新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

楊志蘭+時云

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)改革也逐步深入，醫(yī)院管理發(fā)展得更加系統(tǒng)化和體系化，服務(wù)水平得到了顯著提升，讓檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。為跟上新時期發(fā)展步伐，推動醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，需要醫(yī)院高度重視檔案管理工作，加快信息化建設(shè)步伐，提升檔案管理和利用效率。本文將簡述新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義，并通過分析其中存在的問題，提出了切實(shí)可行的解決對策。

關(guān)鍵詞：新時期；醫(yī)院檔案管理；信息化

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，在推動醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展上發(fā)揮著關(guān)鍵作用。檔案中如實(shí)記錄了醫(yī)院日常業(yè)務(wù)活動狀況，主要有行政管理檔案、財務(wù)管理檔案、人事檔案、患者檔案、科研檔案及會議記錄檔案等，大多以紙質(zhì)文件、電子文檔和視頻資料等為主要形式，能夠?yàn)獒t(yī)院日常工作的開展提供重要憑證，確保醫(yī)療科研等活動的順利開展。醫(yī)院檔案類型多樣，內(nèi)容龐雜，通過信息化建設(shè)，可以減少檔案管理成本，讓檔案得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資料共享，為醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。

1 新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

在新時期檔案事業(yè)發(fā)展過程中，需要實(shí)行檔案管理的信息化，加大檔案信息資源的開發(fā)與利用，為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的條件。通過提升檔案管理信息化水平，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)，共享檔案資源，讓檔案信息利用時效性得到提升，最大限度提升檔案的效益。新時期醫(yī)院要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，讓檔案信息資源得到科學(xué)配置與管理，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)[1]。簡而言之，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，讓檔案管理工作變得更加簡單與輕松。第二，提升了檔案檢索與查詢的速度。醫(yī)院實(shí)行檔案管理信息化以后，能夠隨時隨地查詢檔案信息，查詢方式也更加多元化，如模糊查詢、組合查詢和分類查詢等。檔案管理人員可以合理選擇查詢方式，在檔案庫中檢索到所需檔案信息。第三，有利于控制檔案查借工作。提升醫(yī)院檔案管理信息化水平，利用計算機(jī)管理檔案的查借閱，操作簡單，能夠自動形成催還記錄。第四，促進(jìn)部門工作效率的提升。在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，能夠培養(yǎng)大量素質(zhì)高、能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，為醫(yī)療事業(yè)提供更好的服務(wù)，并有效提升工作效率，充分開發(fā)與利用檔案信息資源，讓檔案使用壽命得到延長。

2 新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的問題

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，因?yàn)槭艿蕉喾揭蛩氐闹萍s，檔案利用廣度與深度還有待提升。從當(dāng)前檔案管理格局上看，綜合檔案室只負(fù)責(zé)對文書、科研、會計和音像等檔案的管理工作，對于人事檔案、病歷檔案和各種檢查影像圖文檔案而言，分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，還未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這樣既為檔案保管帶來不利影響，還不便于今后的利用，導(dǎo)致管理成本投入增加[2]。檔案立卷裝訂工作以手工操作為主，除了程序非常繁瑣以外，手工勞動量也很大，同時案卷質(zhì)量也存在巨大差異。在檔案保管上，現(xiàn)階段每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，很多資料具備較高的保存價值，要加快庫房建設(shè)，并容易出現(xiàn)霉變、氧化、蟲蛀、鼠害等情況。對檔案檢索工具建設(shè)而言，必須投入很多人力和物力，利用時以人工找尋為主，手續(xù)非常繁瑣，效率不高，且檔案服務(wù)方式落后，大多數(shù)利用者上門查閱檔案，為醫(yī)務(wù)工作者利用檔案帶來不便。

3 新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）提高認(rèn)識，注重檔案管理人才培養(yǎng)

醫(yī)院要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，這對自身發(fā)展有促進(jìn)作用，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員提高重視程度。第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，為檔案管理信息化建設(shè)提供更多支持，通過建立完善的政策制度，做好對人員的管理工作，增強(qiáng)他們的檔案信息化管理意識。這樣檔案人員才會履職盡職，防止出現(xiàn)檔案資料丟失、泄露等問題[3]。第二，醫(yī)院要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能，除了要掌握專業(yè)檔案管理知識以外，還要具備一定的計算機(jī)操作技能，懂得計算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺等運(yùn)用方法，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)奠定良好人才基礎(chǔ)。第三，醫(yī)院檔案管理部門要重視人員選聘工作，培養(yǎng)更多素質(zhì)高、專業(yè)強(qiáng)和懂技術(shù)的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理效率不斷提升。

（二）建立完善的檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理工作中，要將國家醫(yī)療衛(wèi)生改革精神落到實(shí)處，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，建立完善的檔案管理制度，這樣在檔案管理信息化建設(shè)中才有章可循，有法可依，并提升檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。第一，檔案管理部門要結(jié)合《檔案法》、《保密法》、《醫(yī)院檔案管理制度》等相關(guān)規(guī)定，建立醫(yī)院檔案管理信息化管理制度，明確檔案收集、歸檔、存儲、借閱、保密和銷毀等方面的要求，將檔案管理的目標(biāo)、職責(zé)、內(nèi)容和要求等確定下來，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。第二，醫(yī)院要建立健全的績效考核制度和獎懲制度，確保激發(fā)出檔案管理人員的積極性，提升檔案資料的安全性與完整性。

（三）加大資金與技術(shù)投入力度

為加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐，需要加大資金與技術(shù)投入力度，引進(jìn)、培養(yǎng)更多的檔案管理人才，這樣才能推動檔案管理信息化建設(shè)順利開展，將檔案資料的最大價值發(fā)揮出來。要在先進(jìn)技術(shù)支持下，盡快打造檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提升醫(yī)院檔案資源利用率。第一，醫(yī)院要在總體財務(wù)預(yù)算中納入檔案管理信息化建設(shè)預(yù)算，同時為檔案管理部門撥付更多的經(jīng)費(fèi)，這樣才能及時引進(jìn)各種現(xiàn)代化管理設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。第二，注重網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，解決網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)難題，防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)遭受病毒與黑客的入侵，讓醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理得到安全保障。

（四）做好醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化與利用工作

提升檔案資源的利用率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理部門要和其他部門加強(qiáng)合作，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)庫，利用內(nèi)部局域網(wǎng)，集中整合醫(yī)院各業(yè)務(wù)流程中的信息[4]。醫(yī)院要定期將最新檔案信息和目標(biāo)發(fā)布在局域網(wǎng)上，這樣檔案利用者可以隨時隨地查詢相關(guān)信息，讓資源得到共享，確保檔案管理工作成果及時得到轉(zhuǎn)化，確?？梢员M快應(yīng)用到實(shí)際工作中，讓檔案管理與利用效率得到提升，從而有效提升檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，醫(yī)院要加大檔案利用反饋信息管理工作，對檔案利用信息途徑、種類及目的進(jìn)行收集、分析與研究，讓檔案信息化工作得到改進(jìn)與完善，有效實(shí)現(xiàn)檔案查全率與利用率的提升，為醫(yī)院科研、醫(yī)療、人事、行政及財務(wù)等工作提供可靠依據(jù)。

4 結(jié)語

總之，檔案資料中如實(shí)記錄了醫(yī)院各個方面的情況，通過檔案管理信息化建設(shè)，可以跟上時代發(fā)展步伐，為醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。對此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都要在思想上引起高度重視，盡快建立更加健全的檔案管理制度，增加資金投入，購置各種現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升檔案管理信息化水平。此外，醫(yī)院還要注重培養(yǎng)更多高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，促進(jìn)檔案管理信息化工作順利開展，全方位開發(fā)檔案信息資源，將檔案資料應(yīng)有的價值發(fā)揮出來，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉曉華.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2016，（02）：183.

[4]王全宇.新醫(yī)改時期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)探析[J].黑龍江史志，2015，（09）：189.