提升檔案利用效率的相關(guān)策略分析

殷美芳

摘 要：在檔案管理過程中，檔案利用是重要環(huán)節(jié)之一。檔案利用成效會(huì)對(duì)檔案信息使用程度、效果等產(chǎn)生直接影響。在信息化時(shí)代下，檔案也逐漸擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的束縛，正朝著電子化、信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，這給檔案管理及利用提供了有力的技術(shù)支持，同時(shí)也提出了新的要求?；诖耍疚囊孕l(wèi)生事業(yè)單位檔案利用為例，對(duì)檔案利用進(jìn)行了分析，并著重探討了提升檔案利用效率的相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；利用率；信息化；檢索

1 檔案工作的重要性概述

檔案是在各類工作中所形成的具有保存價(jià)值的各種形式與載體的歷史記錄。檔案不僅是工作考察的依據(jù)，也是科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)、決策制定的重要依據(jù)。對(duì)于絕大多數(shù)單位而言，檔案是衡量其業(yè)績(jī)及管理水平的重要尺度。檔案記錄了單位發(fā)展過程中已經(jīng)產(chǎn)生的優(yōu)秀成果，同時(shí)也是深入研究單位經(jīng)營(yíng)、發(fā)展?fàn)顩r的重要資料，能夠?qū)⑵湔鎸?shí)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)客觀地反映出來。另外，檔案管理成果與經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的有機(jī)結(jié)合會(huì)對(duì)單位資源配置的取向產(chǎn)生直接影響，對(duì)單位未來發(fā)展及戰(zhàn)略實(shí)施具有引導(dǎo)作用[1]。因此，在單位日常運(yùn)營(yíng)過程中，必須重視檔案管理工作。堅(jiān)持依法治檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。同時(shí)，要重視檔案利用、開發(fā)，將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)掘出來，為單位發(fā)展、社會(huì)發(fā)展提供支持。

2 目前檔案利用存在的問題分析

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案資料涉及類型較多，包括文書、基建、設(shè)備、科研、財(cái)務(wù)及聲像檔案等。在衛(wèi)生事業(yè)單位快速發(fā)展過程中，相關(guān)檔案管理工作也獲得了一定成果，整體水平較以往明顯提升，但在部分環(huán)節(jié)上還是暴露了一定問題，主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[2-3]：（1）檔案管理制度有待完善。部分衛(wèi)生事業(yè)單位在日常工作開展過程中，往往將重心放在業(yè)務(wù)工作上，卻容易忽視檔案管理等基礎(chǔ)性管理工作。單位內(nèi)部缺乏健全的檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作欠缺規(guī)范性引導(dǎo)，一定程度上制約了檔案資料信息的利用效率，未能將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來。同時(shí)，歸檔制度不夠完善。歸檔時(shí)，相關(guān)材料完整性不夠，存在部分內(nèi)容及形式雷同的情況，無法客觀、全面地反映出相關(guān)事物的實(shí)際情況，容易造成檔案信息失真。（2）檔案開放意識(shí)不足。在檔案工作開展過程中，多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位都存在“輕利用，重保密”的現(xiàn)象。雖然檔案信息保密也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，但并非意味著所有檔案信息都需要嚴(yán)格保密。這種意識(shí)明顯會(huì)影響檔案資源的開放程度。在這種情況下，檔案信息依然停留在小范圍內(nèi)傳播，也就無法形成檔案信息資源共享，這顯然約束了檔案資源利用效能。（3）檔案管理人員業(yè)務(wù)技能及綜合素養(yǎng)有待提升。在衛(wèi)生事業(yè)單位檔案資源開發(fā)、利用過程中，離不開相關(guān)人才的支持。由于部分單位對(duì)檔案利用工作不夠重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)及較為全面的績(jī)效考核，這也使得檔案工作依然停滯在檔案維護(hù)階段，未能實(shí)現(xiàn)檔案信息充分利用。

3 提升檔案利用效率的相關(guān)策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在衛(wèi)生事業(yè)單位完善檔案管理、利用工作的過程中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，善于利用信息化手段，將檔案信息串聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，進(jìn)一步提升檔案利用效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期完善檔案管理工作的必然需求。一方面，要加強(qiáng)相關(guān)軟、硬件設(shè)施建設(shè)，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案室建設(shè)。同時(shí)，要加快衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息平臺(tái)建設(shè)，促使檔案信息資源內(nèi)部流通，方便相關(guān)工作人員查詢、管理、調(diào)用檔案信息，提升整體工作效率。另一方面，要加快紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化進(jìn)程。衛(wèi)生事業(yè)單位可聘請(qǐng)專業(yè)的檔案人才進(jìn)行指導(dǎo)，加快紙質(zhì)檔案信息整合、轉(zhuǎn)錄步伐，促進(jìn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案[4]。與此同時(shí)，要重視電子檔案信息備份、存儲(chǔ)，特別是要加強(qiáng)信息安全防護(hù)建設(shè)，保證檔案信息的安全性。除此之外，衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)該形成開放性思維，加大部分內(nèi)部檔案信息資源的開放度，與社會(huì)其他機(jī)構(gòu)形成資源共享，共同開發(fā)檔案信息資源，利用局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)等進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源覆蓋面。

3.2 加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)培養(yǎng)

目前來看，一些衛(wèi)生事業(yè)單位存在很多兼職檔案網(wǎng)絡(luò)管理人員。這些檔案工作人員并不是專業(yè)出身，相關(guān)業(yè)務(wù)能力有所不足。所以在其上崗前需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，讓其掌握一定的檔案網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，如檔案檢索知識(shí)、檔案文獻(xiàn)編撰知識(shí)、目錄學(xué)知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)等。并實(shí)施相應(yīng)的考核，考核通過后才允許其上崗，以保證檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作質(zhì)量。對(duì)于已經(jīng)上崗的工作人員還要實(shí)施在職教育、強(qiáng)化培訓(xùn)等，并將培訓(xùn)考核與職工績(jī)效關(guān)聯(lián)起來，發(fā)揮激勵(lì)、督促作用，不斷提升其業(yè)務(wù)技能水平。另一方面，除了業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)外，還要加強(qiáng)相關(guān)員職業(yè)道德培養(yǎng)，促使其形成端正的職業(yè)觀。同時(shí)，單位內(nèi)部要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，并建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，形成一股合力，為檔案利用創(chuàng)造一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)環(huán)境。

3.3 完善檔案檢索工作

完善檔案檢索功能意味著檔案工作人員能夠更加便捷地獲取所需要的檔案信息。因此，檔案單位要進(jìn)一步完善檔案信息平臺(tái)建設(shè)，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化，促使檔案檢索進(jìn)一步完善。以O(shè)A系統(tǒng)為例，借助OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目信息流程化操作[5]。從項(xiàng)目開始至項(xiàng)目結(jié)束，所有信息都會(huì)在OA系統(tǒng)當(dāng)中一步一步清晰地顯示出來，能夠隨時(shí)查閱進(jìn)度及相關(guān)責(zé)任人員，當(dāng)所有流程完成后，即可歸檔驗(yàn)收，生成電子信息檔案。利用OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)化信息查詢，也確保了數(shù)據(jù)安全、責(zé)任明確，有利于提升檔案檢索及利用效率。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必然離不開數(shù)據(jù)庫(kù)的支持。單位內(nèi)部還要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，打造出智能化數(shù)據(jù)庫(kù)，將查詢、信息統(tǒng)計(jì)、信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)交流共享等功能集于一體，進(jìn)一步提升檔案查詢準(zhǔn)確率及效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源自動(dòng)化利用。

檔案工作人員在相關(guān)工作開展過程中，需要樹立換位思考的理念。檔案檢索功能是基于檔案特性與作用所開發(fā)的檔案查找界面，也是檔案信息系統(tǒng)與用戶的主要交互界面。正常情況下，只要輸入關(guān)鍵詞或檔案文件相關(guān)信息，便可查詢到相應(yīng)的檔案資料。但部分情況下，采取正常檢索方案時(shí)可能會(huì)受到阻礙，無法獲得需求的檔案資料。此時(shí)，則需要考慮信息提交或檔案著錄是否出現(xiàn)問題，可考慮采取象音或象形字去查詢，從另一種查詢途徑來獲得相關(guān)資料。

4 結(jié)語

在衛(wèi)生事業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)過程中，檔案利用對(duì)單位其他業(yè)務(wù)開展具有輔助性支持作用。同時(shí)，檔案資料也是衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展過程中的真實(shí)歷史記錄，具有重要的意義。一方面，單位內(nèi)部要加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)工作，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能及職業(yè)操守水平，促使檔案服務(wù)工作順利開展；另一方面，要完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，促使檔案工作達(dá)到新的高度。

參考文獻(xiàn)

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