探索人事檔案管理的信息化建設(shè)

竇敏

摘 要：人事檔案的工作尤為重要對于企業(yè)的人事管理來說，人事檔案包含企業(yè)全體員工人事信息，只有做好每個基本的人事檔案信息管理，才可以對我國人力資源管理奠定基礎(chǔ)。人事檔案管理的核心是保證真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性的人事檔案信息。

關(guān)鍵詞：人事 檔案管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

經(jīng)濟(jì)全球化的實(shí)現(xiàn)，科技的不斷發(fā)展，對于不同信息的需求已日益迫切，當(dāng)今檔案信息化的建設(shè)已被檔案界最為重視，成為近幾年重點(diǎn)探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設(shè)方面，為企業(yè)的發(fā)展以及走向國際化都提供了全面的信息保障。這些年來，各界都在重視對檔案進(jìn)行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這樣一來可以為企業(yè)的人力資源提供準(zhǔn)確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”的管理方式。人事檔案的管理可以說是整個人力資源對相關(guān)的人事信息進(jìn)行整理和收藏的重點(diǎn)內(nèi)容，因此對于現(xiàn)在而言如何使人事檔案的管理快速成為信息化的管理，如何使其能更好、更快的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)成為現(xiàn)在最急于解決的問題。

1、新形勢下建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

1.1構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案的管理形式

強(qiáng)大的信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們?nèi)ソ鉀Q如何打造人事檔案管理信息化、建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理模式這類問題。為了能夠?qū)⒎敝氐墓ぷ髯優(yōu)殪`活機(jī)動的流程，我們必須跟隨信息化時代的節(jié)奏；為了能夠提高信息的收集處理能力，我們必須合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)；為了從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高，我們必須實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。

1.2推動人事檔案信息的資源共享

信息化時代將各大領(lǐng)域聯(lián)系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統(tǒng)的信息庫，這就創(chuàng)造了信息資源的商機(jī)。也就是說，信息資源已逐漸成了現(xiàn)代化市場經(jīng)濟(jì)條件下的重要戰(zhàn)略資源。為了能夠?qū)崿F(xiàn)人才價值開發(fā)的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設(shè)，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務(wù)。同時也應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)管理對人事管理信息實(shí)施加密措施，保障人事信息資源的安全運(yùn)用環(huán)境，推動人才的發(fā)展。

1.3開發(fā)人事檔案資源的運(yùn)用價值

信息化時代的標(biāo)志——計算機(jī)的廣泛運(yùn)用在人事檔案信息資源的管理方面發(fā)揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機(jī)的開發(fā)與運(yùn)用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構(gòu)建，充分發(fā)揮了人事檔案在人事工作中的服務(wù)功能。數(shù)字化的人事檔案查詢方式為人們隨時查閱人事檔案信息提供了便利，讓檔案的實(shí)用價值得到了充分的發(fā)揮。這種新型的管理模式完全可以滿足新時期對人事檔案工作的各種要求，適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

2、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

2.1建立檔案管理制度

為了使檔案的管理符合企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)管理人員必須提高對檔案管理工作的重視，并制定相關(guān)的檔案管理制度。對于一個企業(yè)而言，若能夠妥善的利用企業(yè)的人事檔案信息化的內(nèi)部資料，對于企業(yè)的發(fā)展而言是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視信息化檔案管理的相關(guān)工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關(guān)的管理設(shè)施，通過獎勵的制度來吸引管理人員努力工作，同時還要定時對管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，從而保證管理人員可以科學(xué)的進(jìn)行管理工作。此外，相關(guān)的部門還要進(jìn)行制定相關(guān)的制度，在這個過程中一定要依據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)定來進(jìn)行制定，同時還要考慮到企業(yè)本身的情況，從而制定最為適合企業(yè)發(fā)展的管理制度。

2.2加大檔案信息化建設(shè)投入

企業(yè)有時候為了發(fā)展，需要和國際進(jìn)行接軌，因此，對于企業(yè)的人力資源而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好的發(fā)展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關(guān)工作，加大對其的資金投入，使企業(yè)的相關(guān)管理配置能夠滿足管理的需要，建設(shè)本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺是保持聯(lián)網(wǎng)的，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的所帶來的問題，真正的實(shí)現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的人事檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財富。對于企業(yè)的人事檔案信息化的建設(shè)需要成立專門的管理部門對其進(jìn)行管理，同時，還要嚴(yán)格要求管理人員，不僅要定期的進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，還要使他們具有責(zé)任意識，使檔案的管理工作可以真正得到落實(shí)，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。

2.3強(qiáng)化信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

在對認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)做出進(jìn)一步優(yōu)化過程中，應(yīng)充分重視起防護(hù)工作的有效落實(shí)。主要可以從以下幾點(diǎn)入手：一是，做好網(wǎng)絡(luò)的各項安檢工作，在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上配備相應(yīng)的入侵監(jiān)測系統(tǒng)，以此來對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)流做出全面、技術(shù)的分析與統(tǒng)計，真正做到及時發(fā)現(xiàn)、解決各種安全隱患；二是，積極引進(jìn)、落實(shí)更先進(jìn)有效的安保措施，對具有密級的各種資料信息做出科學(xué)界定，并在查閱方面設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，只有通過密碼、身份確認(rèn)，才能夠進(jìn)行相關(guān)檔案信息的查閱，且要對重要數(shù)據(jù)庫信息及時做出備份；三是，應(yīng)科學(xué)安裝防火墻技術(shù)，不斷強(qiáng)化訪問控制，并針對信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的具體情況，實(shí)施科學(xué)有效的管理、維護(hù)措施。

結(jié)束語

人事檔案管理的發(fā)展趨勢是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息數(shù)字化，這是一項耗時長、系統(tǒng)性且復(fù)雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。我們要對檔案管理部門在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

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