淺談如何改進(jìn)檔案管理工作

李靜波

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理

當(dāng)今信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

2 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

3 在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

4 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

5 提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

隨著信息化時(shí)代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識(shí)，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。

6 檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問題。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國際競爭力的技術(shù)服務(wù)公司服務(wù)。endprint