如何提升辦公室檔案文書管理工作

陳麗

摘要：本文首先從辦公室檔案文書管理工作特點分析入手，隨后在基于筆者研究及實踐情況下探討了一些提升此項工作的策略。

關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理工作；提升策略

一、辦公室檔案文書管理工作特點分析

（一）工作重點在于資料的收集與保存

檔案是對歷史資料數(shù)據(jù)的真實記載，給使用者借鑒與引用歷史資料提供了便利。此外，辦公室檔案文書管理主要是采用實質(zhì)或紙質(zhì)等載體來記載所發(fā)生的事、物、過程，以及管理有關書報、文件資料等。其具有安全性與完整性的特點，在實際管理過程中其主要手段是將檔案一一分類歸入檔案室，而其管理的重點在于對資料的收集、保存、管理、編目編冊、借閱。

（二）檔案文書應用于文書工作，也形成于文書工作

文書管理工作內(nèi)容主要在于收集、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦文件等，后期工作在于對文件進行整理、立卷以及歸檔。由此可見，檔案形成于文書工作，并以此為基礎來收集、統(tǒng)計、整理、鑒定、存儲、保管、檢索文件。所以可以看出檔案的工作質(zhì)量在很大程度受檔案文書質(zhì)量的影響。

（三）辦公室檔案文書種類多樣

辦公室檔案文書能夠?qū)⒃搯挝坏墓ぷ髑闆r真實、全面的記載下來，包括了會計檔案、科技檔案、行政檔案以及特殊檔案等內(nèi)容，因此其內(nèi)容多樣，具有多樣性的特點。不僅如此，還包括了該單位和上級有關單位下發(fā)的各類“紅頭文件”以及與單位有關的電子檔案、照片、責任書、協(xié)議以及各類合同等。

二、提升辦公室檔案文書管理工作的策略

（一）建立起規(guī)范的辦公室檔案文書管理制度

對任何一項工作來說規(guī)范的制度是確保其有效開展的重要舉措，辦公室檔案文書管理工作同樣如此。目前不少企業(yè)或單位在辦公室檔案文書管理中常常將其它們分成兩塊（檔案與文書），并由兩個不同部門負責。但從實踐來看，這種辦公室檔案文書管理模式存在一個很大的弊端，那就是檔案管理部門在文件前期管理中無法參與進去，這樣一來會影響到辦公室文書地有效管理及其使用。對此在辦公室檔案文書管理規(guī)范制度建立上，首先我們需要將文件前期管理職責并到檔案部門工作中去，這樣一來有助于文件管理得以形成從出來、歸檔以及查閱使用全過程的統(tǒng)一化管理。其次在辦公室檔案文書管理其他制度建立上，各企業(yè)或單位務必要在充分結(jié)合自身工作內(nèi)容實際、檔案文書使用情況以及管理要求等分別就收集、整理、歸檔以及查閱等多個環(huán)節(jié)制定出針對性的制度。比如在辦公室檔案文書收集制度建立上，我們除了要限定好收集時間長短外，收集標準以及根據(jù)重要性或優(yōu)先度進行分析都應當在制定中予以充分明確。

（二）重視收集檔案文書工作

在辦公室檔案文書管理工作中一項最為基礎，同時也是最重要的工作就是資料的收集。只有對收集檔案文書工作予以重視并加以規(guī)范，方可以獲得良好的管理效果。具體可從如下幾方面著手：第一，對檔案文書范文進行規(guī)范，合理收集、分類與保管檔案文書。并且還需確保所收集文化檔案具有規(guī)范的格式，且字跡清晰，在整理、分類與保管檔案文書時必須要嚴格按照檔案文書類目來進行。第二，對收文、行文程序進行規(guī)范。應當要統(tǒng)一管理與保管辦公室檔案文書，所以要統(tǒng)一規(guī)范各類文化的文件選用、編號、主題詞、正文以及附件，且切實根據(jù)相關規(guī)定予以落實，為整理與使用檔案文書提供便利。第三，目錄編號。建立合理的檢索，且有效運用計算機信息技術(shù)，建立計算機檢索體。同時還應大力引進各類管理軟件，實現(xiàn)并完善辦公室檔案文書管理的自動化。

（三）增加辦公室檔案文書管理工作投入

辦公室檔案文書管理工作地高效開展離不了諸如專業(yè)軟件、計算機設備以及存儲場地等軟硬件設施，因而這就要求各企業(yè)或單位應當適當增加此方面的投入。首先要加強領導對于辦公室檔案文書管理的認識及重視，這樣一來才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企業(yè)或單位要根據(jù)自己辦公經(jīng)費情況以及檔案文書管理工作高效開展的需要列出基于經(jīng)濟能力范圍內(nèi)所能采購的錄入設備、管理軟件等軟硬件設施，之后進行購買安裝調(diào)試。這樣一來通過基于辦公經(jīng)費承受范圍內(nèi)適當增加辦公室檔案文書管理工作投入為其高效地開展打下堅實的基礎。

（四）對檔案文書管理模式進行創(chuàng)新

部分檔案文書管理人員傳統(tǒng)觀念較強，沒有和時代發(fā)展相同步，其往往是被動收集檔案，在實際工作開展過程中常常都是等待、整理，有些部門不能將資料檔案準時送至相關部門，在一定程度上造成資源流失。在新時代發(fā)展背景下，應當要對檔案文書管理模式進行積極創(chuàng)新，將以往的被動方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，主動對檔案資料進行收集，且在領導的引導下增進和其他部門的交流與聯(lián)系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性與連續(xù)性進行了解與掌握，防止出現(xiàn)資源失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作是一項發(fā)展性工作，在事件不斷發(fā)展過程中其也會出現(xiàn)相應變化。因此，企業(yè)領導可合理增加人力與資金的投入，建立起去企業(yè)需求相符的管理系統(tǒng)，以切實防止由于人為因素而引起的疏漏，進而保證能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價值，為服務中心各項業(yè)務的有序開展奠定堅實的基礎。

（五）提升辦公室檔案文書管理人員專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)

辦公室檔案文書管理人員作為此項工作實施的主體，他們的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)高低會對此項工作開展的效率性以及質(zhì)量等有著很大的影響，為此各企業(yè)或單位應當從以下兩個方面做好其專業(yè)技能及綜合素質(zhì)地提升。首先，各企業(yè)或單位管理者要根據(jù)各辦公室檔案文書管理工作人員所負責的內(nèi)容以及此項工作的要求分別制定出包括職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎理論與技能培訓、信息技術(shù)培訓、現(xiàn)代化管理方法以及技術(shù)培訓等計劃，之后定期組織他們開展教育培訓。與此同時，為了確保所制定的教育培訓計劃能夠切實地提升辦公室檔案文書管理人員專業(yè)技能，筆者建議各企業(yè)或單位應當建立起與績效相掛鉤的成績考核機制，如此一來在激發(fā)他們學習積極主動性情況下確保其專業(yè)技能得以提升。其次，由于辦公室檔案文書牽涉到企業(yè)或單位的機密信息，因而這就要求工作人員必須要有良好的良好道德素質(zhì)以及保密意識。為此，各企業(yè)或單位在教育培訓中應當增加諸如《檔案法》等方面的法律法規(guī)宣傳教育，這樣一來為提升辦公室檔案文書管理人員良好道德素質(zhì)及保密意識奠定基礎。

參考文獻：

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