辦公自動化技術(shù)與工商行政管理的若干研究論述

程華強 朱洪波

中國人民大學(xué)

辦公自動化技術(shù)與工商行政管理的若干研究論述

程華強 朱洪波

中國人民大學(xué)

文章在分析辦公自動化系統(tǒng)需求和工商行政管理辦公系統(tǒng)需求的基礎(chǔ)上，應(yīng)用先進的B/S三層架構(gòu)開發(fā)模式，結(jié)合基于ASP、NET辦公自動化系統(tǒng)可行性分析和用戶需求，對工程行政管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計展開分析。

辦公自動化技術(shù) 工商行政管理 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) B/S三層結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展對人們的生活、工作產(chǎn)生了深刻的影響，日益成為人們生活的一部分。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展對工商行政管理產(chǎn)生了深刻的影響，表現(xiàn)在應(yīng)用最新的技術(shù)形式促進了行政單位公文流發(fā)展，無紙化的辦公提高了工商行政管理的效率。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的支持下，工商行政管理逐漸實現(xiàn)了辦公自動化，打造了能夠加強各部門交流、提高信息收集和處理效率、實現(xiàn)各種信息共享、完成科學(xué)決策的重要戰(zhàn)略信息系統(tǒng)。在國家信息化高度發(fā)展和工商管理信息需求的變化，在原有信息系統(tǒng)構(gòu)建的基礎(chǔ)上對工商辦公系統(tǒng)的自動化實現(xiàn)提出了更高的要求。為此，文章對工商行政管理系統(tǒng)內(nèi)部如何實現(xiàn)辦公自動化建設(shè)展開分析。

一、工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)概述

（一）工商行政管理辦公自動化概述

辦公自動化是計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公理念結(jié)合的一種新型辦公模式，也是工商行政管理發(fā)展旺盛生命力、活力的重要體現(xiàn)。辦公自動化的實現(xiàn)能夠加強工商行政管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)人員之間的溝通交流，使得工作的進行不會過多受到時間、地點的限制，實現(xiàn)內(nèi)部辦公資料的高效傳遞，從而提高行政管理辦公效率。辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段的發(fā)展歷程，第一階段的辦公自動化系統(tǒng)以傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)為基本導(dǎo)向，以C/S框架模型為基本的信息處理中心。在這個階段的辦公自動化系統(tǒng)注重對數(shù)據(jù)信息的分析、匯總和計算能力。第二個階段的辦公自動化以工作流為中心，以數(shù)據(jù)庫的文檔管理、目錄管理、協(xié)同人員操作為主要內(nèi)容。第三個階段的辦公自動化系統(tǒng)是建立在企業(yè)內(nèi)外部的網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠為工商行政管理提供重要的幫助。

（二）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)目標

工商行政管理辦公自動化以提高工商行政管理效率、為工商行政部門的執(zhí)法和決策提供支持為目標。工商行政管理在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)信息資源的基礎(chǔ)上，借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)彌補傳統(tǒng)工商行政管理手工操作的局限，實現(xiàn)行政管理辦公的自動化發(fā)展，提高工商行政管理辦公自動化水平，并引導(dǎo)企業(yè)全體員工認識到工商行政信息化管理的重要性，從而提升工商行政管理辦公效率。

（三）工商行政管理辦公自動化遵循原則

第一，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、綜合開發(fā)的思想。工商行政管理辦公自動化實現(xiàn)要按照由簡到繁、從試用到推廣的過程進行。第二，統(tǒng)一規(guī)劃的管理思想。工商行政管理辦公自動化的實現(xiàn)要借助信息系統(tǒng)的開發(fā)軟件來對工商行政管理內(nèi)部各部門工作內(nèi)容、工作流程、工作業(yè)務(wù)等進行全面、系統(tǒng)的管理。第三，做好“三結(jié)合”工作。實現(xiàn)國家局、地方局、技術(shù)和業(yè)務(wù)部門的結(jié)合發(fā)展，處理好工商行政管理新舊數(shù)據(jù)信息、電子文檔、紙質(zhì)文檔之間的有效銜接操作。第三，堅持用戶需求第一的原則。結(jié)合用戶的需求變化進行辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)，結(jié)合實際情況處理工商行政管理的各項業(yè)務(wù)，提升工商行政管理的辦公自動化水平。

（四）工商行政管理辦公自動化功能

工商行政管理辦公自動化是一個系統(tǒng)性工作，具體包含辦公處理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、決策系統(tǒng)等。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的功能主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，文字處理功能。工商行政管理文化處理功能主要是應(yīng)用專門的文字處理軟件來進行雙語輸入和輸出，在編輯好文字信息之后將信息送入到激光照排系統(tǒng)排版操作，最終生成圖文并茂的文件。第二，數(shù)據(jù)處理功能。工商行政管理數(shù)據(jù)處理功能重點表現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的共享和查詢，結(jié)合實際發(fā)展需要對數(shù)據(jù)信息開展處理，從而滿足用戶的使用需求。第三，文件處理功能。工商行政管理的文件處理功能主要是對已經(jīng)編輯好的文件信息進行整體處理操作，表現(xiàn)在文件的復(fù)制、輸出、輸入和歸檔管理方面。第四，聲音處理功能。這種功能是指計算機系統(tǒng)的語音識別能力，借助技術(shù)能夠模擬出各種類型的聲音。

二、工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的可行性分析

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)可行性是指應(yīng)用最少的時間和精力來解決工商行政管理的發(fā)展問題。這種可行性分析主要是對工商行政管理發(fā)展環(huán)境和系統(tǒng)開發(fā)必要性問題的研究，只要在充分了解用戶需求的情況下才能保證工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的有效性。通過可行性分析，工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需要滿足以下幾個方面的要求：第一，現(xiàn)有的技術(shù)形式能夠幫助用戶解決自己的工作需求問題。第二，工商行政管理開發(fā)系統(tǒng)開發(fā)之后能否提升工作人員的工作效率。第三，開發(fā)之后的系統(tǒng)運行所需要的成本費用是否合理。

（一）技術(shù)可行性分析

第一，系統(tǒng)操作平臺的可行性分析。技術(shù)的更新使得工商行政管理辦公進入到了網(wǎng)絡(luò)化時代，在以公文流轉(zhuǎn)為基本核心的基礎(chǔ)上能夠?qū)⒏鱾€部門的人員聚集到一起，實現(xiàn)不同地點、不同領(lǐng)域人員的協(xié)同工作?，F(xiàn)階段能夠?qū)崿F(xiàn)工商行政管理公文流轉(zhuǎn)的技術(shù)形式有很多，相應(yīng)的技術(shù)開發(fā)平臺也很多，但是這些系統(tǒng)平臺在應(yīng)用操作中都有著各自的特點。第二，B/S模式和C/S模式?，F(xiàn)階段，工商行政管理辦公自動化開發(fā)模式主要分為兩種，B/S模式和C/S模式。前者是瀏覽器/服務(wù)器模式，通過任務(wù)的合理配合來在最大限度上降低通信的開銷。這種模式一般是在客戶機上安裝的，在應(yīng)用操作的時候具有一定的麻煩，會出現(xiàn)各種形式的問題。在B/S模式的基礎(chǔ)上出現(xiàn)C/S模式。這種模式是一種基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用開發(fā)系統(tǒng)，在服務(wù)器上執(zhí)行操作，由此在很大程度上解決了計算機系統(tǒng)應(yīng)用操作的各種問題。

（二）經(jīng)濟可行性分析

結(jié)合現(xiàn)階段的技術(shù)形式，工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)平臺開發(fā)的理想技術(shù)手段是ASP和NET。通過這兩種技術(shù)手段能夠提升工商行政自動化管理效率。

（三）操作可行性分析

工商行政管理自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)用B/S開發(fā)模式，客戶端通過計算機瀏覽器就能對自己所需要的各種信息進行獲取，通過WEB頁面的訪問形式來為用戶提供一個統(tǒng)一操作、統(tǒng)一辦公的操作平臺。

三、工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計

（一）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的總體設(shè)計

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)對于系統(tǒng)的最終使用者來講，通過NET技術(shù)的 應(yīng)用能夠 提升工商行政管理效率，為工商行政辦公人員的操作提供便利的支持，使得工商行政管理人員的工作不受到時間、地點、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)形式的限制。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)對于應(yīng)用程序的開發(fā)者來講，通過XML技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)多個平臺的跨度應(yīng)用操作。

（二）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的簡要設(shè)計

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)是針對公文、人事檔案、重要信息資料應(yīng)用標準和操作規(guī)范的統(tǒng)一管理。公文流轉(zhuǎn)則是政府部門、企業(yè)單位、事業(yè)單位人員對各項通知、公告、會議記錄等信息發(fā)送給制定工作人員的流程。通過公文六組喊能夠?qū)崿F(xiàn)對各項公文文件的規(guī)范化、高效化、靈活化處理，提升相關(guān)人員的工作效率。

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)操作都是由一個專門的中心環(huán)節(jié)來指導(dǎo)完成的，在中心環(huán)節(jié)的指導(dǎo)下能夠隨時確定和跟蹤子厚資源任務(wù)的處理操作，并結(jié)合實際情況做出相應(yīng)的調(diào)整，從而提升公文流轉(zhuǎn)操作的暢通。公文流轉(zhuǎn)模塊的設(shè)計主要分為兩部門進行，一部分是功能模塊的劃分，首先需要調(diào)動一切積極因素將功能模塊化分成一個樹形的結(jié)構(gòu)。其次對模塊的接口進行定義，不斷完善其他功能模塊的組成，解決各個模塊操作上的不穩(wěn)定問題，實現(xiàn)對各個模塊都額靈活優(yōu)化控制。

（三）工商行政管理辦公自動化的總體設(shè)計

工商刑偵管理局大多承擔的是對所在管轄區(qū)域企業(yè)、個體商業(yè)護照辦理等相關(guān)操作，具體包括各種類型商戶和企業(yè)注冊名稱的審核和批準操作、同等類型企業(yè)的查詢和企業(yè)經(jīng)營范圍管理等。為了富有效率的完成各項工作需要借助先進的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來打造完善化的辦公系統(tǒng)，從而提升各種信息查詢的效率，減少不必要的重復(fù)性工作。在工商行政管理工作的日益完善下，相應(yīng)的自動化技術(shù)系統(tǒng)也新加了信息資料存儲流轉(zhuǎn)，能夠幫助工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)在一些模塊發(fā)生故障的情況下及時啟動備用數(shù)據(jù)，保證查詢和應(yīng)用數(shù)據(jù)信息的準確、高效。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)信息資料存儲流轉(zhuǎn)主要包括七大模塊，各個模塊之間的關(guān)系如圖一所示。七個模塊在公文流子系統(tǒng)上的操作呈現(xiàn)的一種平行關(guān)系，需要借助相關(guān)數(shù)據(jù)庫和操作程序來進行控制。

圖一：工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)信息資料存儲流轉(zhuǎn)模塊

四、工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

（一）需求分析

需求分析是工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵，對工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的后期運行和維護管理有著十分重要的作用，為此需要引起有關(guān)人員的注意。

1.工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫需求分析的任務(wù)

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫需求分析是一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，其分析的合理性直接關(guān)乎到系統(tǒng)自身的穩(wěn)定運行。為此，在構(gòu)建工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)之前需要相關(guān)人員做好需求分析，在透徹的分析完成之后打造一個完整、邏輯結(jié)構(gòu)嚴謹、各個子系統(tǒng)相互獨立的數(shù)據(jù)庫體系結(jié)構(gòu)。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)各個數(shù)據(jù)庫的設(shè)計需要遵循以下幾個原則：第一，層次分明，結(jié)構(gòu)設(shè)計合理。第二，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)的高度結(jié)構(gòu)化、規(guī)劃化和標準化。第三，盡可能減少冗雜的數(shù)據(jù)信息，提高數(shù)據(jù)庫應(yīng)用操作的高效性。第四，保證數(shù)據(jù)庫各項數(shù)據(jù)信息的準確、高效。第四，數(shù)據(jù)信息的正確性。

2.工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計是指用戶在指定的應(yīng)用環(huán)境中，對各項數(shù)據(jù)信息進行優(yōu)化處理和比對分析的設(shè)計形式。數(shù)據(jù)庫的主要設(shè)計形式分為兩種，一種以需求處理為主，另外一種則是以信息需求為主。面臨近幾年應(yīng)用操作日益復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以信息需求為主的數(shù)據(jù)庫設(shè)計形式成為一種主要的設(shè)計形式。

3.工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫各表的詳細結(jié)構(gòu)

第一，工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)操作人員基本信息表，具體如表一所示。第二，.公文流程中轉(zhuǎn)路徑表。公文流程中轉(zhuǎn)路徑表如表二所示。第三，公文類別表，具體如表三所示。 第四，各個部門的信息表，如表四所示。

表一：工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)操作人員的基本信息表

表二：公文流程中轉(zhuǎn)路徑表

表三：公文類別表

表四：部門信息表

（二）存儲過程

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的存儲過程是由SQL基本權(quán)限控制，整個編譯語句是經(jīng)過優(yōu)化之后存儲在相應(yīng)的服務(wù)器中，在應(yīng)用的時候直接提取即可。這樣的數(shù)據(jù)信息存儲操作具有操作簡單、維護方便、語句執(zhí)行和寫入快速、提升系統(tǒng)語句執(zhí)行速度的特點。為了能夠進一步提升數(shù)據(jù)庫信息的安全性，可以采取多種方法進行數(shù)據(jù)信息的存儲，做好用戶名、密碼和核心數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的設(shè)定。

五、工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)和測試

（一）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的基本構(gòu)成

使用者在應(yīng)用工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的時候需要通過身份證進入到基本的系統(tǒng)界面，工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)界面分為主操作菜單、主操作區(qū)。首先，公文發(fā)布。按照任務(wù)流程進行公文發(fā)布，在公文發(fā)布到 時候，業(yè)務(wù)流程會按照固定的方式進行流轉(zhuǎn)。其次，已發(fā)公文。在公文分布模塊上系統(tǒng)使用者能夠看到自己發(fā)送的信息，具體包括公文處理環(huán)節(jié)、公文流轉(zhuǎn)途徑。再次，公文委派。通過公文委派模塊能夠讓審批或者指定對文件按時送到相關(guān)管理人的手中，并按照一定的規(guī)定對文件進行批復(fù)。最后，已辦公文。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)操作人員通過這個模塊能夠了解文件的派發(fā)和應(yīng)用情況。

（二）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的測試運行

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)測試的方式主要包括人工測試和機器測試兩種，測試的項目包括名稱、信息、多功能、多種壓力測試等。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的測試運行操作主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：首先，進行結(jié)構(gòu)測試，對工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)運行時間、運行故障、模塊認定等情況進行測試。其次，通過人機同步的方式進行測試，并應(yīng)用相應(yīng)的工作站進行信息查詢管理。最后，結(jié)合實際情況對關(guān)鍵模塊的改進。

（三）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)測試硬件標準

第一，WEB 服務(wù)器。WEB 服務(wù)器硬件平臺包括主頻 1.8GHz以上，內(nèi)存1024MB 以上，磁盤空間至少40G 以上。WEB 服務(wù)器的軟件平臺包括Windows 2003 web Server, Microsoft IIS6.0。第二，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器硬件平臺包括數(shù)據(jù)庫與 web 服務(wù)器分開，配置和 web 服務(wù)器一樣。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件平臺包括Microsoft SQL Server 2000。第三，訪問方式。訪問方式系統(tǒng)采用 B/S 結(jié)構(gòu)，軟件平臺是IE6.0 。

（四）工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的全程測試

工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的全程測試主要是對文檔信息和操作系統(tǒng)的管理，系統(tǒng)管理時間需要一個月多的期間，測試時候系統(tǒng)運行穩(wěn)定。

六、結(jié)束語

綜上所述，伴隨信息時代的到來，工商行政管理總局作為社會主義市場經(jīng)濟監(jiān)管和行政執(zhí)法的重要部門，在其工作中承擔維護、規(guī)范市場秩序的工作職責，并隨著社會發(fā)展不斷完善自身職能。但是在實際操作中，工商行政傳統(tǒng)辦公操作管理不符合信息時代的發(fā)展要求。工商行政管理辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和完善能夠提升工商行政管理的辦事效率，在最大限度上提高工商行政管理的監(jiān)管和治理水平，使得工商行政管理工作邁上了一個新的臺階，在應(yīng)用辦公自動化管理系統(tǒng)之后，地區(qū)工商行政管理人員轉(zhuǎn)變了自己的發(fā)展理念，借助先進工具提高了工商行政管理的辦公效率，改變了傳統(tǒng)的辦公模式，在最大限度上提升了工商行政管理辦公效率。就此，如何改變工商行政管理傳統(tǒng)辦公模式，實現(xiàn)行政管理流程電子化、信息化、自動化發(fā)展成為相關(guān)人員需要思考的問題。

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程華強（1980.10-），男，漢族，陜西咸陽人，中國人民大學(xué)，在職研究生，研究方向：企業(yè)管理專業(yè)企業(yè)管理方向；朱洪波（1981.4-），女，漢族，吉林九臺人，中國人民大學(xué)，在職研究生，研究方向：企業(yè)管理專業(yè)-人力資源方向。