淺談如何做好企業(yè)檔案管理工作

張若娜

摘 要：企業(yè)的檔案資料是企業(yè)在全面發(fā)展過程中的信息記錄，是衡量和反應(yīng)一個企業(yè)發(fā)展情況的重要標(biāo)準(zhǔn)。近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)市場也迎來了進(jìn)一步發(fā)展的機(jī)遇和空間。為了保障和穩(wěn)定企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展，充分的重視檔案管理工作，提高檔案管理成效至關(guān)重要。本文筆者就當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題，結(jié)合新時期下房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，談?wù)勅绾斡行У奶岣咂髽I(yè)檔案管理成效，希望對企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；房地產(chǎn)；檔案管理；成效；發(fā)展；保障

1 引言

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的有效對策。檔案管理工作對我國現(xiàn)階段制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)的企業(yè)改革日益深化，以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的企業(yè)信息化進(jìn)程日益加快，給企業(yè)的經(jīng)營、管理等方面帶來了巨大挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案工作帶來的新課題，提出了新要求。企業(yè)檔案工作必須適應(yīng)信息時代企業(yè)發(fā)展的需要，改變原有的工作模式，建立新的檔案管理體系，樹立全新的企業(yè)檔案工作理念，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)企業(yè)的檔案管理工作。

2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的屬性和特征

房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)公司有效開展業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)建設(shè)部分，其基本特征主要表現(xiàn)在三個方面：一是檔案管理的專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案管理是基于房地產(chǎn)專業(yè)活動產(chǎn)生的真實(shí)、具體的業(yè)務(wù)活動，房地產(chǎn)業(yè)務(wù)自身的專業(yè)性特征決定了其檔案管理有著相關(guān)聯(lián)的專業(yè)性要求與特殊規(guī)定。從一定意義上看，在房屋建設(shè)及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產(chǎn)活動相關(guān)聯(lián)的國家建房、集資建房，買賣、擔(dān)保、抵押等專業(yè)問題也需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產(chǎn)業(yè)的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業(yè)性的房地產(chǎn)檔案管理需要明確與重點(diǎn)存檔資料相關(guān)的一切歷史、現(xiàn)實(shí)信息。三是檔案管理時效性強(qiáng)。房地產(chǎn)業(yè)的政策時效性十分關(guān)鍵，對現(xiàn)實(shí)政策的關(guān)注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產(chǎn)政策變化的重要信息，同時，房地產(chǎn)業(yè)自身的時效性也十分明顯，這是由房地產(chǎn)權(quán)歸屬等的動態(tài)性問題引起的。

3 當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題

1.相關(guān)檔案管理人員自身的管理意識不強(qiáng)

當(dāng)前，在房地產(chǎn)企業(yè)中，存在一部分的檔案管理人員對于工作的認(rèn)識不夠，思想上對檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識，導(dǎo)致了工作過程推諉、效率較低，對于檔案資料的收納、規(guī)整等一些列工作流程缺乏科學(xué)的指導(dǎo)。此外，還有一些房地產(chǎn)企業(yè)中的檔案管理人員不是“科班”出身，導(dǎo)致了其檔案管理的能力不足，這也是導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理成效較低的一個因素。

2.企業(yè)有關(guān)部門對于檔案管理的制度建設(shè)不足

很多房地產(chǎn)企業(yè)在各個部門的發(fā)展中，都已經(jīng)配備了完善的制度和規(guī)范。然而，就檔案管理部門而言，很多制度和規(guī)范的建設(shè)更新力度不夠，很多制度和規(guī)范都是多年之前的，或者不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理部門的發(fā)展。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理制度的認(rèn)識也是影響檔案管理長效發(fā)展的重要因素。

3.信息時代下現(xiàn)代檔案的發(fā)展不夠

近年來，隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，信息化時代的到來，給各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了重要的影響，催生了現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的成長。然而，在很多房地產(chǎn)企業(yè)中，很多檔案管理工作都是“紙上談兵”，對于數(shù)字化和電子化的檔案管理工作缺乏深入的認(rèn)識，導(dǎo)致了檔案管理能力和成效相對較低。

4 提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理成效的思考

1.從思想入手，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)

想要提高企業(yè)檔案管理工作成效，首先就要從管理人員自身入手。人是根本，而對于人的管理是企業(yè)管理的核心。在房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作中，應(yīng)該重視每一個檔案管理人員的思想教育和培訓(xùn)工作，切實(shí)的讓每一個檔案管理人員都能充分的提高自身的管理思維和認(rèn)識，以積極主動的工作態(tài)度推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。思想是認(rèn)識的源泉，只有從思想上進(jìn)行科學(xué)有效的教育，才能推動實(shí)際行為規(guī)范的落實(shí)。此外，房地產(chǎn)企業(yè)還應(yīng)該重視對檔案管理人員工作技能的培訓(xùn)，定期或者不定期的開展相關(guān)的檔案培訓(xùn)工作，切實(shí)的提高每一個檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力，保障房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的長效發(fā)展。

2.重視現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施和配套的投入

信息時代，科技的優(yōu)勢和便利給檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇?，F(xiàn)代化檔案管理模式是集便捷、快速、效率、易保存、好管理等多種優(yōu)點(diǎn)于一體，這對于房地產(chǎn)企業(yè)在快速發(fā)展中來說，具有重要的意義。所以，企業(yè)應(yīng)該切實(shí)的重視對檔案管理設(shè)施和基礎(chǔ)配套的投入，及時的更新老舊的管理設(shè)施，推動電子化、數(shù)字化檔案管理與系統(tǒng)的建設(shè)，從而提高企業(yè)檔案管理工作的成效。

2.盡快建設(shè)和完善企業(yè)檔案管理制度和規(guī)范

制度與規(guī)范的建設(shè)和完善，是細(xì)化管理措施和過程的重要保障。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該立足企業(yè)管理原則和制度，從檔案管理部門自身的特殊性、必要性、有效性出發(fā)，以全面提高企業(yè)檔案管理成效為宗旨，推動檔案管理部門制度和規(guī)范的完善。堅(jiān)持檔案管理部門，有制度可以依靠、有規(guī)范必須依靠、違反制度必須追究、追究過程有規(guī)范指導(dǎo)的系統(tǒng)模式，提高檔案管理部門工作成效。

4.科學(xué)的對每一個檔案管理人員進(jìn)行考核和評價

科學(xué)的考核和評價是衡量企業(yè)檔案管理工作的重要指標(biāo)。作為企業(yè)檔案管理的主管部門，應(yīng)該摒棄過去粗暴、簡單的考核體系，細(xì)化考核內(nèi)容，把每一個檔案管理人員自身的工作作風(fēng)、工作能力、工作習(xí)慣、工作積極性和主動性、工作過程、管理能力、參與培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的熱情等等科學(xué)的組成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且把這種考核與評價的結(jié)果與檔案管理人員自身的福利、待遇掛鉤，積極的推動檔案管理工作能夠健康、穩(wěn)定發(fā)展。

5 結(jié)語

總之，提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理成效對于企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。企業(yè)主管部門應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，在檔案管理規(guī)范和原則的框架下，細(xì)化管理規(guī)范和崗位職責(zé)，充分提高每一個員工的崗位職能，為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，要科學(xué)的開展對每一個檔案管理人員的考核評價工作，以積極的心態(tài)和視野激勵每一個檔案管理人員投身檔案管理事業(yè)，充分發(fā)揮自身的主觀能動性。

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