探究信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

施瑞璇

摘要：加強(qiáng)數(shù)字檔案管理信息化管理背景下的探索，首先要明確信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要性，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行探討。借鑒和加強(qiáng)數(shù)字檔案管理信息化管理背景下的思考方法。在信息化管理模式背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的研究，將信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)充分應(yīng)用于檔案管理工作過(guò)程中，可以有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的有效性和及時(shí)性。從而為檔案管理工作的發(fā)展提供了強(qiáng)大的動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字檔案管理；存在問(wèn)題；改進(jìn)

引言

為了進(jìn)一步完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，我們應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)目前數(shù)字檔案管理模式進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整。同時(shí)，借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“全數(shù)字化”檔案管理系統(tǒng)的有效建設(shè)。數(shù)字檔案模式的建立充分發(fā)揮了信息技術(shù)的多元性及多樣性優(yōu)勢(shì)，數(shù)字檔案管理覆蓋面逐步增強(qiáng)。

1數(shù)字檔案的特點(diǎn)

1.1便于存儲(chǔ)

紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中需要占用大量空間，隨著檔案數(shù)量的逐漸增加，需要建立新的檔案管理室。同時(shí)，檔案文件對(duì)檔案管理的環(huán)境要求也更加嚴(yán)格，例如，要確保檔案管理室具有較好的通風(fēng)條件，確保風(fēng)干，避免潮濕，發(fā)霉的文件。對(duì)于一些按時(shí)間順序排列的檔案，在借用和處理文件的過(guò)程中，很容易被損壞，尤其是一些有價(jià)值的文件。一旦發(fā)生損害，將造成不可逆轉(zhuǎn)的損失，檔案的使用價(jià)值將受到影響。數(shù)字文件不需要考慮上述問(wèn)題。首先數(shù)字文件被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，普通計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器大于200G，并且數(shù)字文件的數(shù)量甚至超過(guò)了標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理室，這意味著數(shù)字文件的保存不需要占據(jù)太多空間。其次，數(shù)字文件可以復(fù)制和拷貝多次，文件數(shù)據(jù)以外部備份的形式分開(kāi)保存。即使不可抗拒的影響因素（如設(shè)備突然中斷，非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等），也可以保證備份數(shù)據(jù)的安全性。

1.2資源共享

信息和資源共享是互聯(lián)網(wǎng)最重要的應(yīng)用功能。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字檔案管理繼承了這一特點(diǎn)。人們?cè)诓樵?，借用和歸還檔案時(shí)，不需要記錄室的前臺(tái)服務(wù)人員，而是自己在各種服務(wù)器端設(shè)備上進(jìn)行工作，大大提高了檔案管理的效率。同時(shí)，人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上共享這些公共檔案，以確保檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。利用互聯(lián)網(wǎng)連接多個(gè)數(shù)字檔案館，也可以實(shí)現(xiàn)彼此之間的信息交流，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)單一數(shù)字檔案信息的不足；另一方面，可以共享管理經(jīng)驗(yàn)，這將對(duì)提高數(shù)字檔案管理水平起到一定的作用。

2信息化背景下數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題

2.1技術(shù)方面存在的問(wèn)題

檔案管理的數(shù)字化基于互聯(lián)網(wǎng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的問(wèn)題越來(lái)越突出，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先數(shù)字文件并不嚴(yán)格。我們都知道存儲(chǔ)在電腦上的文件很容易失真，丟失閱讀和損壞。這些缺陷可能會(huì)導(dǎo)致資源信息被破壞，無(wú)法再使用。其次，數(shù)字檔案管理的儲(chǔ)存設(shè)施和經(jīng)營(yíng)環(huán)境受到不利因素的影響。發(fā)生此類事故時(shí)，存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不會(huì)備份到硬盤(pán)中，數(shù)據(jù)完全丟失，文件信息的完整性和全面性無(wú)法得到保證。

2.2互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來(lái)的不安全性

作為一個(gè)完全開(kāi)放的環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)本身存在一些不安全因素。近年來(lái)，由于網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，商業(yè)信息披露或檔案丟失的消息很普遍。如何在信息背景下確保數(shù)字檔案的安全已成為檔案管理人員在現(xiàn)階段需要關(guān)注的問(wèn)題。除了網(wǎng)絡(luò)黑客的非法攻擊，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定，突然斷電或人為操作不當(dāng)外，還可能對(duì)數(shù)字文件的管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.3法制方面存在的問(wèn)題

盡管中國(guó)的一些法律已經(jīng)提到數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度，但國(guó)家至今尚未建立完整的數(shù)字檔案管理制度，不能對(duì)數(shù)字檔案的所有權(quán)益提供法律保護(hù)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，國(guó)家和單位對(duì)檔案管理的需求進(jìn)一步加深。數(shù)字檔案的權(quán)益得不到普通檔案的規(guī)章制度的充分保護(hù)。這對(duì)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展有一定的阻礙。

3信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)

3.1提高數(shù)字檔案信息的安全性

這些文件存儲(chǔ)在不同的媒體中或存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。因此，只要數(shù)字媒體連通，管理者就可以直接在系統(tǒng)中存儲(chǔ)，查找，調(diào)用和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化可視化，促進(jìn)檔案信息的一體化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目的，分散數(shù)字文件的存儲(chǔ)位置，確保數(shù)字檔案的安全性。

由于許多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨嚴(yán)重威脅。為了解決這些問(wèn)題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了存儲(chǔ)數(shù)字信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)一個(gè)具有較強(qiáng)可靠性的安全協(xié)議，以防止黑客攻擊和非法訪問(wèn)，并使用相關(guān)法律法規(guī)來(lái)保證數(shù)字信息的安全文件。

3.2建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

文件安全性不足是當(dāng)前數(shù)字檔案管理應(yīng)用過(guò)程中的主要缺陷之一，容易導(dǎo)致重要文件的丟失。多媒體技術(shù)在信息技術(shù)中對(duì)數(shù)字檔案管理的綜合應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)不同格式文件的分類和存儲(chǔ)，有效提高檔案管理的安全性。同時(shí)，多媒體技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字檔案管理過(guò)程可以有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)不同格式和類型數(shù)字文件的有效播放，增強(qiáng)數(shù)字文件的可視性，可以提高檔案管理員收到的信息的全面性。因此，應(yīng)用信息技術(shù)建立完善安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要手段之一。

3.3滿足用戶的多元化需求

用戶的需求隨著時(shí)代的變化而變化，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)功能的需求越來(lái)越多，如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的閱讀速度，減少浪費(fèi)檔案資源，重視數(shù)字檔案資源的分類整理，所有這些都需要數(shù)據(jù)庫(kù)的功能。同時(shí)也要求更多的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人員提高其專業(yè)素質(zhì)，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能，建立專業(yè)化，專業(yè)化，系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案工作者應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉管理系統(tǒng)功能，了解檔案管理和信息技術(shù)管理的綜合知識(shí)，具有較好的綜合分析能力，數(shù)據(jù)處理能力和良好的溝通交流能力。同時(shí)，有關(guān)部門(mén)可以通過(guò)后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化管理的認(rèn)識(shí)和落實(shí)，充分發(fā)揮信息技術(shù)作用，提高員工整體業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德水平，從而提升檔案的管理水平和服務(wù)水平。

4結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)背景下，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理的研究，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，能夠有效提高檔案管理部門(mén)的及時(shí)性和有效性，奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)，為我們企業(yè)的良好發(fā)展提供強(qiáng)大的發(fā)展動(dòng)力。