和載體的歷史記錄。簡單地說，檔案是原始的歷史記錄。檔案是各種機(jī)關(guān)、組織和個人在特定的社會活動中積累而的。檔案是以獨立從事活動的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊、企事業(yè)等單位而形成的；在一個機(jī)關(guān)里，檔案又往往以內(nèi)部機(jī)構(gòu)為單位有秩序地形成以至不斷積累的；檔案是法人和自然人在其自身活動中形成的，能證明其是法律或事務(wù)的各種文件材料。檔案的形成主體應(yīng)該是社會中的個人和組織。人的檔案行為是人與自然界其他生物相區(qū)別的一個重要標(biāo)志，它是人類脫離完全野蠻狀態(tài)而發(fā)展起來的特征，是人類文明的表現(xiàn)，也是人的社會化的一個重要標(biāo)志。

2 現(xiàn)行檔案管理存在的問題

2.1 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.2 檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案工作質(zhì)量好壞關(guān)鍵在檔案管理人員的素質(zhì)，檔案管理人員不但要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且還要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和踏實肯干的精神。然而當(dāng)前檔案管理人員的綜合素質(zhì)還很欠缺，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平上存在著很大的差距，跟不上時代發(fā)展的步伐，無法適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。如果一個單位想要提高檔案的管理水平，放在第一位的必須是提高管理人員的素質(zhì)。

2.3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

3 檔案管理模式創(chuàng)新對策

3.1 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.2 加強(qiáng)文件管理的嚴(yán)密性，創(chuàng)新質(zhì)量監(jiān)督體系。檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機(jī)制的制約。檔案查閱需要權(quán)限，所以，檔案的管理嚴(yán)密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內(nèi)容很多，包括員工信息、業(yè)務(wù)信息、制度信息、發(fā)展計劃等多種內(nèi)容。檔案的嚴(yán)密性決定在創(chuàng)新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數(shù)據(jù)處理等方面建立層級制的審批環(huán)節(jié)。任務(wù)人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規(guī)范的報告，報告經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查后，方可查閱。同時，建立質(zhì)量監(jiān)督體系。質(zhì)量監(jiān)督是指對檔案的文本質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量以及涉及客觀因素的各個環(huán)節(jié)，實行實時監(jiān)督。通過監(jiān)督，檔案管理可以隨時進(jìn)行更新和調(diào)整。

3.3 人才是檔案工作創(chuàng)新的核心。目前，檔案界的創(chuàng)新人才培養(yǎng)狀況不容樂觀，一方面還沒有形成培養(yǎng)檔案創(chuàng)新人才的規(guī)模，另一方面為數(shù)不多的檔案創(chuàng)新人才正在不斷流失。因此，要建立一整套對于創(chuàng)新人才的評價體系和激勵機(jī)制，為他們設(shè)計好檔案工作創(chuàng)新的人生道路，樹立一個能夠體現(xiàn)人生價值并為之奮斗的目標(biāo)。對那些勇于開拓創(chuàng)新的優(yōu)秀人才要在政策、資源上給予重點支持，承認(rèn)創(chuàng)新人才的價值，建立相應(yīng)的創(chuàng)新人才激勵機(jī)制；發(fā)揮管理部門的引導(dǎo)作用，鼓勵工作過程中涌現(xiàn)出來的新理論、新方法、新點子，保護(hù)工作中的不同意見。

3.4 建立“檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案部門與本單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在部門檔案館(室)，是信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享，提高檔案利用效率。

檔案管理在遵循原有管理方式的基礎(chǔ)上，新的方法和新的管理可以增強(qiáng)檔案管理的有效性，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。