微信平臺在財務(wù)報銷管理中的應(yīng)用與實(shí)踐

陳瑜

（國網(wǎng)浙江青田縣供電公司，浙江麗水323900）

【摘要】隨著財務(wù)集約化深化應(yīng)用，國網(wǎng)青田縣供電公司結(jié)合工作實(shí)際，圍繞與財務(wù)相關(guān)的人員接觸最多的報銷環(huán)節(jié)，編寫出員工報銷手冊，并且創(chuàng)新性的運(yùn)用微信平臺，開發(fā)報銷微助手，解決了員工財務(wù)知識需求量大、財務(wù)人手不足”等問題，取得了財務(wù)管理“由粗放管理轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化管理、由職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)流程管理、由單業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻I(yè)務(wù)協(xié)同處理、由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊幚怼钡膶?shí)效化成效。

【關(guān)鍵詞】微信平臺；財務(wù)管理；報銷

在電網(wǎng)改革大背景下，供電企業(yè)系統(tǒng)財務(wù)工作日益向“信息化、精益化”的方向快速發(fā)展，不僅要求財務(wù)從業(yè)人員的工作具有更高的效率，同時也要求與財務(wù)相關(guān)的人員具備相當(dāng)?shù)呢攧?wù)知識和平臺應(yīng)用能力。然而，對縣級供電企業(yè)財務(wù)部門而言，卻始終存在著兩個方面的桎梏：一是受歷史因素影響，縣級供電企業(yè)相當(dāng)一部分員工的第一學(xué)歷層次較低，他們的再學(xué)習(xí)能力和動力相對有限，無法可控的實(shí)現(xiàn)“具備相當(dāng)?shù)呢攧?wù)知識和平臺應(yīng)用能力”的要求；二是“三集五大”體系建設(shè)后，縣級供電企業(yè)財務(wù)部門的人員編制進(jìn)一步壓縮，在本就繁重的“關(guān)口把控”壓力下，財務(wù)人員往往有相當(dāng)一部分精力和時間損耗在了部分員工重復(fù)的問題咨詢和錯誤修改上，從而直接影響到財務(wù)管理的工作效率。

一、青田公司財務(wù)報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀調(diào)查研究

在會計基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)活動的自查階段，國網(wǎng)浙江青田縣供電公司財務(wù)部著重開展了調(diào)查活動，分別針對財務(wù)專職人員和非財務(wù)專職人員進(jìn)行了調(diào)查，以期公司內(nèi)部能協(xié)調(diào)推進(jìn)創(chuàng)優(yōu)活動。

從調(diào)查的數(shù)據(jù)反饋來看，財務(wù)人員每天接受咨詢的次數(shù)高達(dá)12次，而且基本上是針對不同的員工回答相同的內(nèi)容。報銷單據(jù)合格率較低，基本上維持在80%以下，財務(wù)人員需要將這些不合格的單據(jù)退回，導(dǎo)致員工報銷時間加長。針對以上問題，我們發(fā)現(xiàn)，員工對于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還不夠適應(yīng)，需要進(jìn)一步的指導(dǎo)。根據(jù)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)員工對于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的操作還不是很熟練，希望有一套自助查詢系統(tǒng)，能夠隨時咨詢網(wǎng)上報銷等財務(wù)問題。

二、提升報銷管理效率的主要做法

在調(diào)查的基礎(chǔ)上，國網(wǎng)浙江青田縣供電公司財務(wù)部認(rèn)真梳理調(diào)查反饋情況，并最終將目前會計基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵點(diǎn)聚焦于“財務(wù)報銷知識的有效傳播”之上。鑒于此，青田公司財務(wù)部組建了小組，制定“提高財務(wù)報銷一次性合格率”QC課題，專門針對自查結(jié)果精細(xì)制定了相應(yīng)的整改方案。

（一）保障內(nèi)容全面性

主要從兩個方面搜集整理相關(guān)內(nèi)容：一是從財務(wù)專職人員側(cè)，由財務(wù)專職人員整理需要向其他人員宣傳和培訓(xùn)的知識點(diǎn)；二是從非財務(wù)專職人員側(cè)，由各部門人員報送需求，再由財務(wù)專職人員予以整理和匯編。以此保證知識點(diǎn)的全覆蓋。

（二）保障信息安全性

主要制定了三項措施：一是所有放入微信公眾平臺的信息均需由財務(wù)資產(chǎn)部初審，并提供公司保密委員會復(fù)審；二是所有加入微信公眾平臺的人員均需經(jīng)過身份初驗，并以電話方式進(jìn)行核驗，杜絕非系統(tǒng)外人員加入系統(tǒng)平臺；三是杜絕財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)平臺，確保安全可靠性。

（三）建立微信主界面

遵循“界面友好性”理念，在微信公眾平臺“報銷微助手”首頁設(shè)置了三大功能：一是報銷指南，囊括了“如何報銷系統(tǒng)”、“常見費(fèi)用報銷”、“如何查詢單據(jù)”、報銷大修項目、如何審批單據(jù)等五項指引；二是費(fèi)用規(guī)范，囊括了附件掃描規(guī)范、常見類型查詢、常見系統(tǒng)問題、使用幫助文檔等四項指引；三是財務(wù)相關(guān)，囊括了3G微網(wǎng)站、財務(wù)公告欄、發(fā)票真?zhèn)尾轵?、財?wù)基礎(chǔ)知識、財務(wù)知識問答等五項功能，以此實(shí)現(xiàn)員工在一進(jìn)入微網(wǎng)站首頁時，便能準(zhǔn)確定位到相關(guān)知識大項中，既而搜尋所需要的具體知識。

搭建“3G”網(wǎng)站。遵循“功能強(qiáng)大性”理念，同時進(jìn)一步體現(xiàn)“人機(jī)互動性”，我們在3G微網(wǎng)站的首頁進(jìn)一步羅列了幾乎所有與員工關(guān)聯(lián)性較大的“常見報銷”及“報銷知識”欄目，共包含31項子菜單，當(dāng)員工一進(jìn)入3G微網(wǎng)站便能進(jìn)一步準(zhǔn)確、精確的定位到自己所要了解的菜單上，增強(qiáng)了員工在使用過程中的總體體驗。

（四）優(yōu)化整體功能

在3G微網(wǎng)站中開設(shè)了“發(fā)票真?zhèn)尾樵儭?、“公積金查詢”、“天氣查詢”、火車查詢、個稅計算器、汽車違章查詢、照片墻等功能，使財務(wù)報銷知識傳播創(chuàng)新在貼近企業(yè)工作的同時，貼近員工日常生活。

營造互動氛圍。在“報銷微助手”微信公眾平臺的財務(wù)報銷知識傳播創(chuàng)新中，人機(jī)互動主要是通過微信對話框向系統(tǒng)發(fā)送關(guān)鍵詞，由系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置自動反饋相應(yīng)的知識點(diǎn)；人人互動主要體現(xiàn)在“財務(wù)知識問答”中，我們目前設(shè)置了留言功能。當(dāng)員工遇到問題時，向系統(tǒng)提問，由后臺人工審核，再顯示在問答板塊上，供其他員工分享解決經(jīng)驗，并以此完成知識積累。

（五）提升鞏固

為進(jìn)一步促使非財務(wù)專職員工使用好“報銷微助手”公眾微信平臺，財務(wù)部精心制作了財務(wù)報銷手冊。財務(wù)部根據(jù)《會計法》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則》、《企業(yè)財務(wù)通則》、《國網(wǎng)公司會計核算手冊》、《浙江省電力公司會計核算手冊》等財經(jīng)法規(guī)和相關(guān)管理辦法，以及零散于其他各種大大小小文件的內(nèi)容，進(jìn)行分析、整理，最終將“你報銷，我引路”編制成冊。手冊共分為五個部分內(nèi)容，分別為：網(wǎng)上報銷系統(tǒng)操作指南、費(fèi)用報銷規(guī)范、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)常見問題解答、發(fā)票取得與真?zhèn)尾轵?、國網(wǎng)浙江青田縣供電公司資金審批辦法。

三、應(yīng)用情況

自財務(wù)報銷知識傳播創(chuàng)新成果運(yùn)用以來，9至11月份累計357名公司員工加入報銷微助手微信平臺。據(jù)公眾平臺后臺數(shù)據(jù)分析顯示，該平臺日均回復(fù)咨詢數(shù)超100余條。公司報銷單據(jù)的正確性和及時性明顯提高，領(lǐng)導(dǎo)審批更加順暢，企業(yè)費(fèi)用發(fā)生較為均衡，財務(wù)憑證更為規(guī)范。報銷憑證一次性合格率均在95%以上，財務(wù)專職人員人均月接受咨詢次數(shù)到20次以下，實(shí)現(xiàn)課題目標(biāo)。在減少了咨詢成本、交通成本，減輕財務(wù)人員工作量的同時，財務(wù)人員可以騰出時間加強(qiáng)會計監(jiān)督，為企業(yè)管理建言獻(xiàn)策，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)、穩(wěn)健發(fā)展。

四、結(jié)語

“報銷微助手”具有一體化、綜合化、多樣化、完整化、權(quán)威化、形象化的功能特點(diǎn)，全面充分展示了員工在財務(wù)報銷等過程中所需要的財務(wù)知識，實(shí)現(xiàn)了落實(shí)依法治企、提高了財務(wù)工作質(zhì)量的要求、有效推動了會計基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)活動的開展。在“人財物集約化”的當(dāng)下，青田公司“報銷微助手”的理念可以在諸如安全管理及其他專業(yè)上得以更為廣泛的推廣前景及應(yīng)用價值。