學(xué)校辦公室文檔管理存在的問題及對策探析

劉懷珍

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，文檔管理的模式、系統(tǒng)、方法等都發(fā)生了變化，文檔管理的效率較以前有了明顯的提高，文檔從保存到管理使用有了科學(xué)的系統(tǒng)。在新的歷史條件下如何更進(jìn)一步地提高學(xué)校辦公室文檔管理的水平和能力，成為辦公室文檔管理人員必須思考的現(xiàn)實課題。

【關(guān)鍵詞】文檔管理 管理模式 管理方法

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.13.192

當(dāng)前絕大部分學(xué)校為了追求教務(wù)管理的實效性，大都設(shè)置了教務(wù)科、學(xué)生科、后勤部、伙食科、資助管理科等具體的部門科室。這些科室每學(xué)期都需要積累大量的文檔，對于這些文檔的處理有些科室選擇了盲目、隨意處理的方式，將大量的文檔堆積在一起，沒有分類，也沒有做科學(xué)的處理就存放了起來。久而久之，這些文檔就隨著歲月的流逝而流失掉了。因此，本文就學(xué)校辦公室文檔管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題提升文檔管理工作的路徑展開討論。

一、學(xué)校辦公室文檔管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）管理的條塊化分割較為明顯，為文檔的收集和整理工作帶了潛在的壓力

對于學(xué)生而言最為核心的文檔是學(xué)籍，目前每個學(xué)校都有專門的人員管理學(xué)生的學(xué)籍，但是受過專業(yè)化培訓(xùn)的人員卻很少，對于學(xué)生有關(guān)學(xué)籍管理的文檔的保全、使用、整理等方面都存在很大的盲目性和隨意性。學(xué)校的行政管理的條塊化分割雖然有助于教務(wù)管理工作的高效運行，但是在文檔的管理方面卻存在很大的隔閡，需要不斷的加強(qiáng)部門之間的交流協(xié)作。

（二）缺乏硬件設(shè)施導(dǎo)致文檔管理工作徘徊不前

通常在中學(xué)階段，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對文檔管理工作不重視，致使文檔管理工作既沒有制度性的安排，也沒有相應(yīng)的硬件設(shè)施，幾個檔案柜、幾名業(yè)余的管理人員就構(gòu)成了文檔管理工作的全部。對重要的文本資源的留存沒有清晰的制度設(shè)計，沒有專門的人員對重要的文檔負(fù)責(zé)。由于硬件設(shè)施的長期缺乏，導(dǎo)致文檔管理工作漏洞百出，遺失、破損、混淆等現(xiàn)象常常出現(xiàn)。如果遇到自然災(zāi)害等不可抗力時，學(xué)校的文檔將會遇到重大挑戰(zhàn)。

（三）文檔管理手段落后，文檔信息利用率普遍低下

與過去相比文檔管理的手段已經(jīng)大大提高了，各類計算機(jī)軟件的為學(xué)校文檔管理提供了便利，但是由于受主客觀方面因素的影響，中學(xué)文檔管理的手段依然很落后，譬如：信息的錄入、數(shù)據(jù)庫的建立、資料檢索、調(diào)閱文檔等方面都存在很多的問題。在信息錄入方面：絕大部分的學(xué)校在信息錄入方面很有限，只是將急需的一些信息錄入了電腦系統(tǒng)，對于學(xué)生的學(xué)籍、檔案、德育成長記錄、班級管理經(jīng)驗、學(xué)校人事檔案等信息則沒有全面的登記收錄。在數(shù)據(jù)庫的建立方面，沒有采取用科學(xué)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將有效信息錄入，只是對于一些具體的信息做了登記，數(shù)據(jù)的可信度低、數(shù)據(jù)散失比較厲害。資料檢索方面更是落后，對于文檔的信息一般不能通過微機(jī)調(diào)閱，必須通過人工查閱。

（四）文檔管理人員專業(yè)知識欠缺，管理能力低下

盡管地方教育部門會經(jīng)常舉辦一些有關(guān)文檔專業(yè)知識方面的培訓(xùn)，但是真正將文檔管理工作當(dāng)事業(yè)干的教職工幾乎沒有。由于從事文檔管理工作必須具備過硬的文字功底，能夠熟練的掌握計算機(jī)，必須細(xì)心、用心、有耐心，而這樣的人在中學(xué)有很缺乏，既是有合適的人選，本人也不愿意從事文檔管理工作，因為從事文檔管理工作的人員一般不會進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視野，在評先選優(yōu)方面也不占優(yōu)勢。因此文檔管理工作成為被人忽視、被人淡漠的工作。

二、提升文檔管理工作的路徑

（一）創(chuàng)新文檔管理工作思路

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力。學(xué)校文檔管理工作要創(chuàng)新，就要改變既無動力，又無目標(biāo)的狀況，努力文檔管理工作從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成文檔管理工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的文檔管理工作理念。只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓文檔管理工作在學(xué)校范圍引起重視。

（二）創(chuàng)新工作方式，優(yōu)化文檔結(jié)構(gòu)，提高文檔管理質(zhì)量

作為文檔管理人員首先自身要強(qiáng)大起來。學(xué)習(xí)能使人由柔弱變大強(qiáng)大，在辦公條件受限的條件下文檔管理人員可以通過自學(xué)的方式提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。首先計算機(jī)技術(shù)必須靈活掌握，要做到能夠靈活的掌握打字技術(shù)，能夠熟練靈活的掌握各種計算機(jī)軟excel、word、ppt等應(yīng)用軟件，對于學(xué)校的各種辦公軟件必須先知先會。在文檔分類、文檔收集、文檔調(diào)閱、文檔檢索等方面要有新作為。利用工作時間和業(yè)余時間將學(xué)校各類信息收集起來建立數(shù)據(jù)庫，隨著學(xué)情、教情的變化要不斷的完善已經(jīng)建立起來的數(shù)據(jù)庫。利用計算機(jī)文檔管理系統(tǒng)將收集起來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，使各類信息能夠通過系統(tǒng)檢索的方式完成調(diào)閱。根據(jù)時間順序?qū)⒏黝愇臋n有序的加以排列，使學(xué)生的各類文檔有章可循，教師、教務(wù)辦公等文檔能夠隨時調(diào)閱。

（三）完善文檔管理設(shè)施，加強(qiáng)文檔管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在我國，各類大學(xué)都有自己的校史館、檔案館，但是中學(xué)由于受辦公條件的制約絕大部分的中學(xué)尤其是中西部落后地區(qū)的中學(xué)都沒有專門的校史館和檔案館。在新高考模式下，越來越注重學(xué)生個人素質(zhì)的綜合考察，對學(xué)校文檔管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。因此，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該站在高考的高度，對涉及學(xué)生綜合素養(yǎng)方面的文檔信息、教師發(fā)展的文檔信息、教務(wù)管理方面的文檔信息、行政管理系統(tǒng)方面的文檔信息進(jìn)行重新的整合和規(guī)范。設(shè)立專門的文檔管理的科室，使學(xué)校各類文檔有章可循，有規(guī)可依，使學(xué)校的文檔管理工作向著現(xiàn)代化、智能化的方向邁進(jìn)。

（四）加強(qiáng)預(yù)警，提高文檔管理工作抵御不可抗力的能力

文檔管理工作關(guān)乎單位的興衰存亡，關(guān)乎每位學(xué)生、教職工的切實利益，可以說文檔管理工作是一個單位的歷史的記錄者和見證者，文檔的保全工作不僅是日常校務(wù)工作的內(nèi)在要求，也是保全學(xué)校歷史的客觀需要。對于水災(zāi)、火災(zāi)、地震、泥石流、臺風(fēng)等自然災(zāi)害要提前預(yù)警，必須設(shè)置科學(xué)的防御體制和機(jī)制，當(dāng)自然災(zāi)害發(fā)生后，學(xué)校文檔資料能夠最大程度的予以保全。鑒于此，教育行政部門應(yīng)該出臺相應(yīng)的政策措施，督促、加強(qiáng)學(xué)校文檔管理工作的強(qiáng)度和力度。在上級教育主管部門的大力支持下，使學(xué)校文檔管理工作在人、財、物等軟硬件的配備上有長足的保障。