淺議信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

閻鑫

（太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院培訓(xùn)中心，山西 太原 030027）

[摘 要] 信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，相比傳統(tǒng)管理方式，引入了信息技術(shù)的檔案管理大幅度提高了管理質(zhì)量，促進(jìn)了管理工作的信息化和規(guī)范化。

[關(guān) 鍵 詞] 信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）09-0131-01

一、檔案管理中信息技術(shù)的具體應(yīng)用

（一）多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)圖文并茂、聲像俱存，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的多媒體信息，極大程度地豐富了信息內(nèi)容。多媒體技術(shù)還使信息檢索變得極為便捷，使用者獲取和利用檔案信息資源十分方便，只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)存儲(chǔ)工具就可以輕松獲得所需檔案資料。此外，多媒體技術(shù)還方便了檔案編輯。在多媒體技術(shù)的作用下，檔案管理工作由主要以紙質(zhì)媒介管理升華至電子化、網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)信息管理，使檔案管理工作發(fā)生了根本性改變。

（二）信息存儲(chǔ)技術(shù)

信息存貯技術(shù)主要包括磁存儲(chǔ)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)和縮微技術(shù)。其中磁存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用范圍最廣，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用磁存儲(chǔ)技術(shù)不僅可以建立檔案管理系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)庫，而且可以讓有需要的使用者通過互聯(lián)網(wǎng)分享這些資源。光盤存儲(chǔ)技術(shù)的存儲(chǔ)密度高、容量大，是多媒體信息的最佳載體，利用光盤存儲(chǔ)技術(shù)存取速度快的特點(diǎn)所建立的數(shù)據(jù)庫便于檢索。縮微技術(shù)是利用縮微攝影機(jī)將檔案信息縮小在膠片中進(jìn)行保存，具有保存期長、忠實(shí)于原件等特點(diǎn)。

（三）漢字識(shí)別技術(shù)

漢字識(shí)別技術(shù)通過數(shù)碼相機(jī)或掃描儀等輸入設(shè)備識(shí)別紙質(zhì)媒體中的文字和圖片信息，并將紙質(zhì)檔案的文字自動(dòng)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)中的文本文件，是一種高效的文字識(shí)別方法，近年來廣泛應(yīng)用于檔案管理之中。通過漢字識(shí)別技術(shù)使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了原件與文本電子數(shù)據(jù)雙重保存的目的，文本電子數(shù)據(jù)不僅方便全文檢索，更方便對(duì)檔案信息的利用。

二、在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢

（一）檢索速度快

應(yīng)用信息技術(shù)的檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的查閱模式，顯著提高了索引檢索速度，只要事先將檔案相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，在調(diào)用檔案時(shí)只需要提供與檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞就可以在極短時(shí)間內(nèi)查找到所需要的檔案資料，還可以根據(jù)需要進(jìn)行模糊檢索、分類檢索和組合檢索，既方便了檔案使用者，也為檔案管理人員節(jié)省了大量時(shí)間。

（二）存儲(chǔ)量大

隨著信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的逐漸深化，檔案形式已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案向多媒體技術(shù)下的文字、圖片、語音和視頻等多種形式發(fā)展，這種全新的形式是傳統(tǒng)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)多種信息存儲(chǔ)技術(shù)將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為硬盤或光盤內(nèi)的電子文檔，即使有海量的多媒體信息，也只需要增加少量硬盤或光盤即可，不會(huì)像紙質(zhì)檔案那樣占用大量的存儲(chǔ)空間。

（三）利用效率高

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，使用者需要去檔案管理部門借閱紙質(zhì)檔案，采用信息技術(shù)的檔案管理后，使用者只需要按照授予的權(quán)限通過互聯(lián)網(wǎng)下載所需的檔案內(nèi)容，不受時(shí)間和空間的局限，并且電子文檔形式的檔案十分方便使用者編輯，極大地提高了檔案的利用效率。對(duì)于檔案管理人員來講，這種管理方式也同樣方便對(duì)檔案內(nèi)容的編輯。

三、信息技術(shù)下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員技術(shù)水平不足

采用信息技術(shù)的檔案管理工作對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，起碼要求管理人員要充分掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，能熟練使用應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案的收集整理、編輯存儲(chǔ)，這些技能對(duì)管理人員有一定的技術(shù)要求，目前仍有部分檔案管理人員沒有充分掌握這些技能，阻礙了信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。

（二）檔案的安全性弱化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被修改會(huì)留下修改痕跡，電子文檔不但易于修改，且修改后不留痕跡，從而使檔案的安全性弱化，不僅檔案的管理人員有可能修改檔案，黑客也可能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)修改檔案。此外，如果檔案管理系統(tǒng)存在漏洞或者遭受病毒入侵，沒有經(jīng)過備份就有可能造成檔案數(shù)據(jù)的永久丟失，對(duì)檔案管理工作來說，損失無疑是非常巨大的。

四、檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的完善對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

一方面，重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使他們?cè)跈n案管理的新形勢下更新觀念，為信息技術(shù)更好地融入檔案管理之中奠定思想基礎(chǔ)，同時(shí)通過強(qiáng)化對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)、檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)和各類常用軟件的使用培訓(xùn)，使他們熟練掌握信息技術(shù)下做好檔案管理工作的所需技能；另一方面，招聘信息技術(shù)與檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，做好入職培訓(xùn)工作，壯大管理隊(duì)伍，整體上提升檔案管理工作水平。

（二）加大對(duì)信息安全的投入

首先，為了保障檔案信息的安全，檔案管理者需要根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)制訂嚴(yán)格的管理制度和操作規(guī)范，做好制度保障。其次，提高管理人員對(duì)檔案信息安全重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)做到從制度和操作中規(guī)范管理人員的行為。最后，加大對(duì)檔案信息安全的硬件設(shè)施投入力度，利用防火墻等設(shè)備防止不法分子對(duì)檔案資源的竊取和破壞，實(shí)時(shí)備份好所有檔案信息，確保檔案資源的絕對(duì)安全。

綜上所述，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了根本性的變革，各種信息化技術(shù)提高了工作效率，大幅度提高了檔案資源的利用率。對(duì)于信息技術(shù)下檔案管理工作存在的問題，需要采取強(qiáng)有力的措施，從人力和物力兩方面加大投入，促進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程，不斷滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)：

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