關(guān)于電子檔案歸檔及檔案信息化建設(shè)探討

劉栩清

摘 要：隨著時(shí)代和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案歸檔工作發(fā)生了較大的變化，電子檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行查找，為實(shí)際工作過程帶來了較大的便利，檔案信息化建設(shè)成為檔案管理部門當(dāng)前的重要目標(biāo)。但是當(dāng)前在電子檔案歸檔過程中仍然存在一些問題，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生一定阻礙，本文首先對(duì)電子檔案歸檔現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，其次提出一些處理措施，最后對(duì)加快檔案信息化建設(shè)速度提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；歸檔；檔案信息化建設(shè)；研究

檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過檔案信息化建設(shè)可以對(duì)檔案歸檔及后期管理工作等方面提供較大的便利，具體體現(xiàn)在能夠最大程度的減少歸檔過程中存在的問題，保證電子檔案的真實(shí)性和可靠性較高等方面，并且管理人員能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上對(duì)電子檔案進(jìn)行管控，對(duì)檔案丟失和隨意更改等情況進(jìn)行規(guī)避，從而使電子檔案歸檔和管理工作的效果有所提升。

1 電子檔案歸檔現(xiàn)存問題分析

電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內(nèi)容之一，但是當(dāng)前仍然存在一些問題，下面對(duì)幾種常見問題進(jìn)行說明：其一，電子檔案獨(dú)立性較差。當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨(dú)立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對(duì)電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對(duì)整理完成的電子文件的屬性進(jìn)行判斷，之后對(duì)其進(jìn)行拷貝，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長期存儲(chǔ)的目標(biāo)，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行，例如：未對(duì)電子檔案真實(shí)性和屬性等進(jìn)行判斷便直接進(jìn)行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業(yè)水平有限。電子檔案歸檔工作對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員在專業(yè)水平上存在較低的問題，在實(shí)際工作過程中會(huì)出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

第一，構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對(duì)電子檔案歸檔的合理性進(jìn)行提升，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)歸檔管理體系進(jìn)行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時(shí)進(jìn)行歸檔；其二，制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測(cè)工作，此工作由文件形成部門負(fù)責(zé)；其三，對(duì)電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進(jìn)行明確規(guī)定，讓各部門對(duì)待歸檔文件按照規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)整；其四，制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項(xiàng)工作均有直接負(fù)責(zé)人，保證每項(xiàng)工作可以落實(shí)到實(shí)處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

第二，對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對(duì)其真實(shí)性及完整性進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對(duì)其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進(jìn)行判斷，進(jìn)而為其真實(shí)性提供更多保障。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)工作人員可以從如下幾點(diǎn)著手：其一，在收集電子檔案時(shí)需要對(duì)一些重要文件的原本進(jìn)行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進(jìn)行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實(shí)性檢查工作提供便利條件；其二，對(duì)一些新式的設(shè)備和軟件進(jìn)行合理應(yīng)用，使用其對(duì)電子檔案中數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確進(jìn)行檢驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)問題后可依及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行提升。

第三，對(duì)電子檔案歸檔方法進(jìn)行合理選擇?，F(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進(jìn)行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲(chǔ)存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對(duì)應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，其在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案進(jìn)行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進(jìn)行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進(jìn)行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時(shí)進(jìn)行歸檔，此種方法能夠?qū)﹄娮訖n案丟失后造成的影響進(jìn)行規(guī)避，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實(shí)際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對(duì)歸檔方法進(jìn)行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。

3 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施

第一，構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)。為了更好的保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，檔案部門需要對(duì)構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，利用此系統(tǒng)可以自動(dòng)的對(duì)電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時(shí)間等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時(shí)可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快建設(shè)速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對(duì)各類檔案的多種形式和版本進(jìn)行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對(duì)檔案信息化技術(shù)水平進(jìn)行提升。通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進(jìn)行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)計(jì)算機(jī)，路由器，掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行合理配備，以供工作人員開展各類工作進(jìn)行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對(duì)數(shù)據(jù)和信息錯(cuò)誤的情況進(jìn)行杜絕，使用雙套制的方法進(jìn)行歸檔，在保證歸檔效果的同時(shí)可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對(duì)密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機(jī)密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機(jī)密電子檔案時(shí)需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，在驗(yàn)證成功后才能進(jìn)行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

第三，對(duì)電子檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)前從事電子檔案管理工作的人員在專業(yè)水平和素質(zhì)等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對(duì)此項(xiàng)工作內(nèi)容和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的了解較為粗淺，無法更好的進(jìn)行工作。為了對(duì)上述問題進(jìn)行解決檔案管理部門需要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)過程讓其對(duì)電子檔案工作產(chǎn)生更多的了解和認(rèn)識(shí)，并且能夠?qū)ψ陨碇R(shí)和技術(shù)進(jìn)行豐富，為后期實(shí)際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)在引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其對(duì)設(shè)備和技術(shù)的使用技巧進(jìn)行掌握，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)步伐。

4 結(jié)束語

本文對(duì)電子檔案歸檔問題及措施進(jìn)行說明，并且對(duì)促進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)提出建議：構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)、對(duì)檔案信息化技術(shù)水平進(jìn)行提升以及對(duì)電子檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等措施，希望檔案管理部門可以重視現(xiàn)存問題，并借鑒文中內(nèi)容或者采取其他更加合理有效措施及時(shí)處理解決，從而保證電子檔案歸檔工作的合理性，加快其信息化建設(shè)速度。

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