談如何管理電子檔案

朱麗+孫波

電子檔案是指具有保存價值的，按一定方法整理而成的已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。對電子檔案真實性、完整性、有效性保證的條件應(yīng)具備：

1、規(guī)范電子檔案從形成乃至形成之前到歸檔保存的合法程序；

2、根據(jù)電子檔案的構(gòu)成要素，確定完整的電子檔案應(yīng)包含的信息并且形成規(guī)范的元數(shù)據(jù)集合；

3、確保電子檔案真實性的方法是從檔案管理角度對電子文件管理進(jìn)行提前介入和全過程監(jiān)控；

4、確立電子檔案完整性和真實性的認(rèn)定方法；

5、確立電子檔案長久保存過程中的有效性和可識別性。

解決這些問題必須在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確電子檔案真實的完整的保證要求和真實的認(rèn)定方法及提供一種可行的管理模式。根據(jù)軟件及計算機(jī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范結(jié)合檔案管理具體情況實現(xiàn)電子檔案能在各種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)下的無鏈數(shù)據(jù)交換。

一、對電子檔案的真實性的保證方法

電子檔案的真實性是針對其信息的原始性而言的，真實性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態(tài)。歷經(jīng)傳輸、拷貝等操作過程，電子檔案的內(nèi)容形態(tài)不變。檔案的真實性是對原始性認(rèn)定后的結(jié)論，因此電子檔案的原始性是電子檔案真實性的基礎(chǔ)。

電子檔案首先是可以被原樣復(fù)制，也可以被改動后而不留痕跡。別外電子檔案與載體相分離，使其信息原始性和內(nèi)容性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對性。

保證電子檔案真實性的措施主要有以下一些：第一保證電子檔案的原始性。信息的原始性是確定其真實性的基礎(chǔ)。第二建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任者鏈接，分別對編制、審核、發(fā)放等過程進(jìn)行把關(guān)。第三保證原始性的基礎(chǔ)上，建立真實性的認(rèn)定方法和手續(xù)，明確判定電子檔案真實性的檢驗要素。這些要素，總體上就構(gòu)成了檔案真實性的充分條件。明確鑒定的執(zhí)行部門和責(zé)任者，且應(yīng)有合法的權(quán)限。

二、對電子檔案的完整性的保證方法

電子檔案本身信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，容易造成信息的缺損。伴隨著處理過程而不斷累加，很容易丟失，造成檔案來龍去脈不清。影響其讀取還原能否保持原貌。

電子檔案完整性的保證方法是建立檔案收集和積累制度。并且在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立一個空間足夠大的共用的存儲空間。另外在檔案的處理過程中對必要的背景信息的項目做出規(guī)范化的要求，組成一體化管理的信息庫。并在電子檔案歸檔或移交時按要求對元數(shù)據(jù)進(jìn)行登記和說明。

三、對電子檔案的安全性的保證方法

電子檔案有隱藏性易更改性，為非法操作提供了便利。造成對其可靠性鑒定的困難，有了問題也難以查證。在賴以生存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全問題成堆，網(wǎng)絡(luò)中對操作者身份認(rèn)定的技術(shù)方法尚未徹底解決。是一種與網(wǎng)絡(luò)共存亡的危險狀態(tài)。

電子檔案安全措施是要完善電子檔案流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理，對隨時變化的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及相關(guān)元數(shù)據(jù)等進(jìn)行嚴(yán)密管理的記錄。在管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限，設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，選用加密技術(shù)，采用防火墻技術(shù)將內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)進(jìn)行可靠隔離保證電子檔案傳輸?shù)陌踩浴?/p>

四、對電子檔案法律效力的保證方法

電子檔案的法律效力是指歸檔檔案在一定時間和范圍內(nèi)所體現(xiàn)出的法定憑證作用?，F(xiàn)行電子檔案的合法性認(rèn)證方式主要有：簽章、口令、責(zé)任者代碼等。不過正因為對合法認(rèn)定過程依賴交接的手續(xù)，所以往往只注意最后的手續(xù)，從而造成其辦理過程的背景信息不完整。對以后向外部證明其合法性和確定其價值時，由于來龍去脈不清帶來認(rèn)定上的困難。還要對歸檔電子檔案的法律效力的確認(rèn)問題。確定歸檔電子檔案的法律效力需要兩方面的條件：一是電子檔案本身具有法律效力所要求的全部必要屬性，二是有相應(yīng)的立法條文來認(rèn)可電子檔案的法律效力。也就是說，立法必須規(guī)定電子檔案應(yīng)具備的必要條件，由于電子檔案的性質(zhì)決定，不能僅在歸檔時才考慮自身條件是否具備，而必須從電子檔案產(chǎn)生起就開始積累或保證這些條件。這就是歸檔電子檔案的保管部門應(yīng)介入到電子檔案管理的前端，從電子檔案產(chǎn)生起就提出要求。

電子檔案的管理從制度和技術(shù)方法上綜合采取措施要從管理制度的保證

措施。管理制度的保證措施是指以相應(yīng)的規(guī)章約束參與制作處理電子檔案的全部人員和環(huán)節(jié)。盡管各個單位具體做法上有所不同，但主要著眼點都有這樣兩個：一是管理過程的統(tǒng)一和嚴(yán)密，使電子檔案的整個生命周期連續(xù)得到有效控制；還要通過對人員的管理最終保證電子報告的真實的完整的可靠的。

管理制度的保證措施有以下幾種：

1、從制度上對電子檔案及其相關(guān)信息的捕獲方式、范圍和內(nèi)容等提出要求。

2、檔案一體化管理，對活動電子檔案和非活動電子檔案實行連續(xù)性控制；

3、對歸檔電子檔案的保管部門要提前介入電子檔案的管理，提前接收電子檔案，并建立起各交接環(huán)節(jié)的連鎖責(zé)任制度；

4、技術(shù)上的保證措施。管理制度的保證雖然有效，但也有其局限性。所以

采取一些特定的技術(shù)措施很是必要也很是有效。常見的一些技術(shù)措施有以下一些：

1》、建立對電子檔案處理過程的跟蹤記錄，從而把對電子檔案的任何操作都記錄在案，以備確認(rèn)其法律效力時查考，此方法對保證電子檔案的真實性很有效；

2》、電子簽章技術(shù)，即以類似于紙質(zhì)文件處理中的批注和印章來處理電子檔案，可在一定條件下為確認(rèn)電子檔案的合法性提供依據(jù)；

3》、相關(guān)電子檔案的聯(lián)結(jié)技術(shù)，把為解決同一問題的電子檔案在存儲器中建立邏輯指針，做到處理其中一個時其他的也不被遺漏；

4》、電子檔案的捕獲技術(shù)，即在電子檔案的運(yùn)作過程中的必經(jīng)途徑上設(shè)置捕獲關(guān)口，把管理責(zé)任不確定的電子檔案及時收集起來，避免丟失，從而保證電子檔案體系上的完整；

5》、對背景信息的采集技術(shù)，即在電子檔案各上處理環(huán)節(jié)中設(shè)置采集接口，把電子檔案生成的原因、處理意見、處置方法、產(chǎn)生的結(jié)果等信息收集起來，并與電子檔案建立起邏輯關(guān)系，從而保證電子檔案自身的完整；

6》、對元數(shù)據(jù)的登錄技術(shù)，即把電子檔案生成環(huán)境，包括硬件和軟件平臺、各種信息處理工具、代碼體系等完整保留或記錄下來，使電子檔案在不同的時間和地點都可以按原貌讀出，從而保證電子檔案的可恢復(fù)性和有效性；

7》、從技術(shù)上嚴(yán)密控制對電子檔案的處理權(quán)限，可通過對操作者身份合法性的審核、處理權(quán)力的限定等方法避免對電子檔案的非法操作，從而保證電子檔案的可靠性。