試論秘書的角色定位及實踐策略

張慧

摘 要：隨著時代的發(fā)展，社會對秘書工作水平的要求不斷提高，秘書在日常工作中要做好合理的角色定位，這對于提高其職業(yè)素養(yǎng)和辦事效率，改善工作作風具有重要意義，有助于為領導及組織機構提供更好的服務。本文從秘書職業(yè)的特點入手，進行秘書角色的合理定位，并提出相應的實踐策略。

關鍵詞：秘書；職業(yè)特點；角色定位；實踐策略

一、秘書職業(yè)的特點

（一）從屬性

秘書的一切工作都從屬于領導工作，無論是在思想高度、工作方法還是處事風格等方面，秘書都要遵循領導的標準，設身處地為其考慮和處理問題。秘書與領導在工作上是一種從與主的關系，要聽從領導的安排和指示，但兩者在人格上是平等的[1]。

（二）輔助性

秘書地位的從屬性決定了其工作性質的輔助性。秘書在工作中發(fā)揮著輔助參謀的作用，需要在領導授意范圍內開展活動。除此之外，秘書要積極主動地為領導搜集相關信息與資料，提出建設性的意見，為領導決策提供新思路和新方法；及時收集、篩選反饋信息，為領導科學決策提供參考[2]。

（三）綜合性

領導工作的全局性決定了秘書工作的綜合性，秘書所在的部門成為為整個組織提供服務的綜合性辦事機構，包括調查研究、信訪接待、督查各部門情況等工作，起到承上啟下、協(xié)調溝通的作用。面對繁雜的工作，秘書必須掌握時間管理的技巧，分清輕重緩急，合理安排并高效高質地完成各項工作。

二、秘書角色的合理定位

角色定位是指個體在社會活動中該處于何種適當?shù)奈恢茫鞔_社會分工并承擔相應的責任。秘書作為一種職業(yè)有其特定的角色要求，秘書角色的確立取決于秘書與領導之間的關系[3]。因此，從反映兩者關系的秘書職業(yè)特點分析，秘書角色的合理定位具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）參謀角色

秘書在組織機構中處于較為特殊的地位，參與政務但沒有最終決策權，起到輔助參謀的作用。秘書的參謀作用體現(xiàn)在領導決策的形成過程中，從決策前期的實地考察、信息搜集、數(shù)據(jù)分析，以及決策過程中的綜合調度、研究討論到?jīng)Q策后期的督促檢查、信息反饋等，秘書要站在領導的高度考慮問題，樹立大局觀念，為領導出謀劃策。

（二）助手角色

助手角色是秘書角色定位中的基本角色。秘書要自覺擔任領導的助手，協(xié)助其處理各類工作，如文件收發(fā)、檔案管理、來賓接待、日程安排等。領導在組織中發(fā)揮著統(tǒng)籌全局的作用，因此需要秘書協(xié)助領導處理部分瑣碎工作，為領導節(jié)省時間和精力。

（三）協(xié)調者角色

秘書的協(xié)調工作在組織機構的順利運轉中發(fā)揮著十分重要的作用。一是加強組織內部的溝通，秘書要廣泛聽取各部門和人員的意見，針對有關問題做出適當?shù)膮f(xié)調，增強組織的凝聚力；二是促進組織與外部有關機構之間的聯(lián)系，構建良好的長期合作關系，為發(fā)展提供安全穩(wěn)定的社會環(huán)境。

三、秘書角色的實踐策略

秘書人員要正確理解秘書角色的內涵，并以此為目標尋求自身綜合素質和能力的全面發(fā)展，有利于增強工作責任感和自信心，提高辦事效率，為組織提供更加周到有效的服務。為保證角色實踐的成功，秘書應該從以下幾方面進行提高。

（一）培養(yǎng)正確的角色觀念

當今社會中仍存在許多秘書角色錯位現(xiàn)象，從秘書自身角度出發(fā)，原因在于秘書人員對秘書角色的認識不夠深刻，對秘書職責的把握不夠準確[4]。因此，秘書要加強對于角色的學習，深入了解秘書職業(yè)的特點。

在工作中秘書除了要聽從領導的安排，還應充分發(fā)揮主觀能動性，改善工作作風，進一步為領導分憂。此外，秘書經(jīng)常得到領導的授權，參與各種管理性活動，這很容易讓部分秘書產生自己可以替代領導決策的錯誤認知。因此，秘書必須將自己擺放在恰當?shù)奈恢?，培養(yǎng)正確的角色觀念，才能真正做到不失職不越位。

（二）加強職業(yè)道德修養(yǎng)

職業(yè)道德是秘書人員要做好本職工作的重要條件，秘書應當按照職業(yè)道德標準嚴格要求自己，在對比中找出差距，改正自身存在的不足。其中要特別注重加強政治素養(yǎng)，秘書必須認真學習黨的相關方針政策和法律法規(guī)，提高政治覺悟，與黨中央保持高度一致。堅持正確的政治立場有助于秘書增強認識、分析和解決問題的能力。此外，秘書要甘當配角、樂于奉獻；絕不能因為經(jīng)常與上級接觸就狂妄自大，應該謙虛自律、平等待人；針對工作任務的綜合性，秘書還要善于合作、講求效率等。職業(yè)道德修養(yǎng)的提升促使秘書加深對角色的認識，始終對工作保持熱情和信心。

（三）提高自身的文化水平

秘書在工作中扮演著多重身份，工作內容也涉及各個領域，秘書不僅要進行不同場合的角色轉換，還要增強自身的知識儲備，提高文化素養(yǎng)。秘書要在扎實專業(yè)理論知識的同時廣泛涉獵自然科學、人際交往等領域的內容，提高思維水平和處事能力。作為組織的協(xié)調人員，秘書還應充分了解各部門的職能，并對其具體運作流程和注意事項做到心中有數(shù)，便于加強與各部門的聯(lián)系。充足的知識儲備為秘書日常工作的順利開展提供保障。

（四）增強相應的工作能力

提高相應的工作能力和水平是秘書角色實踐的重要內容之一，需要從以下幾方面進行。第一，鍛煉語言表達能力。秘書在參與政務和管理事務中，經(jīng)常進行公文起草、會議記錄和工作匯報等工作，必須具備較強的語言表達能力。第二，培養(yǎng)高效辦事能力。秘書的工作內容較為繁雜，要求秘書能夠掌握辦事程序，區(qū)分輕重緩急，制定合理的工作計劃，保證各項工作有條不紊、快速高效地完成。第三，提高輔助參謀能力。秘書在工作中要不斷學習和積累，形成符合領導思想高度的看法，真正發(fā)揮好參謀作用。第四，增強溝通協(xié)調能力。秘書的協(xié)調作用是促使組織穩(wěn)定發(fā)展的重要因素。在工作中秘書要加強與不同部門、員工的溝通，保障各部門之間能夠實現(xiàn)有效配合[5]。第五，具備出色的應變能力。秘書工作中難免會面臨突發(fā)狀況，要求秘書具備良好的心理素質和清晰的思維邏輯，能夠根據(jù)現(xiàn)實情況做出迅速準確的判斷和安排。

（五）合理對待角色期望

角色期望從主體上可分為兩種，一是秘書的自我期望，秘書的工作成果集中體現(xiàn)在領導的工作成果中，因此秘書要正確看待秘書工作，找準自己的位置，否則會因無法獲得直接的成就感而產生消極心理，影響工作效率。二是外界對角色的期望，秘書要正確對待來自社會和組織的角色期望，不能因自身與角色期望之間的差距而感到沮喪，應將外界對秘書角色的期望設定為自己的目標，通過實踐逐漸縮小差距，不斷獲得進步[6]。

四、結語

秘書在組織機構中扮演著不可或缺的角色，要想真正發(fā)揮好自身的作用，促進秘書工作的更好發(fā)展，就必須進行合理的角色定位。秘書要準確把握自身的崗位職責，不斷提升工作水平和綜合素質，從而真正成為一名優(yōu)秀的秘書人員，適應當今社會發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]陸瑜芳.秘書的定位、換位和越位[J].秘書，2015（6）：21-23.

[2]李榮莉.論秘書的參謀作用[J].才智，2015（23）：354.

[3]趙毅.秘書角色及其“把關人”特征[J].秘書，2008（2）：8-11+19.

[4]王金.秘書人員角色錯位現(xiàn)象淺析[J].秘書之友，2005（6）：15-16.

[5]王德.新時期高校黨政辦公室秘書面對挑戰(zhàn)應具備的能力[J].前沿，2011（13）：52-54.

[6]馮俊伶.試論秘書的職業(yè)角色定位與角色調適[J].山西財經(jīng)大學學報，2006（S1）：52-53.