淺析如何使用主控文檔提高協(xié)同辦公效率

白玉英

摘 要 在工作中經(jīng)常會(huì)遇到幾個(gè)人一起合作完成某個(gè)文檔，而且文檔需要多次修改才能最終完稿的情況，拆分文檔、合并文檔會(huì)比較麻煩，尤其是需要多次修改的時(shí)候就更讓人頭疼了。本文主要介紹如何使用Word中的主控文檔功能，輕松實(shí)現(xiàn)文檔的拆分、合并、修訂等。

關(guān)鍵詞 Word 主控文檔 子文檔 協(xié)同辦公

在日常工作中我們經(jīng)常會(huì)遇到多人合作編寫(xiě)一篇文檔的情況，這時(shí)可以將文檔拆分為若干個(gè)獨(dú)立的子文檔，然后由不同的作者各自完成一部分文檔的編寫(xiě)工作。編寫(xiě)完成后，再將這些獨(dú)立的文檔合并成一個(gè)完整的文檔，這種情況下，除了新建文檔，然后將主文檔各個(gè)部分復(fù)制、粘貼到新建的文檔中之外，有沒(méi)有簡(jiǎn)單一點(diǎn)的方法呢？

Word 2010中，大綱視圖下的主控文檔功能可以輕松的實(shí)現(xiàn)文檔的拆分、合并，正好可以解決這個(gè)難題。

我們先來(lái)認(rèn)識(shí)一下主控文檔和子文檔。

1主控文檔和子文檔

主控文檔是子文檔的一個(gè)“容器”。每一個(gè)子文檔都是獨(dú)立存在于磁盤(pán)中的文檔，它們可以在主控文檔中打開(kāi)，受主控文檔控制；也可以單獨(dú)打開(kāi)。

主控文檔可以包含幾個(gè)獨(dú)立的子文檔。在實(shí)際應(yīng)用中可以用主控文檔控制整篇文章或整本書(shū)，而把書(shū)的各個(gè)章節(jié)作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中，可以將所有的子文檔作為一個(gè)整體，對(duì)其進(jìn)行查看、重新組織、設(shè)置格式、校對(duì)、打印和創(chuàng)建目錄等操作。而對(duì)于每一個(gè)子文檔，我們又可以對(duì)其進(jìn)行獨(dú)立的操作。

2文檔的分割

使用主控文檔我們可以輕松地將一個(gè)文檔分割成幾個(gè)獨(dú)立的子文檔。

在分割之前，對(duì)文檔要有一個(gè)規(guī)劃，文檔要分成幾個(gè)子文檔，每個(gè)子文檔的標(biāo)題或者目錄是什么，還需要將標(biāo)題或者目錄設(shè)置成“標(biāo)題”的樣式。

比如某公司要做年度企業(yè)總結(jié)報(bào)告，報(bào)告中包括財(cái)務(wù)情況、公司業(yè)績(jī)、人員管理、安全制度、總結(jié)等內(nèi)容，這些內(nèi)容要分給不同的部門(mén)、不同的人員來(lái)編寫(xiě)，就可以將這五部分分割成五個(gè)文檔。

在文檔中輸入這幾部分的內(nèi)容后，每一部分內(nèi)容作為一個(gè)段落，然后將這五部分設(shè)置成五個(gè)標(biāo)題，也即將其設(shè)置成“標(biāo)題1”的樣式。然后就可以在“視圖”中的視圖選項(xiàng)卡中選擇“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖。

在打開(kāi)的“大綱”選項(xiàng)卡中，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的“顯示文檔”按鈕將“主控文檔”選項(xiàng)組展開(kāi)。在標(biāo)題左側(cè)可以看到分組符號(hào)，選中需要拆分到子文檔中的標(biāo)題和文本，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的“創(chuàng)建”按鈕，就可以將所選內(nèi)容創(chuàng)建為一個(gè)獨(dú)立的子文檔。創(chuàng)建完成后，系統(tǒng)會(huì)將該部分用虛線框標(biāo)出。

用同樣的方法在主文檔中創(chuàng)建其他子文檔，這樣就可以將主文檔拆分成幾個(gè)獨(dú)立的部分。

把文檔保存到一個(gè)單獨(dú)的文件夾后退出。保存時(shí)Word會(huì)同時(shí)在該文件夾中創(chuàng)建企業(yè)總結(jié)報(bào)告、財(cái)務(wù)情況、公司業(yè)績(jī)等6個(gè)文檔，其中企業(yè)總結(jié)報(bào)告為主文檔，其他5個(gè)文檔為主文檔拆分的5個(gè)子文檔。5個(gè)子文檔以設(shè)置了標(biāo)題1樣式的標(biāo)題文字做為拆分點(diǎn)，并默認(rèn)以首行標(biāo)題作為子文檔名稱。

這里要注意的是：在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動(dòng)了，否則主文檔會(huì)因找不到子文檔而無(wú)法顯示。

拆分完成以后，就可以將文件夾中的6個(gè)子文檔按分工發(fā)給不同的人員分別進(jìn)行編輯。

3文檔的匯總

等大家編輯好各自的文檔發(fā)回后，再把這些文檔復(fù)制粘貼到原來(lái)的文件夾下，覆蓋同名文件，即可完成匯總。

打開(kāi)主文檔，會(huì)看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接。這些鏈接分別指向了文件夾中的5個(gè)子文檔。切換到大綱視圖，在“大綱”選項(xiàng)卡中單擊“展開(kāi)子文檔”就能顯示各子文檔內(nèi)容。

現(xiàn)在的主文檔已經(jīng)是編輯匯總好的總結(jié)報(bào)告了，可以直接在文檔中進(jìn)行修改、批注，修改的內(nèi)容、修訂記錄和批注都會(huì)同時(shí)保存到對(duì)應(yīng)子文檔中。

主文檔修改完成后先保存一下，再把文件夾下的子文檔重新發(fā)回給對(duì)應(yīng)的人，大家就可以按修訂、批注內(nèi)容進(jìn)行修改完善了。重復(fù)此步驟直到總結(jié)報(bào)告最終完成。

4轉(zhuǎn)成普通文檔

總結(jié)報(bào)告完成后要交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，而主文檔打開(kāi)時(shí)不會(huì)自動(dòng)顯示內(nèi)容，且必須附上所有子文檔等，要交給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)完整版的總結(jié)報(bào)告，因此，我們還需要把編輯好的主文檔轉(zhuǎn)成一個(gè)普通文檔再上交。

選中這些子文檔，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的“取消鏈接”按鈕，這時(shí)，劃分各個(gè)子文檔的虛線框就會(huì)消失，各個(gè)子文檔又重新合并到了主控文檔中。

最后將文檔另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來(lái)的主文檔以后再編輯可能還用得到。

事實(shí)上，在Word中單擊“插入”選項(xiàng)卡的“對(duì)象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫(xiě)的文檔，操作還要簡(jiǎn)單得多。我們之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進(jìn)行的格式設(shè)置、修改、修訂等等內(nèi)容都能自動(dòng)同步到對(duì)應(yīng)子文檔中，這一點(diǎn)在需要重復(fù)修改、拆分、合并時(shí)特別重要。

在此，我們了解了主控文檔和子文檔的關(guān)系，知道了如何使用主控文檔快速拆分文檔、匯總文檔，以及如何將主控文檔轉(zhuǎn)成普通文檔。希望大家在編輯大型文檔的時(shí)候能充分利用主控文檔，提高協(xié)作效率。

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