淺談完善會(huì)計(jì)信息化檔案管理的措施

郝麗艷

摘 要 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是單位會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時(shí)代發(fā)展的必然，是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。本文結(jié)合自己的工作實(shí)踐論述了改善做好信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化

所謂會(huì)計(jì)電算化，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái)，更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是單位會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時(shí)代發(fā)展的必然，是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是單位財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。如何改善并做好信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理呢？

1完善信息化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

1.1建立信息化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度

首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

1.2建立信息化會(huì)計(jì)檔案的保管制度

根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

1.3建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度

要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財(cái)務(wù)（檔案）室，財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。做好會(huì)計(jì)憑證等檔案的整理。

2加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于某些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限：沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施：沒(méi)有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，沒(méi)有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。所以加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)就顯得尤為重要了，建議有條件的單位選擇能夠自帶檔案?jìng)浞莩绦虻馁~務(wù)管理系統(tǒng)，如果沒(méi)有條件的情況下建議選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤或存儲(chǔ)盤。

3做好信息化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存

會(huì)計(jì)信息化后，包括紙質(zhì)和其他形式的檔案的管理應(yīng)有專門的保管方式，建立專門的檔案存放科室。要實(shí)行分級(jí)管理，管理人員各司其職，對(duì)不同崗位賦予不同的權(quán)限，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。

單位還需要建立內(nèi)置系統(tǒng)級(jí)的安全策略。給計(jì)算機(jī)設(shè)置入網(wǎng)訪問(wèn)控制，訪問(wèn)是需要驗(yàn)證用戶賬號(hào)和口令，另外設(shè)置防護(hù)關(guān)口，譬如防火墻。對(duì)信息查看者做查看記錄，定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的情況和防護(hù)軟件的效果。對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒(méi)有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。對(duì)一些內(nèi)部重要財(cái)務(wù)信息要與互聯(lián)網(wǎng)斷開(kāi)，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，這樣可以有效防止信息泄露。

4提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。單位應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才，推動(dòng)單位電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

同時(shí)，要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蓬勃發(fā)展，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行主體也相應(yīng)地發(fā)生了改變，現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理工作也隨之發(fā)生變化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)生推動(dòng)著單位會(huì)計(jì)工作逐步走向信息化，單位財(cái)務(wù)人員也從傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證中解放出來(lái)，轉(zhuǎn)而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案管理的電子化、數(shù)字化。同時(shí)也要注意防范風(fēng)險(xiǎn)，重視信息化的安全，才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)在單位信息化檔案管理中發(fā)揮越來(lái)越多的作用，才能確保單位安全、穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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