“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，對推進(jìn)檔案信息電子化的思考

在企業(yè)科學(xué)發(fā)展，安全發(fā)展的進(jìn)程中，檔案在記錄企業(yè)發(fā)展歷史、傳承企業(yè)優(yōu)秀文化，解決歷史遺留問題中，有獨特的價值和作用。由此可見，檔案工作已越來越深入地滲透到企業(yè)發(fā)展方方面面，是企業(yè)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，所以可以說檔案既是企業(yè)發(fā)展演變的歷史見證，也是各項工作發(fā)展的重要憑證和依據(jù)，還是企業(yè)共有的財富。重視檔案工作中形成、積累、歸檔等基礎(chǔ)性工作，想方設(shè)法提高借閱、利用的科學(xué)性和便捷性，使其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理中發(fā)揮更大作用，不僅是檔案工作者，也是企業(yè)整體發(fā)展中必須重視且破解的難題。

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和科技的發(fā)展，信息化建設(shè)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。“互聯(lián)網(wǎng)+”很快成了人們熱議的話題，很多行業(yè)、很多能人都在琢磨那個“+”號后面的內(nèi)容。所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”是指“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”。大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”，是滿足工作需求的一種方式，也是新常態(tài)下企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級的一個重要方向。各行各業(yè)，各個崗位紛紛試水，檔案工作者在信息化建設(shè)中同樣看中了互聯(lián)網(wǎng)這個大平臺。因為企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案信息資源，真實記錄了企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程。這些檔案資料對于企業(yè)發(fā)展具有十分重要意義。那么，能不能把傳統(tǒng)的屬于文書工作的檔案管理納入信息時代“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，破解這個難題，我認(rèn)為需要從以下三方面思考。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須樹立檔案信息電子化理念

1、什么是檔案信息電子化。

所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。

2、檔案信息電子化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展催生的產(chǎn)物

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化、無紙化的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，才能為企業(yè)提供更為完善便捷的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須充分認(rèn)識檔案信息電子化必要性

1、檔案信息電子化可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前大多數(shù)企業(yè)檔案室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、檔案信息電子化可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息查詢工作模式是：選題—選材—查詢—記錄，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜尋利用有效信息。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息給檔案工作者造成大量重復(fù)勞動，浪費了企業(yè)大量人力物力。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。在企業(yè)發(fā)展中，檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化可以發(fā)揮超前決策參謀的作用。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須在檔案信息電子化的進(jìn)程中有新作為

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢為人先，敢于嘗試，有點開拓精神，富于進(jìn)取創(chuàng)新。要勇于克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習(xí)慣，尤其要摒棄“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案無關(guān)的觀念，事實上，互聯(lián)網(wǎng)時代一切都與網(wǎng)絡(luò)息息相關(guān)。我們要積極接受新事物，努力適應(yīng)新情況，切實形成新思維，把“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”當(dāng)作檔案工作“新常態(tài)”的重要內(nèi)容，要有當(dāng)回“創(chuàng)客”過把癮的思想，圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，去思考、去籌劃、去實踐。如果我們“搭”不上“互聯(lián)網(wǎng)”這個平臺，那就要錯過一次信息時代自身發(fā)展的絕佳機(jī)遇。

2、要“能”?！澳堋本褪悄茏?、能成，有能力，有東西?！澳堋睆?qiáng)調(diào)更多的是“資質(zhì)”。這個“資質(zhì)”，一是能搭上?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”決不是一點門檻沒有、誰想搭就能搭的，就拿檔案來說，沒有數(shù)字化的檔案是不可能搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”這個平臺的，何況檔案還需要鑒定、解密。單就檔案信息化建設(shè)來說，距離“互聯(lián)網(wǎng)+”的差距就相當(dāng)大。二是得存“貨”多?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”其實就是信息大平臺，如果沒有海量的信息，怎么讓網(wǎng)民去搜索瀏覽呢？所以，要想實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的目標(biāo)，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”?？梢?，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)多么重要。三是要根據(jù)企業(yè)特點，搞好指導(dǎo)、咨詢和培訓(xùn)，并為企業(yè)制定檔案信息電子化相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，循序漸進(jìn)，引向規(guī)范。

3、要“會”。“會”就是有手段、講方法，“會”的中心是搞好服務(wù)。別以為“互聯(lián)網(wǎng)+”是神龍見首不見尾，大家誰也看不見誰就可以不講究服務(wù)質(zhì)量，甚至搞點歪門邪道。事實上，在這里更講究服務(wù)至上?；ヂ?lián)網(wǎng)的“用戶思維”必須到位，這與市場法則是非常契合的，仍然遵從“用戶至上”與“顧客就是上帝”的法則，只是在互聯(lián)網(wǎng)這個平臺上，市場法則更加透明、更加有序、用戶眼更尖而已，不遵從市場必然被淘汰。具體到我們檔案服務(wù)，面對“互聯(lián)網(wǎng)+”這個“風(fēng)口”，紙質(zhì)檔案下的服務(wù)模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)，怎么開發(fā)諸如微博、微信、QQ等多種網(wǎng)絡(luò)背景下的服務(wù)形式傳遞檔案信息，最大限度、最快速、便捷地服務(wù)企業(yè)，做到科學(xué)便捷，這才是我們努力的方向。

從“互聯(lián)網(wǎng)+”看檔案，我們看到的是機(jī)遇，更看到的是差距，是新常態(tài)“風(fēng)口”下需要更多付出的一條艱辛之路！

作者簡介

溫耀萍（1975-），山西省長治市武鄉(xiāng)縣，天脊煤化工集團(tuán)股份有限公司環(huán)保能源管理部。