創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理工作之我見

李青

摘 要：房地產(chǎn)交易管理中心員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；房產(chǎn)檔案；管理崗位；機(jī)制

做好新時期的房地產(chǎn)檔案管理工作，必須把為改革開放和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，意義重大且任重道遠(yuǎn)。從房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)行特點(diǎn)和信息化建設(shè)、現(xiàn)代化管理、人員素質(zhì)教育等幾個方面提出一些建議。

進(jìn)入新的歷史時期，我國房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)活動日趨活躍，隨之產(chǎn)生的房地產(chǎn)檔案收集、管理和利用之間的矛盾日益突出，這就要求我們檔案管理部門和檔案管理者要及時地、認(rèn)真地研究新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，以有效的工作對策解決實(shí)際問題，更好地促進(jìn)房地產(chǎn)檔案工作的健康發(fā)展，更好地服務(wù)于房地產(chǎn)業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)是量大、動態(tài)性強(qiáng)、利用頻繁、任務(wù)重。房地產(chǎn)檔案管理雖與其他檔案管理有相同之處，但也有自己的特點(diǎn)。房屋拆除產(chǎn)權(quán)更替、房產(chǎn)測量方法的改變、房地產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等造成房地產(chǎn)本身發(fā)生變化和房屋外部條件的變化引起檔案的變化性特點(diǎn)。隨著城市人口的逐步增多和建筑數(shù)量的不斷增多，與之相對應(yīng)的房地產(chǎn)檔案也隨之增多，在辦理房地產(chǎn)交易、繼承、抵押、查封、評估等正常業(yè)務(wù)過程中，檔案的利用也就隨之不斷增多，使用頻繁，檔案管理任務(wù)加重。

房地產(chǎn)交易管理中心員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化。

二、建立健全各種檔案管理崗位機(jī)制

1、創(chuàng)建檔案管理崗位競爭激勵機(jī)制

創(chuàng)建競爭激勵機(jī)制是管理手段創(chuàng)新的重要內(nèi)容，它是由管理工作內(nèi)在的需要決定的，主要包括管理觀念的創(chuàng)新、管理內(nèi)容的創(chuàng)新、管理功能的創(chuàng)新和管理手段的創(chuàng)新。從當(dāng)前一些房產(chǎn)檔案管理崗位部門的現(xiàn)狀看，影響其發(fā)展的最大制約因素是在工作中沒有形成競爭激勵機(jī)制，致使整個房產(chǎn)檔案管理崗位工作缺乏生機(jī)與活力。因此，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機(jī)制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動報酬、晉職等嚴(yán)格掛鉤。這樣可以有效地激發(fā)員工的創(chuàng)造性，使其潛能充分地發(fā)揮出來。

提高員工素質(zhì)是創(chuàng)建競爭激勵機(jī)制的前提。員工是房產(chǎn)檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用的因素，決定著檔案管理部門的工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理崗位信息化、數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2、規(guī)范各種檔案管理崗位機(jī)制

根據(jù)上級要求，我單位對照《山東省檔案管理考核書》，對一年來的檔案管理工作情況認(rèn)真進(jìn)行了自查。檔案人員要積極開展檔案學(xué)術(shù)研究，當(dāng)年在有正式刊號的出版物上發(fā)表檔案學(xué)術(shù)和經(jīng)驗(yàn)介紹文章加分。為了切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，我單位成立了由單位一把手為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各股室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有人員變動時及時調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時，按照“上下聯(lián)動、整體推進(jìn)”的總體部署，配備了專職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、局屬單位“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為了落實(shí)責(zé)任，我單位將檔案管理工作納入房管局工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并且把檔案管理工作與年度工作計(jì)劃掛鉤，納入年終目標(biāo)考核，嚴(yán)格獎懲制度。目前在檔案室工作的同志，努力鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵循愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、不斷進(jìn)取、服務(wù)用戶、奉獻(xiàn)社會的基本行為準(zhǔn)則，不斷加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，在檔案管理工作中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。為適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，我單位每年都安排檔案室工作人員參加檔案局組織的培訓(xùn)，并適當(dāng)安排她們到其他單位或外地進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。經(jīng)過多年的工作實(shí)踐和培訓(xùn)學(xué)習(xí)，我單位已經(jīng)建立了一支思想政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)技能強(qiáng)的穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍。

改革內(nèi)部分配制度，對所有干部職工實(shí)施按件計(jì)酬分配模式。例如，可以根據(jù)工作難易程度確定相應(yīng)的業(yè)務(wù)系數(shù)作為計(jì)件取酬的標(biāo)準(zhǔn)，所屬崗位人員每月完成的業(yè)務(wù)總量，扣除其差錯部分的業(yè)務(wù)量后，按實(shí)際業(yè)務(wù)量計(jì)件考核取酬。

三、提高檔案管理崗位服務(wù)意識

1、服務(wù)方式由被動向主動轉(zhuǎn)變

隨著信息時代的到來，社會對房產(chǎn)檔案信息的需求日益增強(qiáng)，檔案工作人員應(yīng)提高服務(wù)意識，在服務(wù)方式、服務(wù)機(jī)制、服務(wù)手段等方面不斷完善和提高，改變“等客上門”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，積極主動開展檔案信息的各種服務(wù)，只有這樣，才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

另外，要大力開展房產(chǎn)檔案宣傳服務(wù)工作，增強(qiáng)社會公眾對房產(chǎn)檔案管理崗位的認(rèn)識，使更多的公眾熟悉檔案管理崗位的內(nèi)容及其價值。如提供功能全、效率高、使用方便的檢索系統(tǒng)；加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息研究工作，將檔案的價值系統(tǒng)、全面、集中地向社會公布，向檔案信息利用者提供有效的利用途徑；拓展檔案信息的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等。

2、服務(wù)手段由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。實(shí)現(xiàn)與其他檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

四、創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理崗位技術(shù)

1、房產(chǎn)檔案管理崗位信息化

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展及房屋產(chǎn)權(quán)變動日益頻繁，房產(chǎn)檔案藏量飛速增長，檔案利用頻率越來越高。因此，房產(chǎn)檔案館要積極開展房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步提高管理水平和查詢服務(wù)效率。

房產(chǎn)檔案館要進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設(shè)檔案查閱登記，詳細(xì)規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時，工作人員根據(jù)授權(quán)直接通過房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時，一律進(jìn)行查閱登記，提交有關(guān)證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授權(quán)和范圍查閱相關(guān)房產(chǎn)信息，這樣可以延長房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

2、建立檔案管理崗位網(wǎng)絡(luò)制度

應(yīng)該完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。