信息化在中小學(xué)檔案管理的應(yīng)用

宋家勝

摘 要：社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，都離不開(kāi)信息技術(shù)。由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集，數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)處理已跟不上社會(huì)的發(fā)展需要。由于中小學(xué)檔案管理要求的不斷提高，顯然傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿(mǎn)足其需要，因此，中小學(xué)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)已迫在眉睫。本文將在中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀、中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)、中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化等方面進(jìn)行簡(jiǎn)單表述。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)檔案管理；信息化；中小學(xué)

這些年，從手機(jī)、電腦等一些電子產(chǎn)品的更新速度中不難看出時(shí)代的進(jìn)步速度之所快，從明星的八卦新聞中不難看出，信息在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的世界中占了多么重要的地位、也不難看出信息的共享性、速度性對(duì)于新聞愛(ài)好者是有多么大的吸引力。極具現(xiàn)代化氣息的信息化普遍應(yīng)用于中小學(xué)的檔案管理中，不僅提高了檔案的利用率，在一定程度上也簡(jiǎn)化了檔案的管理方式，減輕了檔案管理者的工作量，這在無(wú)形中推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這也是檔案管理改革的必然趨勢(shì)。

1 中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)班子尚未意識(shí)到檔案管理的重要性

在以往的檔案管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，還單純的認(rèn)為只要把學(xué)生的成績(jī)搞上去、把學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)達(dá)成，這就算管理好學(xué)校了，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理應(yīng)由檔案管理部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，然，并不知學(xué)校教學(xué)部門(mén)的教學(xué)資料等重要文件不能及時(shí)入檔，造成文件的積壓或丟失，對(duì)檔案的完整性和安全性有多么大的影響。

1.2 檔案的管理方式過(guò)于傳統(tǒng)

就拿“圖書(shū)館找書(shū)這一例子來(lái)說(shuō)”我們?nèi)フ視?shū)，并不知道這本書(shū)有沒(méi)有被借走，或是圖書(shū)館是否收藏了這本書(shū)，我們只能在歸類(lèi)好的書(shū)架上一層一層的找，找到最后，才發(fā)現(xiàn)，圖書(shū)館沒(méi)有這本書(shū)，或是這本書(shū)已經(jīng)被借走了。如果圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)了信息化，我們找書(shū)時(shí)就有了針對(duì)性，我們可以檢索書(shū)名，得知有沒(méi)有被借走，得知該館有沒(méi)有收藏這本書(shū)籍，當(dāng)我們的檢索結(jié)果有我們要找的這本書(shū)籍，我們就可以根據(jù)這個(gè)索書(shū)號(hào)，去對(duì)應(yīng)的樓層，對(duì)應(yīng)的書(shū)架去尋找，這樣既節(jié)省了閱讀者的時(shí)間，又提高了圖書(shū)的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實(shí)現(xiàn)了信息化，如果沒(méi)有建立無(wú)紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無(wú)法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔這一新產(chǎn)物的出現(xiàn)，無(wú)形之中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，當(dāng)在不實(shí)現(xiàn)信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。

1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高

學(xué)校的檔案管理部門(mén)大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來(lái)管理，缺乏具有全日制檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人才，缺乏既具備檔案管理專(zhuān)業(yè)和通曉計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現(xiàn)代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。

2 中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率

檔案管理進(jìn)入信息化和數(shù)字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來(lái)，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復(fù)雜手續(xù)逐漸改變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，在一定基礎(chǔ)上極大的提高了工作效率。

2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命

檔案管理由一開(kāi)始的紙質(zhì)資料逐漸轉(zhuǎn)換為電子資料，紙質(zhì)資料對(duì)保存條件有較高的要求，藏儲(chǔ)地點(diǎn)過(guò)于潮濕，過(guò)于干燥都不符合紙質(zhì)資料的藏儲(chǔ)條件，加上紙質(zhì)資料有個(gè)最大的缺點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)壽命要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的低于電子資料。

檔案管理存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變，并不代表數(shù)字文檔完全替代了紙質(zhì)文檔，而是，現(xiàn)在的檔案管理方式由單一的紙質(zhì)方式逐漸演變?yōu)榧堎|(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的多形式并存的存儲(chǔ)方式。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，使歷史久遠(yuǎn)、具有極高保存價(jià)值的資料得到了有效保護(hù)，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節(jié)省了空間，還為保護(hù)大自然做了貢獻(xiàn)?？梢?jiàn)，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環(huán)境的污染。

2.3 檔案管理方式的改變，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享

中小學(xué)檔案信息不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程，最主要的是學(xué)校檔案的信息能夠服務(wù)于學(xué)校。信息化在中小學(xué)檔案的應(yīng)用，加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)靈活多樣的查詢(xún)手段，使查閱者能在短時(shí)間內(nèi)從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢(xún)結(jié)果更準(zhǔn)確，查詢(xún)速度更快速，從而實(shí)現(xiàn)了資源的共享。網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，學(xué)校都想通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)更好地宣傳自己，因此，每個(gè)學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，檔案信息通過(guò)學(xué)校的網(wǎng)站得到更好地展示，使更多的人了解學(xué)校的發(fā)展歷程，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。

3 中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化

3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理

學(xué)校的規(guī)模大小不能決定對(duì)檔案資料的重視程度，也就是說(shuō)，不管學(xué)校規(guī)模的大小，都應(yīng)該重視檔案管理。因此，有條件的學(xué)校應(yīng)選擇檔案管理專(zhuān)業(yè)，思想素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員來(lái)管理檔案，沒(méi)有條件的學(xué)校，也應(yīng)該找責(zé)任心強(qiáng)，熟悉學(xué)校工作，思想道德方面有較高素養(yǎng)的人員來(lái)負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，逐漸實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和科學(xué)化。

3.2 建立相應(yīng)的規(guī)章制度

檔案管理的信息化不僅是社會(huì)發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實(shí)施，應(yīng)該建立相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的力度。規(guī)章制度的制定要多參考相關(guān)法規(guī)和密級(jí)要求，制定合理的規(guī)章制度。還要做好相關(guān)人員的保密工作，使其能按照規(guī)章制度來(lái)科學(xué)的管理檔案。

3.3 做好安全工作，保護(hù)數(shù)據(jù)安全

檔案管理方式的改變，對(duì)檔案的安全性有了更高的要求。由于檔案信息不能直接讀取，需要依賴(lài)軟硬件設(shè)備，這就使數(shù)據(jù)容易丟失和篡改，而且還容易受病毒的侵襲、破壞的可能性，數(shù)字檔案的保存環(huán)境要在之前紙質(zhì)環(huán)境的基礎(chǔ)上還要做好網(wǎng)絡(luò)上的安全，因此，對(duì)于檔案管理方式的改變，一定要做好數(shù)據(jù)的備份、和病毒防護(hù)等工作，才能更好地保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

在中小學(xué)檔案管理信息化的過(guò)程中有利也有弊。好的一方面可以促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理的科學(xué)化、規(guī)范化，能夠提高資源的使用率、實(shí)現(xiàn)資源的共享、不好的方面，那就是對(duì)檔案管理人員的要求提高了，對(duì)檔案的管理要求也提高了。不管哪一方面，對(duì)中小學(xué)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)都是不能缺少的，只有這樣才能使信息化更完善，更現(xiàn)代化。

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