大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理研究

杜躍光

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用成為時(shí)代的象征。同時(shí)，在各個(gè)行業(yè)中也紛紛開始享受大數(shù)據(jù)帶來的便攜性，為未來的行業(yè)規(guī)劃和市場(chǎng)定位定下精準(zhǔn)的目標(biāo)。而對(duì)于檔案管理研究來說，應(yīng)用大數(shù)據(jù)可謂是創(chuàng)新性管理。本文將以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，探討研究有關(guān)檔案管理行業(yè)變化，并對(duì)實(shí)現(xiàn)高效化管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 背景 檔案管理 研究

引言

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)質(zhì)是復(fù)雜、繁瑣的工作，一天的工作量相當(dāng)大，主要的職責(zé)范圍包括對(duì)檔案的歸類、整理、檢查、查詢、等級(jí)、保管等諸多項(xiàng)工作。對(duì)于檔案管理人員來講，要對(duì)檔案的布局有清晰地了解，能夠在需要查詢時(shí)，精確地找到檔案所在分類區(qū)。但是，隨著信息化時(shí)代的到來，無紙化操作代替了繁瑣的工作類別，讓許多工作而言，大幅度提高了員工的工作效率。但對(duì)于檔案管理類來講，相比之前，難度增加、信息量變大。畢竟，大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們對(duì)于信息的依賴度越來越強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作難度來講，自然而然的有所增加。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下找到一條符合檔案管理工作的路徑，看似簡(jiǎn)單，實(shí)質(zhì)卻很難。

一、數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的新要求

信息技術(shù)水平的提升，大數(shù)據(jù)被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域里。而檔案管理作為信息收集歸納的一種，所表現(xiàn)出來的類型也多種多樣，如果使用一般軟件的話，必然要針對(duì)不同類型開發(fā)出不同的數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)，這樣才能對(duì)檔案管理中的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析。再者，大數(shù)據(jù)的價(jià)值已經(jīng)在各行業(yè)的應(yīng)用中有所體現(xiàn)，特別是在相關(guān)數(shù)據(jù)管理工作中，更是表現(xiàn)出了出色的優(yōu)勢(shì)。而在檔案管理工作領(lǐng)域，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析軟件并不能解決檔案管理中遇到的實(shí)際問題，如果想快速的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，必然要合理的利用大數(shù)據(jù)帶來的紅利，為檔案管理中的數(shù)據(jù)分析帶來便攜性。

（一）需要更新檔案管理觀念和流程

在檔案管理的工作中，一般由管理員對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納整理，并且依據(jù)相關(guān)分類方法進(jìn)行標(biāo)注，方便日后查詢檔案。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來不僅沒有減輕管理員的工作負(fù)擔(dān)，反而使工作流程變得繁瑣復(fù)雜，管理員需要處理的檔案信息更多。如果依舊保持傳統(tǒng)的檔案整理方法，將會(huì)增加管理員的工作難度，而且，對(duì)于存在交叉信息的檔案，一般的整理方法是不能進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)性的整理歸納。所以，要想利用大數(shù)據(jù)便捷檔案管理，就需要更新檔案管理理念，以及制定和完善檔案管理的流程步驟。

（二）需要多樣化的檔案保存形式

信息化程度加深，許多行業(yè)發(fā)展不再需要以紙作為媒介來保存材料，大部分以電子文檔等無紙化操作形式進(jìn)行保存管理。但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來讓檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如何在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好檔案管理工作，是當(dāng)下最需要解決的難題。而檔案管理最主要的特點(diǎn)就是資料吩咐，數(shù)據(jù)信息大，處理整理難度較高，并且，還要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致化分類，這不僅耽誤時(shí)間，更增加管理員的工作量。而為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的改變，首先要改變檔案保存的形式，采用多樣化手段，合理應(yīng)用關(guān)鍵詞，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理進(jìn)行分類，并且能夠在最短時(shí)間內(nèi)查到。

（三）需要高素質(zhì)的檔案管理人員

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員所面臨的工作內(nèi)容也要做全新的調(diào)整，這要求管理人員在業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)上都要有所提升。而對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，在業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)上并沒有太大的要求，只是懂得檔案管理工作的流程就行。但是，隨著新時(shí)代的到來，檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生了變化，需要通過信息軟件的輔助工具和管理類學(xué)問來幫助檔案進(jìn)行分類、歸納、分析。這就需要技術(shù)人員具有較高的信息操作技能。換而言之，當(dāng)下檔案管理地重要途徑是通過數(shù)據(jù)進(jìn)行分類執(zhí)行，而作為管理人員自然要對(duì)相關(guān)技能有所了解并掌握，以此來勝任新時(shí)代下的檔案管理工作。因此，在新技術(shù)的時(shí)代背景下，應(yīng)注重高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)計(jì)劃，并加強(qiáng)管理人員的技能培養(yǎng)。

二、數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的發(fā)展

（一）檔案管理成本會(huì)明顯降低，效率會(huì)顯著提升

大數(shù)據(jù)的時(shí)代，各行業(yè)應(yīng)將充分利用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢(shì)，去分析發(fā)展各自行業(yè)客戶的定位和需求。而針對(duì)檔案管理人員來講，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用則將有效提升對(duì)數(shù)據(jù)信息處理的能力，因此，工作效率也得到大幅度改善。而在新時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)處理軟件的應(yīng)用將在檔案管理工作中發(fā)揮巨大作用，特別是在傳統(tǒng)檔案管理方面，節(jié)省了人力成本、管理成本，提升了管理工作的效率。當(dāng)然，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下也增加了檔案管理工作的壓力，如果依舊保持傳統(tǒng)紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案保存，不僅對(duì)資源和空間的浪費(fèi)，更是增加了管理工作的成本，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息處理軟件的初見，將給檔案管理行業(yè)帶來全新的發(fā)展，對(duì)工作中產(chǎn)生的管理成本有明顯的降低，工作效率也大幅改觀。

（二）檔案保存質(zhì)量會(huì)出現(xiàn)很大進(jìn)步

對(duì)于以紙質(zhì)媒介作為檔案保存的傳統(tǒng)方式，在面臨非自然災(zāi)害或人為因素災(zāi)害面前不堪一擊，甚至由于檔案具有耐燒性，一旦遇到明火，有可能造成整個(gè)檔案屋毀之一旦。另外，紙質(zhì)保存具有時(shí)間限制，時(shí)間一長(zhǎng)，有可能造成檔案字跡不清晰，智障變黃老化的問題，從而給檔案的查詢整理歸納工作帶來麻煩。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理保存質(zhì)量獎(jiǎng)依據(jù)信息軟件為主，并在數(shù)量和存儲(chǔ)能力上都比傳統(tǒng)儲(chǔ)存方式可靠，從抗災(zāi)能力上有較大的提升。

三、數(shù)據(jù)時(shí)代背景下關(guān)于優(yōu)化檔案管理的策略

數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展需求，如何抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇，將成為檔案管理工作者主要考慮的問題。因此，對(duì)管理人才培養(yǎng)方案、人才結(jié)構(gòu)調(diào)整和信息數(shù)據(jù)安全等問題提出了全新的要求。

（一）專業(yè)大數(shù)據(jù)檔案管理人才培養(yǎng)

行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵在于人才，而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作同樣需要大量的人才。而從目前的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員習(xí)慣用傳統(tǒng)的檔案管理技巧，缺少大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的新思維，新技能，故而整個(gè)行業(yè)的效率將很難得到提升。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的系統(tǒng)更新、對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)是必須要完成的任務(wù)。為此，需要通過三點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)。

第一點(diǎn)，高校途徑。如今，校企合資成為高校人才培養(yǎng)的發(fā)展方向，而在檔案管理領(lǐng)域，許多高校也應(yīng)政府要求可開設(shè)信息化檔案管理等學(xué)科內(nèi)容，確保檔案管理行業(yè)新鮮血液的供應(yīng)。

第二點(diǎn)，人才引入途徑。大數(shù)據(jù)時(shí)代的興起，檔案管理行業(yè)的高端人才稀缺，這成為該行業(yè)最大的心病。為了應(yīng)對(duì)這樣的狀況，可以先從國(guó)外引入人才，由專門的管理人才實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)下管理人才的技能培養(yǎng)，以應(yīng)對(duì)新時(shí)代下的行業(yè)技能需求。

第三點(diǎn)，人才培養(yǎng)途徑。由于人才培養(yǎng)是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，因此在人才培養(yǎng)方面應(yīng)加大資金的投入力度，大力發(fā)掘具有潛力的人并著重培養(yǎng)。以龐大的資金支持作為人才培養(yǎng)的保障，將會(huì)改變檔案管理行業(yè)人才緊缺的問題。

（二）調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)

由于檔案管理工作歷史悠久，從人才結(jié)構(gòu)來考慮，以經(jīng)驗(yàn)豐富，年紀(jì)大的人為主，缺少年輕人的投入，這不利于檔案管理工作在新時(shí)代下對(duì)人才的需求。因此，為了讓檔案管理工作具有更好地發(fā)展空間，必須調(diào)整檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，為新時(shí)代下的檔案管理行業(yè)注入新的血液，以改變行業(yè)的老齡化管理人員的占比，從而調(diào)整管理格局，實(shí)現(xiàn)高技術(shù)、高經(jīng)驗(yàn)并存的管理局面，逐步形成以年輕人為主，中老年為輔的行業(yè)人才結(jié)構(gòu)。

（三）提高檔案管理數(shù)據(jù)安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的工作成本降低，工作效率得到較大改善，但同時(shí)也面臨著數(shù)據(jù)被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，新時(shí)代下需要提高檔案管理數(shù)據(jù)的安全性，確保每一項(xiàng)數(shù)據(jù)在嚴(yán)密的監(jiān)控下，嚴(yán)格防范具有病毒風(fēng)險(xiǎn)或內(nèi)存硬件受損的狀況出現(xiàn)。所以，新時(shí)代背景下，檔案管理最大的威脅在于信息安全問題上。為此，就需要專業(yè)的技術(shù)人才針對(duì)未來所要面臨的信息風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的衣服昂策略，從而防止危險(xiǎn)因素介入到檔案管理工作的信息數(shù)據(jù)中。而政府部門也為檔案管理工作提供制度保障，為數(shù)據(jù)安全工程提供依據(jù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，讓檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到信息管理上，從行業(yè)發(fā)展來看，這是檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也是一次挑戰(zhàn)。如何處理好大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案管理工作的新需求，如何調(diào)整行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)，是檔案管理領(lǐng)域需要考慮的問題。同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，面臨最大的威脅是信息數(shù)據(jù)安全，因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性，是確保檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代下工作的重要前提。

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