試分析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：事業(yè)單位在日常運(yùn)作中常常會產(chǎn)生大量資料，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足單位發(fā)展需求。由此電子檔案管理憑借高效快捷的優(yōu)勢，逐漸被事業(yè)單位所接受。但由于諸多原因，電子檔案管理中存在不足，本文全面分析電子檔案管理中的不足之處，提出些許改良建議以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理方式

電子檔案管理是指采用互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，將單位日常運(yùn)行資料錄入后進(jìn)行統(tǒng)一管理。其優(yōu)勢在于可永久保存，且不會輕易丟失損壞，因此電子檔案管理也被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域中。

1 電子檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理安全性不強(qiáng)

在事業(yè)單位運(yùn)營過程中，電子檔案的管理是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為介質(zhì)，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備收集相關(guān)的信息，然后進(jìn)行傳輸和歸類分檔。這樣的檔案管理方式大大提高工作效率，同時也推動信息查閱和保存的效率。但在使用電子檔案管理的過程中，普遍存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。例如在電子檔案發(fā)送、接收、保管歸檔過程中，可能遭受來自敵方的病毒侵入、竊取、篡改或者偽造等問題。比如在2017年的比特病毒讓大部分的高校檔案信息被竊取、泄露，給學(xué)生的安全隱私帶來莫大困擾。

1.2 檔案管理人員整體素質(zhì)不高

除了網(wǎng)絡(luò)安全問題外，檔案管理人員素質(zhì)較低也是影響電子檔案管理的重要因素。這是由于電子檔案管理工作對崗位人員專業(yè)能力、職業(yè)道德等方面提出更高要求，管理人員如不具備較高政治思想水平和較強(qiáng)的自我約束能力、相關(guān)計(jì)算機(jī)理論和實(shí)操水平，那么便無法充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢。就目前而言，國內(nèi)多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員的工作量都很大，導(dǎo)致人員精力過于分散。同時受到崗位較強(qiáng)流動性影響，電子檔案管理工作長期處于不穩(wěn)定狀態(tài)，檔案資料極易被篡改、損毀、丟失。

1.3 沒有制定科學(xué)合理的管理制度

管理安全性不強(qiáng)和管理人員綜合素質(zhì)不高都是由于檔案管理制度不夠完善。縱觀國內(nèi)多個事業(yè)單位在日常運(yùn)營中，電子檔案管理制度要不流于形式，要么根本沒有相關(guān)的管理制度，一切是依靠管理人員隨意操作。部分事業(yè)單位甚至沒有設(shè)定專門管理部門，直接由行政人員或者財(cái)務(wù)人員管理。在管理時隨意更改相關(guān)資料，導(dǎo)致在后期盤點(diǎn)或者項(xiàng)目施行時無據(jù)可依。因此建立健全、完善且科學(xué)合理的管理制度，直接關(guān)系到電子檔案的利用率。

2 加強(qiáng)電子檔案管理建議

在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，雖然計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能大大提高檔案管理的效率，但是在信息接收和發(fā)送中也存在較高風(fēng)險(xiǎn)。比如常見的病毒入侵，導(dǎo)致檔案信息被泄露竊取甚至是篡改，大大增加了電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為提高有效運(yùn)行效率，必須要采取相關(guān)的措施加強(qiáng)安全管理，確保檔案資料真實(shí)有效。下面針對上述問題提出些許建議。

2.1 制定完善科學(xué)的管理制度

要提高電子檔案管理的安全性，增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，首要任務(wù)是制定科學(xué)完善的管理制度。制度的制定必須按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。還要將結(jié)合單位實(shí)際情況將不同部門、不同作用的檔案進(jìn)行分類管理。比如針對不同崗位所構(gòu)架的電子檔案接收、存儲方式及相關(guān)的參數(shù)指標(biāo)和載體的形式，都需要明確區(qū)分開來，并一一規(guī)范管理。與此同時，在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理時，需要深入了解檔案背后的信息、源數(shù)據(jù)等，有條件的可以將源數(shù)據(jù)一起保存，讓電子檔案更加完整。

當(dāng)然，在電子檔案管理運(yùn)行中還要不斷完善管理制度，這是為了提高管理效率，在這期間還需不斷加強(qiáng)歸檔方案。在電子檔案管理當(dāng)中，歸檔環(huán)節(jié)的工作是整個管理中最為重要的環(huán)節(jié)。電子歸檔與紙質(zhì)檔案歸類最大的區(qū)別在于前期的準(zhǔn)備工作，在電子檔案管理中，歸檔前需要將單位內(nèi)所有資料（紙質(zhì)檔案資料）在相應(yīng)的軟硬件環(huán)境下進(jìn)行檢測，檢測檔案是否有效。然后是檢測電子檔案相關(guān)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文獻(xiàn)資料，最大程度上保證電子檔案資料和相關(guān)說明描述能夠匹配。最后是需要將檔案資料用機(jī)器閱讀掃描進(jìn)行相關(guān)的查詢目錄中，方便后期的整理和查詢使用工作，同時也使檔案及相關(guān)軟件同時歸檔。更是進(jìn)一步檢測出電子檔案所使用的存儲載體，符合事業(yè)單位的日常運(yùn)行狀態(tài)。

2.2 加強(qiáng)對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，建立復(fù)合型人才隊(duì)伍

電子檔案管理工作是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)集合一體，因此對崗位人員的業(yè)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的理論知識儲備、實(shí)操及責(zé)任心等要求較高。同時受到檔案管理工作的復(fù)雜、繁瑣、工作量大等特性限定，管理人員招聘必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。所以對管理人員的專業(yè)能力、對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)理論知識及操作能力要求較高，并且還要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，防止出現(xiàn)較大崗位流動性。必須保證電子檔案管理崗位的長期連續(xù)性，定期進(jìn)行崗位培訓(xùn)工作，提高管理人員對崗位職責(zé)的重視度和責(zé)任感。當(dāng)然在定期培訓(xùn)當(dāng)中，不僅僅要提高管理人員的崗位忠誠度，還要增強(qiáng)管理人員對專業(yè)技能的學(xué)習(xí)意識。管理人員要豐富自身學(xué)識，加強(qiáng)對檔案管理知識技術(shù)的掌握度，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

2.3 建立嚴(yán)格的電子檔案保管制度

將檔案歸檔后，還需要一套完整且嚴(yán)格的保管制度確保檔案資料的真實(shí)性和安全性。在保管操作當(dāng)中可以按照以下幾個方面進(jìn)行。首先，需要守住電子檔案資料存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)卡，守住檔案資料存儲關(guān)口。其次，要針對不同的資料設(shè)定更多適宜的保存方案，創(chuàng)建適合的管理存儲環(huán)境。由于檔案資料的管理介質(zhì)是電子產(chǎn)品，為避免檔案出現(xiàn)失真、損壞等問題，相應(yīng)的設(shè)備需要遠(yuǎn)離磁場較強(qiáng)的機(jī)房、電腦集中區(qū)域，更不能將設(shè)備放置在有毒有害氣體環(huán)境中。與此同時還要為電子檔案管理設(shè)備構(gòu)建一個更加適宜的磁場強(qiáng)度和光射環(huán)境。隨時保持此環(huán)境中的溫度、濕度和粉塵密度。除此之外，還要定期對相關(guān)管理軟件進(jìn)行病毒查殺，定期升級殺毒軟件及防火墻。

3 結(jié)語

電子檔案管理工作最主要的目的是提高檔案資料管理效率，保證資料的完整性和真實(shí)性，提高檔案資料的使用效率。因此在日常管理中，管理人員要不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，采用最新的管理技術(shù)。

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作者簡介

鄭曉春，本科，孝感市港航管理局。