淺談高職院校的檔案安全保護工作

陳怡君

摘 要：本文分析了高職院校檔案安全管理普遍存在的問題，并提出了安全管理的建議及對策。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案保管；安全

檔案保護工作是高職院校檔案管理工作中最為重要的日常工作之一，其對保護檔案、延長檔案的自然壽命有著重要意義。檔案安全是檔案工作的重中之重，它直接關(guān)系到檔案的保存。保證檔案的安全，嚴防各種事故的發(fā)生，在保證檔案服務的基礎(chǔ)上，最大限度地延長檔案壽命，是高職院校檔案安全管理的重要意義。本文通過對高職院校檔案室檔案安全保護工作中普遍存在的問題及形成原因進行分析，提出了檔案室檔案安全保護工作的對策及建議。

一、檔案安全保護工作所存在的問題

1.檔案安全保護意識淡薄

隨著高職院校綜合性檔案館館藏檔案數(shù)量的增加，檔案管理任務加重，其對存放環(huán)境條件及存放方法也有較高的要求，保護工作的技術(shù)含量較高。但是由于人員配備不足，工作繁忙，檔案管理人員往往只顧及檔案的收集、整理，對做好檔案安全保管工作的重要性認識不足。部分高職院校熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化，建設(shè)數(shù)字檔案室，認為只要庫房內(nèi)不潮濕、沒有明火，檔案文件沒有發(fā)霉、生蟲，庫房問題沒有引發(fā)火災，檔案的安全就不成問題。

2.檔案安全管理制度不健全，執(zhí)行不到位

高職院校檔案保護意識較弱，雖然制訂了檔案安全管理制度，但制度不健全。如對檔案室的溫濕度的控制調(diào)節(jié)，檔案用紙要求、蟲害防治技術(shù)、裝裱修復工藝、晾曬防潮方法、分庫保護體系、庫房構(gòu)建技術(shù)等安全管理工作沒有提到議事日程上。有些制度沒有嚴格執(zhí)行，缺乏必要的監(jiān)督機制，導致檔案安全保護工作不到位。

3.檔案管理人員重視度不夠

高職院校檔案室普遍被認為就是一個倉庫，檔案工作人員的工作類似于倉庫管理員，檔案工作不受重視，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，承擔的任務較重，沒有精力將工作全部放在檔案管理與檔案保護上。安全保管工作中必需的資金、設(shè)備、庫房沒有得到解決，檔案管理人員心有余而力不足，這給檔案安全保管工作造成了很大困難。

二、高職院校檔案室檔案安全保護的對策及建議

1.增強檔案安全保護工作的意識

在高職院校的檔案管理工作中，工作人員要努力學習檔案保護知識和技能，保持一線工作的清醒頭腦，克服麻痹思想，消除各種隱患，提高檔案安全保護意識，落實安全第一、預防為主的方針。在提高安全保護意識的同時，要加強借閱和利用檔案方面的保護，要及時了解所需，多做調(diào)查研究，對于特殊檔案，可先進行復印然后再提供復印件，這樣就避免了檔案重復翻閱和復印情況的發(fā)生，有助于對檔案的保護。檔案管理人員要留心檔案的破損情況，力爭對檔案進行及時檢查、修復。在提供檔案利用工作時必須注意保密，既要積極利用，提高利用效率，又要做好利用過程中的保密工作。

2.建立完善的檔案安全保護制度

隨著高職院校檔案載體的多樣化，要建立健全檔案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中嚴格按制度執(zhí)行，落實檔案的保管、保密和利用制度。檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)，是保證檔案安全、延長檔案壽命的有效保證。在制度中應規(guī)范對檔案室溫濕度的控制調(diào)節(jié)，堅持天天觀察、記錄、調(diào)節(jié)溫濕度，在調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度時，不能使庫房內(nèi)的溫濕度急劇變化；在進行自然通風時，判斷能否進行通風，按時投放殺蟲去霉藥物；同時，檔案庫房內(nèi)不能存放其他物品，應保持清潔衛(wèi)生。

3.加大資金投入，改善檔案庫房的設(shè)置與配備

做好高職院校檔案室檔案保護工作，最重要的是檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)，庫房質(zhì)量的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，其對防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，檔案管理人員必須加強重視，充分意識到檔案安全保管的重要性和緊迫性。

三、結(jié)語

總之，高職院校檔案室的安全保管工作是一項細致而又艱巨的任務。檔案工作人員應加強責任心，采取行之有效的辦法，使檔案得到安全保管。要落實安全第一、預防為主的方針，制度保證上嚴密有效，檢查上嚴格細致，為檔案保存提供一個優(yōu)良的環(huán)境，真正維護檔案的完整與安全，最大限度地延長其壽命。