淺談做好干部檔案管理工作的思考及建議

薛春子

[摘 要]干部檔案管理工作是一個單位檔案管理工作的重要組成部分， 是組織了解考察選拔干部的重要參考，對于強化干部管理具有重要作用。本文針對當前干部檔案管理方面存在的一些問題進行分析，并提出相應的創(chuàng)新管理的思路，為加快干部檔案管理方式的改進提供支持。

[關鍵詞]干部檔案；檔案管理；對策

一、引言

干部檔案是記載干部經(jīng)歷、思想作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。特別是近年來，隨著中組部開展對干部檔案"三齡兩歷一身份"等主要信息的審核認定，更加突顯了干部檔案管理的重要性。為保證今后干部檔案管理工作的準確性，就要從目前干部檔案管理中的問題入手，推動檔案管理制度建設，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新和進步。

二、干部檔案管理存在的問題

（一） 對干部檔案管理重視程度不夠

干部檔案管理是一項默默無聞的工作，因此，一些領導和工作人員對檔案管理工作不夠重視，影響了干部檔案管理的工作水平。硬件投入不足、保管設施落后、專業(yè)人員配備少、檔案監(jiān)管疏忽、經(jīng)費缺乏的情況在各地各單位中普遍存在。這種工作職責和責任感的缺失會在一定程度上影響檔案管理工作的狀態(tài)和檔案管理人員的積極性，會給檔案管理相關工作的正常有序開展造成阻力，在整體層面導致干部檔案管理工作時效性不足。

（二）相關制度規(guī)范體系不健全

針對干部檔案管理工作，中組部相繼制定和頒發(fā)了《干部檔案工作條例》、《關于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》等制度，但在實際情況中，一些管理部門不能按照條例規(guī)定完成職責內(nèi)的工作，相關的管理制度難以落到實處，造成檔案管理雜亂無章的混亂狀態(tài)。除了這些被架空的管理制度，部分單位的檔案管理規(guī)范還存在著不夠完善的方面。如在干部檔案鑒定過程不嚴密，沒能按照相關規(guī)定對檔案進行歸檔、整理和鑒定等工作。這些都會給干部檔案管理工作帶來很大的負面影響。

（三）干部檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

目前，一些單位的干部檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)不高，干部檔案人員隊伍不穩(wěn)定，兼職人員較多，專職人員少，管理職責界定不清，管理方式也存在著很多問題。具體表現(xiàn)在：缺乏責任感和事業(yè)心，專業(yè)技能不高，知識更新不及時，創(chuàng)新意識不強，導致了干部檔案管理過程出現(xiàn)材料收集歸檔不及時、借閱檔案隨意性大、轉遞手續(xù)混亂、審核程序不規(guī)范、利用價值低等問題存在，這些都嚴重影響和制約干部檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）干部檔案管理工作信息化應用率不高

當前，多數(shù)單位的干部檔案管理工作還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式為主，干部檔案管理電子信息化呈現(xiàn)薄弱狀態(tài)。如一些檔案管理信息化的基礎設施和設備得不到更新?lián)Q代，檔案室環(huán)境不理想；沒有建立專門的干部檔案軟件系統(tǒng)，計算機技術利用率不高等等，這些都會降低檔案管理的工作效率。

三、加強干部檔案管理工作的建議

（一）提高對干部檔案管理工作的重視程度

領導及管理人員的重視程度是管理好干部檔案的前提。各級領導干部及管理人員要提高對干部檔案管理工作的認知，應按照《干部檔案工作條例》要求和干部檔案數(shù)量配備專職管理人員和工作場地，切實解決檔案管理工作中存在的設施落后、人員不足、經(jīng)費缺乏、場地緊張等困難和問題。同時，單位內(nèi)推行獎懲制度，不僅可以提高檔案管理工作的積極性，還能使檔案管理工作的重要性深入人心。

（二）健全和完善干部檔案管理制度

實踐證明，健全和完善干部檔案管理制度是做好干部檔案管理工作的基礎。干部檔案管理制度應包括材料收集、鑒別歸檔、整理裝訂、查閱借用、轉遞、檢查核對、安全保密及審核通報等各項制度。因此，各單位應健全干部檔案管理各項環(huán)節(jié)和要求，明確檔案管理工作的職責和任務，特別要抓住收集、鑒別、轉遞、審核等關鍵環(huán)節(jié)，嚴格按照干部檔案工作的流程操作執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，做到有法可依、有章可循、環(huán)環(huán)相扣、可以追溯，避免出現(xiàn)鉆空子等問題，確保干部檔案管理的規(guī)范化、制度化。

（三）提高干部檔案管理人員的綜合素質(zhì)

建立一支綜合素質(zhì)過硬的高水平檔案管理隊伍是干部檔案管理工作的重要保障。首先，在思想上要忠于檔案管理事業(yè)，要有較高的政治覺悟和責任意識，具有較好的職業(yè)道德操守。做到嚴謹求實、客觀公正、嚴守保密、吃苦耐勞，真正履行好干部檔案管理的工作職責。其次，檔案管理人員應牢固樹立終生學習的理念，不斷優(yōu)化知識結構，不斷提高業(yè)務技能，并且能夠運用新的知識和技術指導干部檔案工作。再次，各單位應為檔案管理人員提供定期培訓和教育的機會，為提高管理人員的專業(yè)水平創(chuàng)造條件。在遇到人事和崗位變動時，應以檔案管理的穩(wěn)定性為重，爭取做到穩(wěn)妥交接、職責明確。

（四）加快檔案管理信息化進程

當前是一個信息化和數(shù)字化的時代，除了按標準配備專門檔案室外，借助電子信息化對干部檔案進行科學高效管理將使效率有力提高，并且使檔案整理人員的工作量有所下降。加強檔案管理的專項資金投入，引入信息化的管理模式，并應用專項的高級技術人才對干部檔案實行高效的信息化管理。可以建立檔案管理的專用共享平臺，將信息化技術融入檔案管理的工作當中，實現(xiàn)調(diào)取和存儲數(shù)字化檔案信息的高效性與準確性。不但節(jié)省了檔案整理工作的時間，還縮減了事業(yè)單位對檔案管理工作的開支。

四、結語

新的時代背景給檔案管理的方式方法提出了更高的要求，為了確保事業(yè)單位中干部檔案管理的時效性和管理效率的提高，需要對目前存在的這些主要問題分別進行專項強化，多方面共同努力，促使檔案管理工作迎來新的發(fā)展方向和發(fā)展空間。

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（編輯/穆楊）