檔案安全管理策略探究

楊士成

摘 要：本文就主要從檔案安全管理存在的問題這一方面入手進(jìn)行探究，在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的檔案安全管理策略，以更好的保障檔案的安全，使得檔案可以得到更為合理的利用和保存。希望通過本文的探究，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的人員提供一定的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；策略；問題

檔案對(duì)于社會(huì)的發(fā)展有著重要的影響作用，就我國(guó)目前的檔案管理來說，其在安全方面存在著很多的問題，這些問題的存在，嚴(yán)重影響到檔案的完整性，使得檔案無法得到充分的利用。為了解決這些問題，就需要采取合理的策略來加強(qiáng)檔案的安全管理力度，使得檔案可以更好的得到利用，以更為扎實(shí)的推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。下面本文就主要針對(duì)檔案安全管理策略進(jìn)行深入的探究。

1 檔案安全管理策略分析

1.1 提高檔案安全意識(shí)和檔案設(shè)施建設(shè)

檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。檔案工作者應(yīng)警鐘長(zhǎng)鳴，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，應(yīng)十分重視檔案安全工作，實(shí)行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，建立完善檔案管理負(fù)責(zé)制，明確各項(xiàng)職責(zé)，將檔案工作落到實(shí)位，保障檔案安全工作的順利開展，確保檔案安全萬無一失。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，要不斷提高檔案管理的科技化、信息化水平。

各單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案整理工作，配備完善電子文件檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、軟件等工具，設(shè)立信息系統(tǒng)的防火墻、密碼訪問控制，建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，落實(shí)專人負(fù)責(zé)，做到規(guī)范操作，有序利用。不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全。

1.2 嚴(yán)格落實(shí)管理制度

為做好檔案管理工作，需要職工經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。大力開展宣傳工作，提高檔案意識(shí)，讓大家了解檔案工作，樹立安全觀念。擴(kuò)大檔案征集渠道，開展檔案征集工作。檔案管理工作要建立在平時(shí)的認(rèn)真、仔細(xì)、及時(shí)的基礎(chǔ)上，在日常工作中，要隨時(shí)進(jìn)行整理、分類、歸檔，做到規(guī)范化管理。保密監(jiān)管人員要履行職責(zé)，定期對(duì)單位的文件進(jìn)行保密檢查，特別是節(jié)前的保密檢查，要形成一種制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，把保密隱患消滅在萌芽時(shí)期，確保文件的安全。

2 檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案構(gòu)建

要想使得檔案能夠得到更加安全的管理，就需要相關(guān)的單位能夠構(gòu)建相應(yīng)的應(yīng)急隊(duì)伍，依據(jù)該隊(duì)伍來對(duì)出現(xiàn)的突發(fā)現(xiàn)象進(jìn)行解決，在應(yīng)急隊(duì)伍中，要配備相應(yīng)的管理人員、操作人員以及安保人員等各個(gè)技術(shù)性的人才。

2.1 執(zhí)行應(yīng)急救援，提高救援質(zhì)量

在出現(xiàn)突發(fā)事件的時(shí)候，要第一時(shí)間進(jìn)行警報(bào)，所構(gòu)建的應(yīng)急隊(duì)伍在接受到警報(bào)后，能夠準(zhǔn)確的判定突發(fā)事件出現(xiàn)的位置，然后準(zhǔn)備好相關(guān)的應(yīng)急設(shè)備，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的指揮下，第一時(shí)間趕赴事件現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行救援，將檔案進(jìn)行快速的轉(zhuǎn)移，并對(duì)相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行搶修等。在對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，需要建立一個(gè)臨時(shí)的檔案存放地點(diǎn)，保障該地點(diǎn)的安全性，這樣就能夠保障檔案的安全性。針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)損壞和損傷的設(shè)備來說，要進(jìn)行及時(shí)的修理并進(jìn)行后期的維護(hù)。

要想使得應(yīng)急人員可以在突發(fā)事件中充分的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，就需要定期為應(yīng)急人員進(jìn)行培訓(xùn)和進(jìn)行安全演練，使得應(yīng)急人員無論是在應(yīng)變能力上還是在體能上均能夠得到良好的提升。在應(yīng)急救援上，要制定出具體的救援方案和目標(biāo)，建立應(yīng)急機(jī)制，依據(jù)該機(jī)制來進(jìn)行應(yīng)急救援控制和協(xié)調(diào)，在發(fā)生突發(fā)事件的時(shí)候，可以第一時(shí)間接受到警報(bào)，應(yīng)急小組會(huì)以最快的速度進(jìn)行應(yīng)急校對(duì)，并趕赴現(xiàn)場(chǎng)。在應(yīng)急救援工作中，要根據(jù)相關(guān)的傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行事故嚴(yán)重程度的判定，并啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)急程序，這樣就可以依據(jù)相應(yīng)的方案來進(jìn)行檔案的救援工作，以確保救援的質(zhì)量。

2.2 嚴(yán)格考核目標(biāo)與激勵(lì)機(jī)制相結(jié)合

構(gòu)建相應(yīng)的崗位責(zé)任制度，將責(zé)任切實(shí)的落實(shí)到實(shí)處，明確各個(gè)人員的責(zé)任和職能，使得檔案救援工作可以順利的開展。應(yīng)急小組人員需要針對(duì)出現(xiàn)的檔案安全事故原因進(jìn)行調(diào)查，做出正確的判斷，并將這一事故出現(xiàn)的原因進(jìn)行總結(jié)，作為經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行吸取，在事后提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施和方案，上交給上級(jí)部門，由上級(jí)部門盡快落實(shí)，這樣就可以有效的防止同類事件的再次發(fā)生，以保障檔案能夠得到安全的管理。

預(yù)案中要求對(duì)發(fā)生的各種突發(fā)事件，未得到應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組和上級(jí)主管部門的許可，任何人和任何機(jī)構(gòu)不得向外發(fā)布有關(guān)信息。

在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，確保重要檔案的安全。把安全工作的重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來，樹立預(yù)防重于搶險(xiǎn)的思想，只要通過努力把檔案完整搶救應(yīng)獎(jiǎng)罰分明，真正做到按勞取酬的分配原則。

2.3 采用現(xiàn)代的檔案管理方法

辦公大樓、檔案庫(kù)房應(yīng)有明顯的禁止標(biāo)志和消防安全通道標(biāo)志。在檔案庫(kù)房及辦公場(chǎng)所的重要部位應(yīng)放置足夠的滅火器，定期檢查更換，保持有效。檔案管理人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，做到人人都會(huì)使用滅火器。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)專人保管，非檔案室管理人員不得出入庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙或使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。庫(kù)房均配備鑰匙兩套，一套由庫(kù)房管理人員使用，一套由單位領(lǐng)導(dǎo)保管以備用。提倡現(xiàn)代檔案信息的異地存儲(chǔ)備份，重要檔案還應(yīng)準(zhǔn)備復(fù)印件，避免造成無法挽回的損失。檔案館值班人員做好值班安全記錄。每天下班前，檢查庫(kù)房門窗、電源的關(guān)閉情況，杜絕一切安全隱患。

3 數(shù)字檔案的安全性問題

3.1 數(shù)字信息檔案形成過程中存在的安全問題

數(shù)字信息檔案生成、存儲(chǔ)、傳輸和接受利用全過程最基本環(huán)節(jié)是計(jì)算機(jī)的硬件、軟件、輸出輸入設(shè)備及其主要反饋系統(tǒng)，其任何一部分的安全問題都會(huì)給數(shù)字信息檔案的完整性、真實(shí)性造成嚴(yán)重影響。另外，一些自然因素（如風(fēng)、雪、雷電、霉菌侵蝕、化學(xué)反應(yīng)等）、內(nèi)部因素（如電腦殺手、黑客入侵、病毒感染等）以及其他一些技術(shù)問題，也會(huì)對(duì)數(shù)字信息檔案的形成造成破壞。

3.2 數(shù)字信息檔案存儲(chǔ)環(huán)境存在的安全問題

數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)分布的，但只能實(shí)現(xiàn)邏輯上的歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)遭到破壞，數(shù)字信息檔案就可能永遠(yuǎn)丟失。同時(shí)，數(shù)字化的生成、傳遞、識(shí)別對(duì)設(shè)備更新、數(shù)字編碼技術(shù)、硬件、軟件等存在很大的依賴性，由于計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)更新速度很快，在這樣的情況下就會(huì)給數(shù)字檔案的長(zhǎng)久儲(chǔ)存、保管和識(shí)別造成很大的影響。

結(jié)束語

通過本文的分析可以充分的了解到，目前的檔案安全問題已經(jīng)影響到了檔案的利用率，使得檔案無法得到更為充分的利用，阻礙了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。而為了解決這些問題，相關(guān)的人員采取了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，不斷的加強(qiáng)檔案安全管理的力度，構(gòu)建相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，制定出績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，合理的應(yīng)用各種先進(jìn)的檔案管理辦法，在充分考慮到數(shù)字檔案安全性的基礎(chǔ)上，來確保檔案管理的整體安全形，這樣就能夠使得檔案可以被充分的利用，以更好的推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

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