淺談信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

謝萌

摘 要：本文從信息化與城市建設(shè)檔案管理的關(guān)系談起，分析了信息化建設(shè)的必要性和可行性，重點(diǎn)闡述了信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理

1 信息化與城市建設(shè)檔案管理

（一）城市建設(shè)檔案管理

城市建設(shè)檔案管理的基本內(nèi)容是指城建檔案館和城建檔案室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，包括對(duì)列入歸檔范圍的城建檔案的形成與積累進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；對(duì)城建檔案進(jìn)行接收、征集、補(bǔ)測(cè)補(bǔ)繪、修改補(bǔ)充；做好城建檔案的整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作；開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，編制各種檢索工具，大力開(kāi)展編研工作，積極推進(jìn)城建檔案的利用和咨詢服務(wù)工作等。

（二）城市建設(shè)檔案管理信息化

城建檔案管理信息化是指城建檔案管理部門利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)信息資源的深入開(kāi)發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收指導(dǎo)管理決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的過(guò)程。具體到每一個(gè)城建檔案館或城建檔案室，檔案信息化就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

2 信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)階段，需要將檔案原件具有的各種信息綜合分析出來(lái)，使死檔案變成活信息，更好地為社會(huì)服務(wù)。城市建設(shè)檔案館應(yīng)充分利用信息化手段建設(shè)檔案信息資源，建立城市建設(shè)檔案資料信息庫(kù)、目錄庫(kù)，匯編城市建設(shè)檔案綜合信息，為社會(huì)提供城市建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、城市建設(shè)信息咨詢和技術(shù)服務(wù)等。

（一）管理信息化是社會(huì)發(fā)展大勢(shì)所趨

高新技術(shù)特別是信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人類生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)生活開(kāi)始進(jìn)入信息化和智能自動(dòng)化時(shí)代。信息技術(shù)是生產(chǎn)力，重視信息，并善于利用先進(jìn)的管理工具，有效地運(yùn)用信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理是大勢(shì)所趨。

（二）信息系統(tǒng)是城建檔案管理的重要組成部分

信息技術(shù)已在檔案管理活動(dòng)中展露出無(wú)限生機(jī)，檔案的分類、編碼、檢索、利用、查詢等工作也隨之發(fā)生了重大的變化，很多傳統(tǒng)的方式已被信息系統(tǒng)所代替。城建檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)周期長(zhǎng)、數(shù)據(jù)量大、工作繁雜都是前所未有的，并且有一個(gè)很突出的特點(diǎn)就是城建檔案管理處于動(dòng)態(tài)過(guò)程中，如何隨時(shí)了解、掌握各種承建工程的動(dòng)態(tài)，把握城建工程進(jìn)展和獲取所需的城建檔案是用戶最為關(guān)心的問(wèn)題，所以信息系統(tǒng)的建設(shè)是關(guān)鍵性的工作。

信息系統(tǒng)是通過(guò)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作，提高檔案管理效率、控制風(fēng)險(xiǎn)、有效利用資源和掌握檔案管理與運(yùn)轉(zhuǎn)全局，實(shí)現(xiàn)愿做規(guī)范化、管理現(xiàn)代化和決策科學(xué)化的重要工具，可以實(shí)現(xiàn)由經(jīng)驗(yàn)化管理到科學(xué)管理、流程管理、數(shù)字化管理和知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，能夠體現(xiàn)以信息知識(shí)為本的現(xiàn)代管理理念。在檔案管理所涉及的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的高度集中管理是解決機(jī)構(gòu)、資源、業(yè)務(wù)的集中與分散，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和實(shí)施有效管理的主要途徑，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)這一途徑的主要手段，從而使城建檔案管理走上科學(xué)化，現(xiàn)代化，信息化規(guī)范化的道路，保證檔案管理的效率、質(zhì)量、安全和檔案利用效益。

3 城建檔案館信息化現(xiàn)狀與可行性

我國(guó)城建檔案館經(jīng)過(guò)三十多年的發(fā)展已成為信息資源的聚集地，信息技術(shù)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的興起為我國(guó)城建檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了機(jī)遇。但在近期化建設(shè)過(guò)程中存在開(kāi)發(fā)力度不足，信息交流與共享程度低等問(wèn)題。信息服務(wù)水平和質(zhì)量有待進(jìn)一步提高，信息化總體應(yīng)用水平較低，還處于初步發(fā)展階段。具體表現(xiàn)在：一是自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后；二是檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；三是檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式；四是資源共享觀念淡??；五是檔案資源的深度開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)需要；六是檔案館信息化水平極不平衡?？傮w來(lái)說(shuō)對(duì)信息化認(rèn)識(shí)模糊、理解膚淺不到位，城建檔案管理迫切需要加強(qiáng)信息化建設(shè)。

城建檔案管理信息化建設(shè)不僅是必要的，而且是可行的。信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)科學(xué)電子技術(shù)以及空間信息技術(shù)在迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為城建檔案管理建設(shè)提供了良好的技術(shù)支持，可以使城建檔案管理在更高層次上，專業(yè)化，系統(tǒng)化的組合和應(yīng)用業(yè)務(wù)的和正在發(fā)展的信息和技術(shù)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到城建檔案館里的，檔案管理行業(yè)的各個(gè)部門，有些部門和單位已經(jīng)建設(shè)了一些信息系統(tǒng)，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)和信息化基礎(chǔ)，培養(yǎng)了一批熟悉計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的工作人員和技術(shù)骨干，提高了業(yè)務(wù)水平，積累了人才與經(jīng)驗(yàn)。技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用基礎(chǔ)里包含以下幾方面內(nèi)容：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、GIS技術(shù)、Web技術(shù)、操作系統(tǒng)、安全與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、硬件網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

4 信息化技術(shù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本變化，數(shù)字城市不可逆轉(zhuǎn)地走進(jìn)了人們的生活。作為城市建設(shè)檔案的重要保管基地，它是數(shù)字城市的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，提供真實(shí)可靠的依據(jù)性檔案信息。大量的城市數(shù)字化文件資料將由城建檔案館接收，保管和提供利用，這就要求具備數(shù)字化檔案的管理能力、信息處理能力、信息傳輸能力，從而提供數(shù)字化信息服務(wù)能力。

信息化技術(shù)的應(yīng)用主要包括在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，數(shù)字信息資源建設(shè)，信息資源整合與開(kāi)發(fā)利用，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，信息化人力資源建設(shè)，城建檔案信息安全保障體系建設(shè)六方面內(nèi)容，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)軟，硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇先進(jìn)成熟適用的技術(shù)，避免片面追求最新最高級(jí)的技術(shù)。進(jìn)一步提高城建檔案管理軟件的技術(shù)水平，應(yīng)努力與之源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體，形成從數(shù)據(jù)錄入的數(shù)據(jù)整理，再到數(shù)據(jù)加工輸出全過(guò)程的應(yīng)用。建議城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與上級(jí)政府主管部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)相結(jié)合。完成館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上查詢檢索。

（二）解決制約信息化技術(shù)發(fā)展的瓶頸

信息技術(shù)專業(yè)人員與從業(yè)人員信息技術(shù)知識(shí)和能力的缺乏是目前制約城市建設(shè)檔案管理的瓶頸?？梢圆扇⊙a(bǔ)充計(jì)算機(jī)、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，或者積極開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)等方法，提高業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。面對(duì)當(dāng)前一些檔案館無(wú)力開(kāi)發(fā)或低水平重復(fù)開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件的現(xiàn)象，應(yīng)大力組織推薦技術(shù)成熟水平較高的管理軟件在全國(guó)推廣，避免重復(fù)開(kāi)發(fā)造成的資金和時(shí)間浪費(fèi)。

（三）加速數(shù)字化進(jìn)程

各城建檔案館應(yīng)按實(shí)際情況開(kāi)展城建檔案館館藏檔案數(shù)字化，選擇是對(duì)全部館藏、重點(diǎn)某類、珍貴檔案還是高使用頻率檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，使這項(xiàng)工作積極務(wù)實(shí)地推進(jìn)。對(duì)于電子檔案的接收與管理，一方面，應(yīng)積極開(kāi)展接收保管利用的技術(shù)方法，研究制定相關(guān)管理辦法；另一方面，應(yīng)加大對(duì)電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數(shù)字化問(wèn)題，并充分利用電子城建檔案優(yōu)勢(shì)，變檔案為信息，做好利用服務(wù)。

（四）整合資源，優(yōu)化服務(wù)

檔案信息資源建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，應(yīng)改善傳統(tǒng)信息形式和利用方式，加強(qiáng)編研工作，整合城建檔案信息資源。建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、城建特色專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)利用方式，提高城建檔案信息的開(kāi)發(fā)深度和利用率。還應(yīng)組織重點(diǎn)領(lǐng)域的信息資源開(kāi)發(fā)與上網(wǎng)，提供多方位信息產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用服務(wù)和原文信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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