社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀、問題

閭榮聰

摘 要：社區(qū)檔案管理工作是社區(qū)工作的重要組成部分，檔案中包含的基層治理的工作進(jìn)展、群眾參與社區(qū)生活等多方面內(nèi)容是社區(qū)管理的真實(shí)寫照。盡管這部分工作至關(guān)重要，但在各個社區(qū)的實(shí)際操作中，由于工作觀念、物質(zhì)支持等方面還存在漏洞，工作效果差強(qiáng)人意。本文主要探究社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀問題，并由此提出改進(jìn)對策，力求為推動社區(qū)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程提供參考。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案管理；問題；對策

隨著政府職能轉(zhuǎn)變的不斷加快，社區(qū)建設(shè)受到重視，社區(qū)職能進(jìn)一步強(qiáng)化，其在推動基層民主建設(shè)方面發(fā)揮了巨大的作用，社區(qū)檔案記錄下了這一系列喜人的變化，也直接影響各項(xiàng)工作的持續(xù)開展。目前的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)方式上，制約了檔案資料為社區(qū)發(fā)展進(jìn)一步貢獻(xiàn)力量的腳步。新的發(fā)展形式下，能否準(zhǔn)確看到檔案管理中現(xiàn)存的問題，并采取合理有效的改進(jìn)策略，為城市社區(qū)建設(shè)繼續(xù)服務(wù)，是一大挑戰(zhàn)。

1 當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

1.1 服務(wù)意識較為薄弱

隨著社區(qū)這一主體在政治生活中的地位提升，社區(qū)治理也受到更多重視，社區(qū)檔案開發(fā)和利用的重要性為人們所熟知。檔案管理不光是要記錄、搜集，也不只是讓人們簡單借閱，這些寶貴的資料在服務(wù)人民、助力社區(qū)發(fā)展上應(yīng)該發(fā)揮更大的作用，但現(xiàn)階段針對社區(qū)工作的深層研究和檔案資源的加工卻較少。

1.2 檔案庫藏內(nèi)容單一

想要實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)一步的開發(fā)利用，就需要有豐富的庫藏資源作為堅(jiān)強(qiáng)后盾。各個社區(qū)目前的檔案資源庫存情況卻不容樂觀，大部分社區(qū)存在資源單一、門類不全、類型雷同等情況，比方說，某些社區(qū)重視文字資料的收錄，卻忽視了音頻影響等資料的整理。

1.3 社區(qū)檔案管理制度不完善

社區(qū)檔案管理體系并不完善，很多規(guī)定和制度化要求沒有得到落實(shí)。我國針對檔案管理有很嚴(yán)格明確的規(guī)定，從搜集資料、資料整理加工、檔案入庫保存、對外借閱或者最后銷毀，都有嚴(yán)格的規(guī)定流程。社區(qū)檔案管理走進(jìn)人們視野的時間并不長，相關(guān)工作還要求落實(shí)并不到位。另一方面，檔案外借環(huán)節(jié)涉及到一些并不是專門從事檔案管理的人員，他們對檔案管理工作的諸多要求并不清楚，執(zhí)行起來也沒有一定的制度標(biāo)準(zhǔn)，往往會讓社區(qū)檔案管理規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的約束作用。

1.4 檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

檔案管理工作是一項(xiàng)需要人力資源的重要工作，但在現(xiàn)階段我國的大部分社區(qū)中，并不重視這方面專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。社區(qū)檔案管理是社區(qū)服務(wù)項(xiàng)目中比較容易被忽視的一項(xiàng)，對于很多規(guī)模較小的社區(qū)來說，似乎沒有必要專人專職，即使有負(fù)責(zé)這部分的人員，也是一人身兼數(shù)職，很難專注于檔案管理工作本身；另外，由于人數(shù)少，所以相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)更是寥寥無幾，導(dǎo)致在該崗位上任職的人員專業(yè)水平低，也沒有掌握足夠勝任這項(xiàng)工作的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。。

1.5 工作狀態(tài)比較封閉，硬件設(shè)備不足

社區(qū)檔案管理工作發(fā)展歷史并不長，大多數(shù)社區(qū)還處在摸著石頭過河的階段，而彼此缺乏交流的現(xiàn)狀更是讓社區(qū)的檔案管理工作處在瓶頸期。另一方面，硬件建設(shè)無法適應(yīng)檔案工作需要隨著社區(qū)服務(wù)職能的拓展。很多社區(qū)缺乏專門檔案庫房而不得不采取分散保存的方式，這樣無疑是并不利于檔案分類完整保存的。

1.6 社區(qū)居民檔案登記不完善

社區(qū)是人口密集、人流量較大的地區(qū)，居民數(shù)量多，加之流動人口的影響，容易出現(xiàn)檔案登記不完善的情況，這是客觀情況所造成的檔案登記工作的問題；部分社區(qū)的檔案工作者沒有更新收集居民的基本情況也會出現(xiàn)這種情況。

1.7 文書檔案收集不完整

文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體等在行政管理事物中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而成。包括命令、指示、決定、布告等。社區(qū)文書檔案方面的收集還需加強(qiáng)，對于上級政府部門的指令落實(shí)好是一個方面，也需要及時做好收集工作，作為社區(qū)政治生活的寶貴材料。

2 社區(qū)檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 增強(qiáng)服務(wù)意識，充分利用資源

各社區(qū)需要組織檔案管理相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，對于國家針對檔案整理研究工作的基本要求做到心中有數(shù)；完善本單位的檔案管理制度，建立嚴(yán)格的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)定，力求檔案的收集、整理、保存等環(huán)節(jié)有序。要對與社區(qū)特色相結(jié)合的工作內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)深入的剖析研究，加強(qiáng)檔案的“服務(wù)”之用，開放社區(qū)檔案庫藏目錄，讓有需要的人更好了解檔案的基本情況，以便有針對性的使用。

2.2 豐富檔案內(nèi)容，重視檔案資料的整理匯總

在具體收錄時，一方面需要嚴(yán)格按照規(guī)定，將社區(qū)工作所留下的會議記錄、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報表、聲像材料等進(jìn)行搜集和整理，另一方面則可以增加檔案收集的門類，做出相應(yīng)的創(chuàng)新。比方說，相關(guān)活動獲得的獎牌、收到的錦旗等等。社區(qū)檔案內(nèi)容可以增加一個專門的分類，就是凸顯社區(qū)獨(dú)有特色的活動紀(jì)念資料，這些代表著社區(qū)的發(fā)展脈絡(luò)和創(chuàng)新道路，在收集時應(yīng)該受到重視。

2.3 建立社區(qū)檔案管理新制度，嚴(yán)抓落實(shí)情況

社區(qū)在進(jìn)行制度制定前，首先需要征求社區(qū)居民的意見，并將這件事作為探討的話題周知于民。在執(zhí)行的過程中，從三個主體角度進(jìn)行把握，首先是檔案管理者，要有正確的管理理念，意識到檔案管理工作與其他工作一樣對于社區(qū)發(fā)展意義重大，因而加強(qiáng)管理力度；定期召開會議對該段時間的工作進(jìn)行匯總；加強(qiáng)宣傳力度，讓新規(guī)定迅速傳播。而對于具體的檔案工作人員來說，要將規(guī)章制度熟記于心，并且應(yīng)用在工作中明確每一步的規(guī)范，不做違規(guī)操作。對于檔案借閱者來說，這部分規(guī)定需要引起足夠的重視，在借閱前仔細(xì)了解具體的規(guī)定和要求，做到不違反規(guī)定，不損害資源。

2.4 加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)可以從三個方面入手。第一是任職要嚴(yán)格，力求做到專人專職，在宣傳社區(qū)檔案管理重要性的同時，通過正規(guī)渠道招募專業(yè)檔案管理人員，并在其入職上崗前進(jìn)行系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)和實(shí)踐技能培訓(xùn)。第二則是要為檔案管理工作人員提供自我提升的機(jī)會和平臺，提供最新檔案發(fā)展資料、進(jìn)行專業(yè)講座等方式。第三則是定期對檔案工作人員進(jìn)行考核和績效考評，通過其平常的工作成果以及居民評價等方式來檢測其工作是否合格，這也是激勵工作人員努力提升素質(zhì)的重要舉措。

2.5 加強(qiáng)彼此交流，增加檔案管理相關(guān)經(jīng)費(fèi)

在檔案管理工作中，各個社區(qū)加強(qiáng)彼此交流，對于工作中好的方式方法彼此分享，曾經(jīng)出現(xiàn)的問題則作為前車之鑒，力求不再出現(xiàn)。街道辦事處作為社區(qū)直接的行政管理部門，要關(guān)心和支持社區(qū)檔案工作，切實(shí)做好社區(qū)檔案工作必需的人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、裝具保護(hù)設(shè)備等基礎(chǔ)保障，為社區(qū)檔案工作的開展創(chuàng)造必要的條件。

2.6 加強(qiáng)社區(qū)居民檔案的收集更新工作

社區(qū)檔案工作者需要按時收集并更新原有的居民檔案，隨時了解社區(qū)內(nèi)部的人口流動情況，或者是抓住社區(qū)活動的機(jī)會與居民進(jìn)行交流，這都能獲得更多的居民檔案信息。

2.7 進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案的完善工作

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了福音，現(xiàn)階段，各個社區(qū)需要將數(shù)字化檔案的籌備提上日程。具體來說，一方面注意檔案的電子存檔，其次做好檔案的互聯(lián)網(wǎng)上傳工作，將其上傳至社區(qū)工作網(wǎng)絡(luò)中，會讓檔案發(fā)揮出更重要的作用；最后，嘗試開通各街區(qū)的檔案系統(tǒng)，讓人們實(shí)現(xiàn)足不出戶就能輕松查到相關(guān)檔案信息的愿望。

3 結(jié)語

社區(qū)是在家庭之外的又一層生活環(huán)境，現(xiàn)在也成為政府為轉(zhuǎn)變自身職能極為重要的環(huán)節(jié)。社區(qū)主導(dǎo)的基層民主、黨政重要會議、居民文體娛樂生活等內(nèi)容均是社區(qū)檔案的寶貴資料，不僅將有意義的活動加以記錄，更是為接下來的社區(qū)發(fā)展提供參考，因此，必須重視社區(qū)檔案管理的工作，從人員、理念、體系等各方面展開改革，爭取在變化的大環(huán)境中尋求社區(qū)穩(wěn)定前進(jìn)的新道路。

參考文獻(xiàn)

[1]胡瑞.淺論社區(qū)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與利用中存在的問題與解決問題的對策[M].2014，4：78-80.

[2]杜曉華.檔案管理促社區(qū)發(fā)展之管見.中國城市經(jīng)濟(jì)，2012，2：56-57.