現(xiàn)代化水利檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與思考

范靜?お?

[摘要]在水利工程建設(shè)中的各個生命周期都需要專業(yè)技術(shù)人員對水利事務(wù)進(jìn)行詳細(xì)和真實(shí)的記錄，即水利檔案，對水利工程建設(shè)和水利工程的后期運(yùn)營來說都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)際價值。而現(xiàn)代化的水利檔案管理需要加強(qiáng)信息化管理，充分發(fā)揮現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的作用和價值，提高水利檔案管理的信息化水平，促進(jìn)水利檔案的規(guī)范化和信息化管理。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代化；水利檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

[DOI]1013939/jcnkizgsc201721203

隨著我國知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)和科技水平得到不斷發(fā)展和進(jìn)步，但與此同時，我國水利檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，突出水利檔案管理內(nèi)涵。由于檔案管理工作直接反映了水利工程建設(shè)及維護(hù)的各個過程，為水利工程的建設(shè)及工程決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，對水利工程自身效益發(fā)揮和運(yùn)行安全來說都發(fā)揮著重要的作用。[1]其中水利檔案管理中的維修養(yǎng)護(hù)檔案對水利工程維修養(yǎng)護(hù)管理工作具有重要作用，因此需要將其作為系統(tǒng)化工作，希望水利檔案管理人員引起重視，促進(jìn)水利檔案管理工作的規(guī)范化。本文就根據(jù)水利檔案管理工作中的不足之處，對現(xiàn)代化水利檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展問題進(jìn)行研究與分析。

1水利檔案管理的不足之處

11檔案管理工作重視程度不足

在水利檔案的實(shí)際管理工作中，水利部門的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作并未引起足夠的重視，甚至有些人認(rèn)為，檔案管理作為一種服務(wù)的手段，并不能為水利部門產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，缺乏開發(fā)和利用的價值，因此在對檔案設(shè)備更新或經(jīng)費(fèi)投入中存在嚴(yán)重的投入不足。[2]長此以往，不僅使單位員工忽視檔案管理工作，對檔案的規(guī)范化管理造成影響，甚至還會導(dǎo)致水利檔案資料的流失或混亂的情況，檔案管理現(xiàn)代化水平也難以得到有效提高。

12水利檔案管理人員素質(zhì)較低

在部分水利部門中，水利檔案的管理人員多是由體弱多病人士，或是臨時抽調(diào)人員負(fù)責(zé)水利檔案的管理工作，甚至部分檔案管理工作人員同時身兼數(shù)職，難以進(jìn)行專業(yè)的水利檔案現(xiàn)代化管理。有些單位中對檔案管理人員并沒有進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案理論知識，難以保障水利檔案的規(guī)范化管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，對水利檔案開發(fā)與利用造成了嚴(yán)重的影響，不利于為水利工程建設(shè)提供準(zhǔn)確的依據(jù)，其經(jīng)濟(jì)效益和社會價值也難以發(fā)揮出來。

13缺乏健全的水利檔案管理制度

由于水利部門的領(lǐng)導(dǎo)人員忽視水利檔案管理工作，在制度建設(shè)時缺乏健全的水利檔案管理制度，體制建設(shè)存在不足，導(dǎo)致在水利檔案管理中無章可循，水利檔案管理質(zhì)量和管理水平不能得到保障，從而也會導(dǎo)致水利工程的建設(shè)缺乏準(zhǔn)確、有序的資料作為其依據(jù)和有效支撐。[3]在制度的制定過程中，對市場稽查制度、工程監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度及招投標(biāo)制度中都存在不完善之處，在水利工程建設(shè)后期容易出現(xiàn)問題，造成無法可依和無章可循的局面，對水利工程建設(shè)及水利事業(yè)的發(fā)展造成深遠(yuǎn)的影響。

2現(xiàn)代化水利檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展策略與思考

21加大資金投入，為現(xiàn)代化水利檔案管理搭建平臺

隨著信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生，人們傳統(tǒng)的生活方式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。在檔案管理中，傳統(tǒng)的手寫筆錄工作難以適應(yīng)時代發(fā)展的要求，檔案存在形式由傳統(tǒng)的文字和圖表形式發(fā)展為電子檔案，如光盤軟盤、音像制品等，而對電子檔案的分類和存儲是現(xiàn)代化水利檔案管理的重點(diǎn)，需要采用現(xiàn)代化先進(jìn)的信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備加強(qiáng)檔案的管理，在這一背景下需要加大對檔案管理設(shè)備的資金投入力度。[4]水利部門要進(jìn)行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，開發(fā)出水利檔案管理的專用數(shù)據(jù)庫，將各個部門之間實(shí)行統(tǒng)一化管理，建立有序的檔案管理局面，最大化地提高人力、物力及財力資源的利用率，在新時期下實(shí)現(xiàn)水利檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理與科學(xué)化管理，為今后的檔案資源開發(fā)、資源共享等工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

22順應(yīng)時代的要求，促進(jìn)現(xiàn)代化水利檔案管理的實(shí)現(xiàn)

管理人員需要積極推陳出新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，掌握檔案管理的規(guī)律性，并樹立起現(xiàn)代化的管理意識，從科學(xué)的角度進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理。此外，水利檔案的管理人員還應(yīng)積極更新舊的管理觀念，從工作職能上來說是要將傳統(tǒng)管理型轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型，從服務(wù)的角度出發(fā)，通過不斷完善服務(wù)的方式來實(shí)現(xiàn)對水利檔案的管理工作，從而不斷完善水利檔案的管理工作。另外，還需要強(qiáng)化水利檔案管理人員的創(chuàng)新意識和質(zhì)量意識，管理人員需要對水利檔案的整個生命周期進(jìn)行嚴(yán)格控制，并把握好各個環(huán)節(jié)，實(shí)行持續(xù)的水利檔案質(zhì)量管理，避免在水利檔案的采集和整理過程中存在差錯。

23檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理的技術(shù)含量得到提升

在現(xiàn)代化水利檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要基礎(chǔ)，能有效實(shí)現(xiàn)對水利檔案的業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過計算機(jī)來輔助水利檔案管理工作，還能促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，通過計算機(jī)來分析檔案的內(nèi)容，并對檔案資料和資源進(jìn)行加工或組織，致使原始的資料和檔案信息轉(zhuǎn)換為適應(yīng)于計算機(jī)存儲和輸入的一種形式，在計算機(jī)對檔案目錄進(jìn)行檢索和檔案信息的輸入輸出及利用提供前提條件，才能做好檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。

24提高水利檔案管理信息的安全防范水平

在現(xiàn)代化水利檔案管理的過程中，主要是通過計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)行現(xiàn)代化管理，而水利檔案管理信息的安全防范工作是其管理工作的重要內(nèi)容之一。提高水利檔案管理信息的安全防范水平，主要體現(xiàn)在多個方面，如要加強(qiáng)對檔案機(jī)房的防盜門窗的安裝，對機(jī)房鑰匙需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，并對水利檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行加密，避免檔案信息的丟失；當(dāng)用戶在錯誤操作的情況下，信息系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行提示或警告；與此同時，應(yīng)該在檔案機(jī)房中配備空調(diào)及不間斷的電源，避免系統(tǒng)運(yùn)行溫度過熱或突然斷電造成數(shù)據(jù)丟失。但需要注意的是，在機(jī)房中一般不應(yīng)鋪設(shè)地毯，防止復(fù)印機(jī)靜電效應(yīng)的產(chǎn)生；在檔案機(jī)房的計算機(jī)中安裝防病毒卡，或是采用專門的查殺病毒軟件，定期進(jìn)行病毒查殺等，還要對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢測，避免計算機(jī)遭受病毒入侵，造成大量信息及數(shù)據(jù)流失；對于重要的數(shù)據(jù)文件和系統(tǒng)文件需要進(jìn)行定期備份，針對數(shù)據(jù)文件而言應(yīng)及時拷貝每天輸入的數(shù)據(jù)；針對檔案的數(shù)據(jù)盤或系統(tǒng)盤應(yīng)貼上保護(hù)的標(biāo)簽，提示所有水利檔案管理人員注意對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保護(hù)，使檔案管理人員信息安全意識得到進(jìn)一步提高和加強(qiáng)，水利部門需要定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和安全知識宣傳教育工作，切實(shí)保障水利檔案的信息和數(shù)據(jù)不會有丟失或遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。

25加強(qiáng)水利檔案的服務(wù)意識

傳統(tǒng)工作模式重管理、輕服務(wù)，而現(xiàn)代化工作模式從傳統(tǒng)封閉式的工作模式中發(fā)生轉(zhuǎn)變，形成開放型的模式，重視服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識的提升。現(xiàn)代化水利檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要適應(yīng)于新時期下水利事業(yè)的改革與發(fā)展形勢，加強(qiáng)檔案服務(wù)的意識，積極拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，將水利檔案管理工作重心轉(zhuǎn)變到水利事業(yè)提供服務(wù)的發(fā)展方向上來，這也是現(xiàn)代化檔案管理的要求，是水利檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)。

3結(jié)論

現(xiàn)代化水利檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是水利事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。由于水利檔案管理工作是水利事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，為水利工程建設(shè)和水利事業(yè)發(fā)展提供切實(shí)的依據(jù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和價值?，F(xiàn)代化的水利檔案管理工作采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，吸納先進(jìn)的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)水利檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理和科學(xué)化管理。

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