基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究

摘 要：隨著社會的發(fā)展和科技的進步，教育考試檔案管理工作在實際中變得越來越重要。借助信息化手段做好教育考試檔案管理工作是現(xiàn)在一項值得研究的工作。本文首先對教育考試檔案管理現(xiàn)狀進行分析，提出教育考試檔案管理目前所存在的問題，并針對這些問題提出信息化時代背景下的教育考試檔案管理對策。

關(guān)鍵字：信息化；教育考試檔案；檔案管理

1 前言

教育考試檔案管理是學(xué)校教育考試管理中的一個非常重要的組成部分，考試質(zhì)量的提高和教育質(zhì)量的提升與其有著緊密的聯(lián)系。教育考試與其他社會考試還有一定的區(qū)別，因為教育考試主要指的是學(xué)生的中考、高考還有教師招考等考試，這些考試關(guān)系著考生的命運和前途，因此做好教育考試的檔案管理工作十分重要。

檔案是教育考試組織管理中的憑證，其具有十分重要的價值。作為考生來說，考試檔案是考生參加考試的憑證，對考生以后一些實際問題的解決起到關(guān)鍵性作用。其次，教育考試檔案是對管理機構(gòu)進行責(zé)任認定及查考的憑據(jù)。檔案記錄著整個考試的過程，從考生報名的原始資料開始一直到考試過程中的聲音、圖像、文字等資料。尤其是在信息化程度不斷提高的今天，教育考試檔案管理十分重要，教育考試檔案管理工作是相關(guān)工作人員必須引起重視的工作，采用科學(xué)、信息化的管理方式進行檔案管理工作，只有這樣，教育考試檔案才能發(fā)揮出自身的價值。

2 教育考試檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

二十一世紀(jì)是信息時代，尤其是隨著計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育考試檔案管理工作迎來前所未有機遇和挑戰(zhàn)。由于信息化的進步和發(fā)展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進步，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）除了以往的紙質(zhì)材料檔案，現(xiàn)在又增加了對數(shù)字化檔案的收集、保管和利用。對于一些沒必要長期保護或者保存價值不高的檔案，一般采用電子檔案進行保存，這樣既能夠節(jié)省檔案存儲空間，也能滿足后期查閱的需求。

（2）目前對于教育考試檔案的管理基本已經(jīng)實現(xiàn)計算機管理，建立起基本的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)需要查閱相關(guān)的教育考試檔案時，通過關(guān)鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)教育考試檔案管理中所不具備的。

（3）近些年來，教育考試檔案的利用率不斷增加，對檔案信息資源的開發(fā)和利用也在不斷的積極開展中，這樣才能充分發(fā)揮出教育考試檔案的價值。例如對教育考試檔案進行簡單的統(tǒng)計工作，能夠發(fā)現(xiàn)教育考試管理過程中的一些新問題，針對出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的解決方案，可以在一定程度上促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。

信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進步，對教育考試事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用。但不可否認的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問題，這些問題阻礙著教育考試管理的進一步發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準(zhǔn)確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責(zé)劃分不清，導(dǎo)致很多電子檔案分散在不同部門和個人手中，當(dāng)部門的人事關(guān)系發(fā)生變化或者管理不善等情況發(fā)生時，一些文件資料往往無從獲取，這將為教育考試管理工作帶來很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進一步完善。

第二，教育考試檔案管理工作人員素質(zhì)不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓(xùn)，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過教育考試檔案管理工作促進教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設(shè)和管理對管理人員的計算機水平有較高的要求，但是很多管理人員計算機技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。

第三，在檔案建設(shè)與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統(tǒng)計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。由此導(dǎo)致檔案管理長期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠遠不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位，沒有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統(tǒng)長期不更新。檔案網(wǎng)絡(luò)共享機制還需進一步加強，許多部門都有對教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒有實現(xiàn)信息共享，相關(guān)部門的查閱效率和辦事效率較低，費時費力。

3 信息化背景下的教育考試檔案管理對策

信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流，采用更加先進的管理辦法和管理理念對教育考試檔案進行管理，以更好地促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。

3.1 加強管理人員隊伍建設(shè)

教育考試檔案管理人員負責(zé)具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應(yīng)該建立起一支具備扎實專業(yè)知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對計算機系統(tǒng)、行為心理學(xué)等專業(yè)背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術(shù)，這樣才能更好地為教育考試事業(yè)服務(wù)，做好信息化時代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對現(xiàn)有的人才隊伍進行培訓(xùn)，逐步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而提高教育考試檔案管理水平。

3.2 構(gòu)建考試檔案管理平臺

在教育考試檔案的管理工作中，對檔案信息平臺的功能進行系統(tǒng)地設(shè)計和規(guī)劃十分有必要。例如，在一些高校的教務(wù)處中每一位同學(xué)都有自己的考試成績信息，考試檔案信息平臺能夠與教務(wù)處通過內(nèi)部關(guān)聯(lián)而獲取這些信息，實現(xiàn)資源的共享。這樣一來，無論是教師、學(xué)生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺的建設(shè)過程中分類索引的建設(shè)是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識別，對信息進行管理。另外，信息的查詢權(quán)限也應(yīng)當(dāng)設(shè)置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對教育考試檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，根據(jù)時代的發(fā)展和實際的需要進行一些新業(yè)務(wù)的增加和舊業(yè)務(wù)的刪減，使教育考試檔案管理平臺能夠提供更加快速、準(zhǔn)確、便利的服務(wù)。

3.3 加強教育考試檔案信息化制度建設(shè)

通過加強教育考試的信息化建設(shè)進一步完善教育考試檔案的管理制度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)需要我們制定新的管理制度對檔案進行管理。對檔案的管理范圍和職責(zé)進行明確的制定和劃分，建立一套科學(xué)的、體現(xiàn)時代特點的現(xiàn)代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設(shè)，首先要提高需要提高相關(guān)人員對檔案的認識，使工作人員和考生認識到檔案的重要性，調(diào)動起全員的積極性進行檔案管理信息化建設(shè)。其次，信息化建設(shè)需要投入大量的資金進行硬件的購置、系統(tǒng)和軟件的研發(fā)。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統(tǒng)計學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開展工作，在信息收集和統(tǒng)計過程中應(yīng)對按照檔案性質(zhì)進行分類，便于在后期進行數(shù)據(jù)比對，加強數(shù)據(jù)的分析，為學(xué)校決策提供依據(jù)。

3.4 實現(xiàn)信息化檔案網(wǎng)絡(luò)共享

學(xué)校中與學(xué)生教育和管理的部門有很多，每一個部門都有對教育考試檔案的利用需求。舉例來說，學(xué)生的作弊檔案是很多學(xué)院和部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進行查閱，那么勢必會導(dǎo)致工作效率低下。針對這種現(xiàn)象，教育考試檔案管理部門可以將相關(guān)的教育考試檔案數(shù)據(jù)進行上傳，利用學(xué)校的校園網(wǎng)絡(luò)，開放教育考試檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，定期或者長期開放部分教育考試檔案數(shù)據(jù)供各部門查閱。這樣有教育考試檔案信息需求的部門可以直接利用網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)及時進行信息的獲取，節(jié)約大量的時間，大大提高了辦事效率。

4 結(jié)語

信息化時代背景下的教育考試檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何順應(yīng)時代潮流，利用信息化技術(shù)和計算機手段進行更加科學(xué)高效的教育考試檔案管理工作是一項重要課題。教育考試檔案管理工作中難免會出現(xiàn)各種各樣、十分復(fù)雜的問題，我們只需對實際情況進行分析，轉(zhuǎn)變管理理念，采用更加完善的管理機制和更加先進的技術(shù)手段，教育考試檔案管理工作一定會有長遠的發(fā)展和進步。

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作者簡介

潘純瑤（1975-），女，江蘇省蘇州人，本科，畢業(yè)于華中師范大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。