紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范與歸檔要求探討

郭碧芬

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理模式發(fā)生了空前改變，目前我國(guó)各個(gè)行業(yè)為了提高檔案管理的可靠性，經(jīng)常采取紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)。而且，保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)順利實(shí)施的關(guān)鍵在于全面落實(shí)技術(shù)規(guī)范和歸檔要求，減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題。本文主要分析紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和檔案歸檔過程中出現(xiàn)的問題，并據(jù)此提出相應(yīng)規(guī)范要求，借以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化技術(shù)；規(guī)范要求

為了保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)全面實(shí)施，我國(guó)在2005年時(shí)頒布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，該項(xiàng)規(guī)范要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)在實(shí)施過程中遵循相關(guān)行業(yè)整體性質(zhì)，并對(duì)數(shù)字化技術(shù)制定規(guī)范性指導(dǎo)，確保數(shù)字化技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理中心有更加廣泛的應(yīng)用。

1 確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)象的價(jià)值原則

一般來說，各個(gè)行業(yè)內(nèi)部的檔案在進(jìn)行歸檔處理的過程中，都要遵循檔案永久保管原則，并對(duì)社會(huì)利用價(jià)值高的檔案實(shí)施數(shù)字化技術(shù)。另外，不同行業(yè)的檔案保管制度也存在差異，因此，保證紙質(zhì)檔案保管合理性的關(guān)鍵在于檔案管理人員對(duì)本單位行業(yè)性質(zhì)有所了解。在這個(gè)過程中，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化工程量、人力物力財(cái)力和檔案保管周期等方面進(jìn)行深入分析，按照紙質(zhì)檔案的利用率、原始狀況好壞制定數(shù)字化加工順序。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔現(xiàn)狀

數(shù)字化技術(shù)能夠有效提升紙質(zhì)檔案管理力度，但是紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)本身就是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、操作復(fù)雜的任務(wù)，因此，在實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時(shí)，需要分步實(shí)施這項(xiàng)技術(shù)，保證數(shù)字化技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理過程中發(fā)揮自身最大的作用。目前我國(guó)制定的相應(yīng)管理規(guī)范能夠從一定角度上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性。對(duì)于紙質(zhì)檔案材料可以采取掃描等方式進(jìn)行字符識(shí)別，與此同時(shí)將掃描的字符轉(zhuǎn)換成圖形文件，并將圖形文件儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。但是我國(guó)目前實(shí)施的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)還有些不足，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)缺失

盡管在實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時(shí)有相應(yīng)技術(shù)指導(dǎo)的參與，但是由于紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范程度較低，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)不能有效落實(shí)。加上一些企業(yè)制定的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)準(zhǔn)則與檔案管理流程不能全面銜接，不同紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存條件也存在差異，種種因素影響紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化技術(shù)全面性，嚴(yán)重時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換問題，影響紙質(zhì)檔案整體質(zhì)量。在實(shí)施紙質(zhì)檔案掃描時(shí)，應(yīng)考慮掃描設(shè)備的圖形控制能力，只有這樣才能確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)全面落實(shí)。

（二）相關(guān)部門之間協(xié)調(diào)困難

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，一方面由于檔案數(shù)字化工作涉及部門較多，所以在檔案部門分工明確的實(shí)際現(xiàn)狀中會(huì)出現(xiàn)協(xié)調(diào)難的現(xiàn)象。另一方面，由于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)自身的局限性，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，檔案經(jīng)常需要與大學(xué)或?qū)I(yè)技術(shù)單位合作，也需要與相關(guān)部門進(jìn)行彼此的協(xié)調(diào)。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中，還可能面臨諸多問題，比如數(shù)據(jù)格式不兼容，無法讀取文件數(shù)據(jù)。為了解決長(zhǎng)期訪問和網(wǎng)絡(luò)使用等數(shù)字檔案共享的問題，以確保及時(shí)的軟件升級(jí)，也需要涉及不同部門之間的合作和協(xié)調(diào)，所以為了促進(jìn)數(shù)字檔案實(shí)施有效的轉(zhuǎn)換，需要加強(qiáng)相關(guān)部門之間的合作和協(xié)調(diào)。

（三）數(shù)字化工藝存在安全隱患

在檔案數(shù)字化過程中，針對(duì)檔案原始文件的信息安全會(huì)產(chǎn)生一定的影響。為了保護(hù)文件的安全性，需要優(yōu)化工作流程，根據(jù)檔案實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件接收和存儲(chǔ)系統(tǒng)。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與數(shù)字檔案工作的人員較多，無法找到相關(guān)檔案的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)針對(duì)文件的數(shù)據(jù)安全，由于數(shù)據(jù)編程人員，計(jì)算機(jī)硬件和軟件等具有很大的不確定性，這就對(duì)數(shù)字檔案的安全造成了很大的安全隱患，甚至在一定程度上影響了數(shù)字檔案的進(jìn)展。

3 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的建議措施

（一）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程管理

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》提出了包括檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢和驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等9個(gè)基本環(huán)節(jié)。對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的安全管理，應(yīng)貫穿9個(gè)環(huán)節(jié)的過程之中，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。制定檔案的交接制度，確保交接手續(xù)清楚，清點(diǎn)檔案數(shù)目準(zhǔn)確，記錄翔實(shí)，責(zé)任到人；檔案的臨時(shí)保管制度，正在數(shù)字化加工的檔案應(yīng)有專人管理；通過人員的安全保密管理制度，對(duì)工作人員加強(qiáng)管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行進(jìn)出數(shù)字化加工場(chǎng)地。在數(shù)字化工作的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的加工記錄，各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)。

（二）優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程

結(jié)合我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作的具體現(xiàn)狀，合理對(duì)該工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位，優(yōu)化檔案數(shù)字化流程。從合理使用檔案，加強(qiáng)檔案保護(hù)的角度考慮，充分考慮檔案建設(shè)成本效益等因素，充分體現(xiàn)檔案材料的經(jīng)濟(jì)，文化，科學(xué)和技術(shù)價(jià)值，當(dāng)然這也是數(shù)字檔案信息發(fā)展的需求，不斷優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程，按照相關(guān)檔案管理理念和過程管理方法，對(duì)檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的全過程進(jìn)行合理的優(yōu)化設(shè)計(jì)，建立科學(xué)合理的流程管理概念，運(yùn)行科學(xué)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)和方法，有效地控制檔案數(shù)字化過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。另外，要正確把握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的掃描范圍和深度，應(yīng)詳細(xì)了解檔案分類和使用狀況，從本單位的實(shí)際需求，科學(xué)制定分類依據(jù)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程科學(xué)合理。

（三）完善檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度

在宏觀層面上，國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立完善的數(shù)字化管理體系。從微觀層面上而言，在數(shù)字檔案化工作進(jìn)程中，需要基于統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身情況，共同制定統(tǒng)一的法規(guī)，使檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作符合具體的工作規(guī)則。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，還需要加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度的宣傳，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案數(shù)字化處理，保證具體工作的質(zhì)量和規(guī)格。在檔案文件管理過程中，合理加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能確保對(duì)文件檔案進(jìn)行合理的數(shù)字化處理，同時(shí)也應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案數(shù)字化管理制度和質(zhì)量規(guī)范，以確保處理的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理體系的建設(shè)，確保數(shù)字檔案的順利發(fā)展，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和完善。

（四）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)保障

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以發(fā)揮數(shù)字產(chǎn)品的作用，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息技術(shù)的水平，當(dāng)然這需要相應(yīng)的技術(shù)保障來推動(dòng)這一進(jìn)程的開展，要盡可能消除由于技術(shù)上的局限性帶來的數(shù)字檔案發(fā)展進(jìn)程的障礙。技術(shù)檔案應(yīng)遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保運(yùn)行規(guī)則和數(shù)字結(jié)果共享，合理加強(qiáng)數(shù)字信息系統(tǒng)的選擇，使用合理的存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備，運(yùn)用成熟的技術(shù)和存儲(chǔ)設(shè)備確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量可靠，確保數(shù)字檔案共享的有效性，同時(shí)要做好跟蹤和存儲(chǔ)設(shè)備的定期檢查更新，并要做好相應(yīng)的技術(shù)升級(jí)，防止載體老化現(xiàn)象的發(fā)生，并及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和向量更新，避免數(shù)據(jù)的丟失。另外，要著重重視數(shù)字化檔案的質(zhì)量。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，認(rèn)真做好數(shù)字處理檔案，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。不僅要保證數(shù)字檔案掃描內(nèi)容完整和畫面清晰，而且要確保它具有法律效力。

4 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字檔案管理是一項(xiàng)涉及內(nèi)容廣泛的工作，需要不斷加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作，相關(guān)的研究人員和管理人員提高認(rèn)識(shí)，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，采取多種方法來提高數(shù)字檔案管理質(zhì)量和水平，同時(shí)，也需要提高數(shù)字文件掃描質(zhì)量，以提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，才能使我國(guó)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

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