政府辦公物業(yè)的管理難點及對策

■ 黃永發(fā)

政府辦公物業(yè)的管理難點及對策

■ 黃永發(fā)

近年來，全國各地政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛將后勤管理推向了市場。政府機(jī)關(guān)物業(yè)管理作為一個高速發(fā)展的新事物，許多物業(yè)管理公司紛紛涉足于此項業(yè)務(wù)。

如何有效地管理與服務(wù)好政府辦公物業(yè)？怎樣使政府辦公物業(yè)高效率轉(zhuǎn)運？筆者認(rèn)為，必須立足于政府辦公物業(yè)的特點和難點，有針對性地落實管理措施，全方位、多渠道地開展具有特色的物業(yè)服務(wù)，尤其是在安全防范管理與會務(wù)活動管理上進(jìn)行有針對性的管理。

一、政府辦公物業(yè)的管理難點

（一）安全性要求高

1．政府辦公物業(yè)管理控制好政府機(jī)關(guān)辦事窗口現(xiàn)場的秩序，維持良好的業(yè)務(wù)環(huán)境有一定的難度。

2．政府辦公物業(yè)對轄區(qū)交通秩序及車輛停放的管理問題是一大重點。

3．政府辦公物業(yè)管理單位要做好轄區(qū)安全防范工作，做足應(yīng)對突發(fā)事件的發(fā)生的準(zhǔn)備工作，及時響應(yīng)、制止不良事端發(fā)生。

4．政府辦公物業(yè)管理單位要確保政府機(jī)關(guān)物業(yè)設(shè)備設(shè)施安全運行。

（二）保密性要求高

1．及時、高效地完成會務(wù)活動，保障各類會議的順利舉行，對物業(yè)管理者是一大考驗。

2．加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)人員的保密性培訓(xùn)與教育，杜絕泄密事件的發(fā)生是物業(yè)服務(wù)過程的一項重要工作。

（三）專業(yè)性要求高

1．密切與委托方配合，完成委托方交給的臨時工作任務(wù)考驗著物業(yè)管理單位的專業(yè)能力。

2．應(yīng)對突發(fā)性事件，及時控制現(xiàn)場局面，有針對性地制定應(yīng)急預(yù)案，及時處理群體事件，需要政務(wù)辦公物業(yè)管理單位具有很強(qiáng)的專業(yè)能力。

3．打造良好的衛(wèi)生環(huán)境，保潔力度要求高，保潔衛(wèi)生要做到位。

4．加強(qiáng)物業(yè)工作人員素質(zhì)，提高服務(wù)技能，適應(yīng)新常態(tài)下物業(yè)服務(wù)需求。

因此，將政府機(jī)關(guān)物業(yè)定位于帶有特殊性質(zhì)的高檔公物業(yè)。物業(yè)管理方案應(yīng)圍繞上述特點來進(jìn)行管理與運作。

二、政府辦公物業(yè)的工作重點及管理對策

（一）搞好設(shè)備維護(hù)管理，保障機(jī)關(guān)正常運行

設(shè)備是政府物業(yè)的“心臟”，要維持政府機(jī)關(guān)高效運行，必須依靠先進(jìn)的設(shè)備。當(dāng)前，政府機(jī)關(guān)物業(yè)均配置有先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，一般包括有：供配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、閉路監(jiān)控系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)、樓宇集成系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)等，設(shè)施設(shè)備復(fù)雜多樣，且部分設(shè)備管理崗位需要24小時專人值守，不但需要配置較多技術(shù)人員，同時，對工作人員的技術(shù)和技能均提出較高的要求。

1．做好轄區(qū)設(shè)施、設(shè)備的有效維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施、設(shè)備有效運行。

2．立足于政府辦公物業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施，精心做好維護(hù)保養(yǎng)工作。

3．建立設(shè)備臺賬，做好設(shè)備運行記錄。運用科學(xué)化的機(jī)電設(shè)備管理系統(tǒng)，記錄設(shè)備運行、維護(hù)保養(yǎng)數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，確保設(shè)備管理時刻處于有效監(jiān)控狀態(tài)。

4．注重對轄區(qū)內(nèi)弱電系統(tǒng)、安防監(jiān)控系統(tǒng)、會議會場音響、視頻系統(tǒng)等設(shè)備的管理。維護(hù)保養(yǎng)到位及時，使用功能處于良好狀態(tài)，發(fā)揮其功能。

5．建立各種設(shè)備運行責(zé)任人負(fù)責(zé)制、崗位責(zé)任制、設(shè)備運行定期監(jiān)察制、設(shè)備預(yù)警制等制度。確保各種設(shè)備標(biāo)識完善，所有設(shè)備無銹跡、無油污、無帶故障運行，實施區(qū)域噪音、水質(zhì)、空氣監(jiān)測和管制。

（二）做好會務(wù)保障工作，保證會議順利舉行

政府職能所需，決定了政府機(jī)關(guān)會不定時舉行會議，政府機(jī)關(guān)內(nèi)各職能部門辦公地設(shè)置相對集中，各種不同級別、不同規(guī)格的會議召開較為頻繁。

1．確保各類會議成功舉行。能否成功、順利地召開各類會議，是否有能力為委托單位提供專業(yè)、高品質(zhì)的會議服務(wù)，既是政府機(jī)關(guān)委托方關(guān)注的一個重點，同時又是檢驗物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)能力的一個重要指標(biāo)。會議服務(wù)已成為高端物業(yè)服務(wù)的形象展示工程。為此，必須建設(shè)一支素質(zhì)過硬的會務(wù)服務(wù)團(tuán)隊，組織專業(yè)老師對會務(wù)服務(wù)人員進(jìn)行禮儀、禮貌、會務(wù)常識等專業(yè)培訓(xùn)，對會務(wù)服務(wù)人員定期進(jìn)行考核。

2．熟練完成會議會場的布置。為使會議成功舉行，會務(wù)工作人員應(yīng)熟練掌握會場環(huán)境布置、氛圍營造，了解不同檔次會議服務(wù)的流程設(shè)計等技巧，掌握會場燈光、影視、音響、錄音等系統(tǒng)的控制，為所管理的項目量身定做，精心設(shè)計一套會議服務(wù)方案，打造一支較為專業(yè)過硬的會議服務(wù)團(tuán)隊，使硬件設(shè)備與軟件服務(wù)完美地融為一體，來贏得委托方的好評。

3．做好會議內(nèi)容的保密工作。積極配合進(jìn)行會務(wù)活動，服從委托方的安排，快速處理會務(wù)場所，保障會議順利舉行。

4．重要會議，協(xié)助做好會議的安保工作。會議場所整潔、莊重，保障相關(guān)系列會議如期進(jìn)行。

（三）做好保密管理工作，嚴(yán)守機(jī)關(guān)工作秘密

保密工作是政府機(jī)關(guān)后勤管理服務(wù)的重點工作之一，在日常保密管理中除了強(qiáng)調(diào)政府辦公物業(yè)各種建筑物資料的保密，特別強(qiáng)調(diào)政府領(lǐng)導(dǎo)個人信息的安全保密。此外，政府辦公物業(yè)所使用的相關(guān)記錄、資料也應(yīng)給予相關(guān)的注意，不隨便向無關(guān)人員提供。

1．建立、健全安全保密制度。加強(qiáng)員工保密性的培訓(xùn)、教育。要求員工嚴(yán)守保密規(guī)定。

2．嚴(yán)格把好從業(yè)人員政審關(guān)口。從業(yè)人員進(jìn)行嚴(yán)格的政審，選聘員工要求歷史清白，無犯罪記錄，并有相關(guān)擔(dān)保人擔(dān)保。

3．日常管理中加強(qiáng)人員的保密教育。做到“不該聽的不聽，不該看的不看，不該問的不問，不該印的不印，不該照的不照”，加強(qiáng)保密信息和文件的傳達(dá)控制。

4．將保密工作做到位，不發(fā)生泄露相關(guān)政府內(nèi)部秘密的事件。在具體工作上相應(yīng)的措施有，比如在入室保潔工作時應(yīng)該做好登記，條件允許下，實行雙人以上人員同時上崗制度。

5．將保密管理條款寫入企業(yè)規(guī)章，制定完善的員工手冊和獎懲制度。多方面、全方位地進(jìn)行保密性服務(wù)。使政府辦公物業(yè)的安全有了可靠的保障，維護(hù)政府良好辦公形象。

（四）保持良好溝通渠道，虛心接受意見建議

與委托方搞好關(guān)系，虛心聽取意見與建議，遇到重要事項與委托方進(jìn)行協(xié)調(diào)，保持與委托單位良好的溝通。重視委托方的各項合理化建議，虛心接受委托方的批評與指導(dǎo)，堅持每年做意見征詢，接受委托方的意見回饋，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平。

（作者系注冊物業(yè)管理師，福建省遠(yuǎn)宏物業(yè)管理有限公司副總經(jīng)理）