中學檔案管理信息化建設探討

王芳玲

摘 要：中學檔案管理信息化建設，便于信息的存儲和利用，提升了檔案利用效率，對于學校未來發(fā)展至關重要。此次研究主要是闡述中學檔案管理信息化建設策略，希望能為教學工作者提供參考。

關鍵詞：中學檔案管理；信息化建設；措施

中學檔案管理實現(xiàn)信息化建設，一方面為學校的各項工作開展提供保障，另一方面有利于學校自身的長久發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，信息技術的普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法滿足學校工作的開展需求。因此，學校必須意識到檔案管理信息化建設的重要性，采取有效的手段做好檔案的信息化建設工作。

一、強化檔案基礎建設，實現(xiàn)檔案管理信息化

中學學校管理人員必須對檔案管理工作提高重視程度，充分意識到檔案管理在學校教學工作中的重要作用，同時在學校的日常管理工作中，納入檔案管理的信息化建設，使檔案管理更好地發(fā)揮出作用。強化中學檔案基礎建設，有利于在日后的檔案信息化管理過程中，利用檔案便可以記錄學校師生以及相關的工作情況。同時，加強檔案基礎性建設，需要完善相關制度條例，以此確保檔案工作能夠實現(xiàn)更好的監(jiān)管和保障。根據(jù)中學學校自身的實力和規(guī)模，制定切實可行的檔案管理流程，利用電子檔案管理的方式，有效地保管學校檔案，并且做好相關的監(jiān)督管理工作，將具體的責任落實到個人。此外，中學學校應當實現(xiàn)辦公自動化，充分發(fā)揮出計算機網絡技術的作用，實現(xiàn)檔案管理的信息化，利用計算機進行檔案的存儲、查閱、修正等工作，以此提升檔案使用效率。為了進一步實現(xiàn)檔案管理的有效性，可以利用電子存儲的方式替換傳統(tǒng)的紙質檔案。

二、積極引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

中學檔案管理信息化建設能否取得良好的效果，對檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力提出了較高的要求。所以，在信息化時代背景下，中學檔案管理人員必須做好檔案管理的創(chuàng)新工作，明確檔案管理的工作性質。中學管理人員有必要展開培訓教育工作，針對檔案管理人員做好計算機知識技術方面的培訓，確保檔案管理人員能夠熟練靈活地運用計算機，進行檔案的傳輸和管理，以此提升管理質量和效率。同時，中學學校應當有意識地引入一批高素質、專業(yè)的檔案管理人員，更好地推動學校檔案管理信息化建設。此外，對于一些檔案管理的新技術和新軟件加以利用，做好在崗檔案管理人員的技術教育，提升其技術能力。檔案管理人員自身應當具備良好的保密意識，嚴禁泄露檔案信息。學校需要進一步優(yōu)化檔案管理人員的年齡結構和專業(yè)結構，以此提升檔案管理的整體質量，強化檔案管理人員的技能和道德素質，保持工作積極性。

三、進一步完善檔案管理工作標準

檔案管理信息化建設，也就是采取信息化的檔案管理方式，但是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換成電子化的檔案形式，需要耗費大量的時間和精力，同時由于受到不同檔案類型的影響，致使電子文檔類型也存在區(qū)別?，F(xiàn)如今，文檔管理一體化系統(tǒng)不管是在結構方面，還是在功能方面均存在區(qū)別，所以難以順利實現(xiàn)數(shù)字化檔案的共享，通用性與開放性均不夠完善，在技術檔案管理中常會存在問題。比如說，學校在投資使用某種軟件之后，在使用一段時間之后或者是重新編制，或者是放棄不用，一方面造成學校資金的浪費，另一方面也會打擊中學實施檔案管理信息化建設的信心，嚴重影響檔案管理人員的工作效率。所以，為了確保數(shù)字檔案具有良好的兼容性，有必要對業(yè)務規(guī)范和格式標準統(tǒng)一形式，以此更加有效地進行檔案管理。而中學在進行檔案管理信息化建設時，需要明確信息化建設目標，完善標準化程序；要求檔案管理人員每天公示自己的工作，最大限度地利用管理軟件展開檔案工作。

四、做好檔案管理信息化建設的安全維護工作

中學檔案記錄著很多教師有效的實踐教學經驗以及科研成果，具有非常高的利用價值，所以在檔案管理過程中必須提高重視程度。中學檔案管理信息化建設過程中，必須意識到檔案面臨著風險的危險，因此有必要做好檔案管理的安全防范措施，可以采取加密技術、電子信息恢復技術、防病毒入侵技術等安全防范技術，提升檔案管理的安全性。不僅于此，中學學校還可以完善異地備份制度，也就是在異地存放一份中學檔案，避免由于種種問題的發(fā)生，對檔案產生破壞，造成不必要的損失。比如說一些比較珍貴的電子檔案，可以有效結合異質備份和同質備份兩種方式，以縮微品的形式提升其保護效果。

總而言之，中學檔案管理信息化建設，是時代發(fā)展的需求。因此，為了推動檔案管理信息化建設，學校必須加以重視，增加人力和財力的投入，完善檔案管理的規(guī)章制度與安全保護措施，逐步落實檔案管理的信息化建設，充分發(fā)揮檔案的重要作用。

參考文獻：

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