淺談紙質(zhì)檔案保管的方法

孫巍巍

摘 要：在全國(guó)提倡實(shí)行電子化檔案的同時(shí)我們也要做好保護(hù)紙質(zhì)檔案的工作。電子化檔案雖然在先進(jìn)程度上超越紙質(zhì)檔案，但確保紙質(zhì)檔案的完整性不僅有利于今后工作的順利開(kāi)展，更能夠?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)和事業(yè)單位留下珍貴材料，這是電子檔案完全無(wú)法替代的。由此可見(jiàn)紙質(zhì)檔案管理者的責(zé)任重大。因此，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案記錄后將檔案完善地保存起來(lái)，對(duì)我國(guó)穩(wěn)定發(fā)展有著重要作用。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 保管 方法

一、紙質(zhì)檔案的文化內(nèi)涵及深遠(yuǎn)意義

（一）紙質(zhì)檔案遵循人的傳統(tǒng)習(xí)慣

近年來(lái)科技化辦公已逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案辦公模式，但由于這種新方式還沒(méi)有發(fā)到普遍運(yùn)用的狀態(tài)，許多人無(wú)法適應(yīng)電子化辦公，仍舊以紙質(zhì)檔案模式進(jìn)行日常工作，甚至有些檔案是無(wú)法用電子形式來(lái)進(jìn)行記錄的，因此在近期內(nèi)紙質(zhì)檔案管理模式仍然在我國(guó)工作中占據(jù)主導(dǎo)位置。

（二）紙質(zhì)檔案文化久遠(yuǎn)具有歷史性意義

我國(guó)自東漢時(shí)期便已開(kāi)始使用紙張進(jìn)行文書(shū)傳遞，而魏晉時(shí)期后紙張使用更為廣泛。4世紀(jì)17年代末伊始，我國(guó)造紙術(shù)流傳到世界各個(gè)國(guó)家，開(kāi)啟了全世界紙質(zhì)時(shí)代，對(duì)于促進(jìn)各國(guó)文明起到至關(guān)重要的作用。造紙術(shù)作為我國(guó)四大發(fā)明之一流傳至今，不僅將制作出來(lái)的紙張帶動(dòng)我國(guó)文明的發(fā)展，更是我國(guó)古代人民智慧的成果，具有歷史性意義。

（三）紙質(zhì)檔案是耐久性較強(qiáng)的載體

紙質(zhì)檔案不僅具有直觀性、真實(shí)性，更是承載著我國(guó)千年文化歷史的載體，保存著我國(guó)人民千百年來(lái)的智慧結(jié)晶，有些作用是電子檔案完全無(wú)法代替的。如果對(duì)紙質(zhì)檔案保管得當(dāng)，不僅能夠達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案的效果，更能夠利用其美觀性和穩(wěn)定性在現(xiàn)代檔案管理中占據(jù)一席之地。

（四） 紙質(zhì)檔案是最具有法律效力的重要證明

電子檔案雖具有一定的智慧性和快捷性，但在法律方面并沒(méi)有什么優(yōu)勢(shì)。相反地，由于印章以及簽名等重要組成部分的約束，絕大部分需要法律保護(hù)的書(shū)面證明及文件都必須以紙張形式存在，電子形式只能以附件形式存在，如果沒(méi)有紙質(zhì)證明及文件，電子文件不具有任何法律效應(yīng)。

二、如何管理保護(hù)紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng)，紙張會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案的完整性。而檔案管理人員必須要了解并掌握這些現(xiàn)象，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和保存，做好檔案的保護(hù)工作。因此檔案人員必須了解并掌握保存紙張的原理和方法。

（一）紙質(zhì)檔案的構(gòu)成

1.紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之一

紙，是由種毛纖維、韌皮纖維、木材纖維、禾本科纖維等為原料制成的，這些原料的主要成分是纖維素、半纖維素、木質(zhì)素。纖維素含量的高低直接影響到紙張的耐久性，木質(zhì)素含量過(guò)高，紙張容易變脆，這也是影響紙質(zhì)檔案耐久性的內(nèi)因。由于紙張的制作過(guò)程中會(huì)殘留一些酸性物質(zhì)，在經(jīng)過(guò)照射后與紙張中其他物質(zhì)接觸后產(chǎn)生一些有機(jī)酸性物質(zhì)，能夠加速紙張纖維分解和化學(xué)反應(yīng)；而光照以及空氣溫度等外界元素都會(huì)成為加速紙張纖維氧化反應(yīng)的催化劑。此外，空氣中的一些霉菌物質(zhì)以及蟲(chóng)害等因素都會(huì)影響紙質(zhì)的質(zhì)量和保存程度。

2.紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之二

字跡是紙質(zhì)檔案的另一重要組成部分，其主要成分就是色素。紙質(zhì)上的字跡所用到的色素一般為碳黑和染料，這些色素利用其自身能夠根據(jù)結(jié)膜、粘附等特點(diǎn)依附在紙張上并能夠被紙張吸收，可以長(zhǎng)時(shí)間留存在紙張上。根據(jù)成分來(lái)看，碳黑材料的色素保存時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)較為持久，而染料的穩(wěn)定性較差，例如復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等，其揮發(fā)性較大，但這種油墨材料的吸附能力相對(duì)來(lái)說(shuō)較弱。

（二）紙質(zhì)檔案的保管方法和措施

紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸多因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，所以結(jié)合以上對(duì)紙質(zhì)檔案自身材料的理化性能分析，我們需要注意一下幾個(gè)方面：

1. 調(diào)控檔案庫(kù)房合理的溫濕度

在高溫條件下，會(huì)造成紙張中所含水分的揮發(fā)，紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機(jī)械強(qiáng)度降低；高溫會(huì)加快纖維氧化和水解反應(yīng)而對(duì)紙張形成破壞；高溫有利于有害生物——霉菌的生長(zhǎng)繁殖；溫度高時(shí)一些油溶性的材料會(huì)發(fā)生擴(kuò)散現(xiàn)象（比如圓珠筆字跡）；紙張易吸水，高濕是紙張中纖維素水解的首要條件；濕度過(guò)大會(huì)使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象（比如紅墨水）；水分能促進(jìn)微生物滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡，并且微生物的代謝物中含有的有機(jī)酸會(huì)加速纖維水解。所以檔案庫(kù)房要安裝調(diào)溫、除濕設(shè)備，將檔案庫(kù)房溫度控制在（14-24℃）±2℃，濕度控制在（45%-60%）±5%這個(gè)范圍內(nèi)，將更有利于我們紙質(zhì)檔案的保存。

2.防止強(qiáng)光長(zhǎng)期照射

由于紙張接觸空氣面積較大，若受到強(qiáng)光長(zhǎng)期照射，紙張表面會(huì)因?yàn)楣夂涂諝猱a(chǎn)生的光氧化反應(yīng)導(dǎo)致出現(xiàn)褪色、變黃等現(xiàn)象；而經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期照射，紙張成分中的纖維素分子會(huì)因?yàn)槭艿窖鯕夤舭l(fā)生氧化反應(yīng)，增加紙張的脆弱性，降低了紙張的質(zhì)量。因此在進(jìn)行紙張檔案保存時(shí)首先要減少窗戶(hù)數(shù)量；其次，采用折射光作用較強(qiáng)的花紋玻璃，并安裝窗簾；第三在庫(kù)房?jī)?nèi)盡量使用白熾燈。

3. 防止長(zhǎng)期接觸空氣造成污染

我國(guó)化工產(chǎn)業(yè)不斷增加，空氣中化學(xué)排放物的含量也在持續(xù)增多。如果紙張長(zhǎng)期存放于這種環(huán)境下，空氣中的硫化物就會(huì)與紙張發(fā)生水解、氧化等化學(xué)反應(yīng)，造成對(duì)紙張的破壞及污染，導(dǎo)致紙張存放期縮短。因此在對(duì)污染嚴(yán)重的地區(qū)要對(duì)檔案庫(kù)房的空氣定期凈化，防止紙張長(zhǎng)期接觸空氣而造成污染。

4.防治蟲(chóng)害以及霉變

庫(kù)房?jī)?nèi)如果空氣濕度過(guò)高，會(huì)使紙張發(fā)生霉變甚至腐爛；而長(zhǎng)期潮濕的環(huán)境適合害蟲(chóng)的生長(zhǎng)，會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生一定損害。因此在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存時(shí)，首先要保持庫(kù)房的干燥，空氣中的濕度不可過(guò)高；其次，在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防霉儀器，并保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。