新形勢(shì)下如何推進(jìn)信息化檔案管理體系構(gòu)建

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在現(xiàn)代檔案管理過(guò)程中如何提升檔案服務(wù)水平，借助信息技術(shù)建立完善的檔案信息服務(wù)體系成為了檔案管理人員最關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題。因?yàn)樾畔⒒瘷n案服務(wù)體系的建立不僅要依據(jù)檔案管理的特征來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)平臺(tái)，還要依據(jù)檔案信息的使用范圍建立全方位的信息共享機(jī)制來(lái)保障檔案信息的使用效率。所以在現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)推進(jìn)一體化檔案管理體系的構(gòu)建對(duì)提升檔案的管理效率有著重要的作用。鑒于此，本文就如何借用信息技術(shù)建立信息化檔案管理體系展開(kāi)深入探討，并提出相應(yīng)思路以供讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系；服務(wù)模式

1 如何構(gòu)建信息化檔案管理體系

在現(xiàn)代的檔案管理過(guò)程中推進(jìn)檔案信息化管理體系構(gòu)建就要深入分析檔案管理機(jī)制，依據(jù)檔案管理模式來(lái)構(gòu)建信息化檔案服務(wù)體系。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理體系的建設(shè)，一方面要建立多元化的信息管理機(jī)制，另外一方面要開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)來(lái)提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)平臺(tái)，依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立多元化的檔案信息共享機(jī)制。既可以依據(jù)微信、QQ等社交平臺(tái)來(lái)開(kāi)發(fā)移動(dòng)檔案信息客戶端滿足社會(huì)各領(lǐng)域檔案信息的使用要求，也可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)符合檔案信息管理特點(diǎn)的固定網(wǎng)站，讓使用者通過(guò)網(wǎng)站來(lái)查詢自己所需要的檔案信息，滿足檔案信息多元化使用的要求。

2 推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)要突出服務(wù)職能

在信息技術(shù)的影響下，推進(jìn)檔案管理體系信息化建設(shè)，還要注重突出檔案管理體系的信息服務(wù)職能，檔案信息管理體系的信息服務(wù)職能是針對(duì)檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統(tǒng)籌規(guī)劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運(yùn)用到檔案服務(wù)管理當(dāng)中，建立高效化的服務(wù)模式才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)建設(shè)者要根據(jù)信息技術(shù)和檔案服務(wù)要求來(lái)建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將各種檔案信息資源有效地納入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中方便用戶的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變自身的工作思路，還要對(duì)各種檔案信息詳細(xì)的分類整理，并建立無(wú)紙化檔案信息存儲(chǔ)機(jī)制，對(duì)各種紙質(zhì)檔案信息要進(jìn)行電子化處理，將電子化檔案信息存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，及時(shí)地滿足使用者對(duì)檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時(shí)共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，因?yàn)榘殡S著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)威脅出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中，檔案管理人員只有緊隨技術(shù)的發(fā)展，跟隨技術(shù)的潮流，掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，才能保障檔案信息的安全，對(duì)檔案信息管理體系進(jìn)行有效的維護(hù)方便社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域檔案查詢需求。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要注重電子文件的運(yùn)用

在現(xiàn)代的檔案管理過(guò)程中推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)，要注重檔案信息管理體系的數(shù)字化建設(shè)以及軟件開(kāi)發(fā)。因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)是保障檔案高度共享、及時(shí)存儲(chǔ)的關(guān)鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心。所以在現(xiàn)代檔案信息管理體系的建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)者要依據(jù)檔案信息高效管理的需求開(kāi)發(fā)出符合檔案綜合處理的系統(tǒng)軟件，滿足信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。同時(shí)，檔案信息管理體系建設(shè)的重點(diǎn)要放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個(gè)單位和社會(huì)各領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件，也要對(duì)以前所收集的電子文件進(jìn)行科學(xué)化的分類和系統(tǒng)存儲(chǔ)，與檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系進(jìn)行信息交互，方便檔案信息的及時(shí)存儲(chǔ)。

4 檔案管理人員要將創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理

在檔案管理過(guò)程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設(shè)之外，作為檔案管理人員還要將創(chuàng)新的思維融入到檔案服務(wù)的過(guò)程中。創(chuàng)新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會(huì)檔案信息服務(wù)的前提下，充分提升檔案信息的附加價(jià)值，注重檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的軟件建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過(guò)對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行合理的劃分來(lái)促進(jìn)檔案信息的合理使用?？梢酝ㄟ^(guò)建立移動(dòng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)來(lái)促進(jìn)移動(dòng)檔案信息共享機(jī)制的形成，最大程度上突破時(shí)間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息。同時(shí)作為檔案信息管理人員，還要對(duì)各種檔案信息，進(jìn)行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過(guò)程中對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合，推進(jìn)用計(jì)算機(jī)管理控制系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

5 建立檔案信息規(guī)范管理機(jī)制

在檔案信息綜合管理體系的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員還要依據(jù)電子檔案信息的綜合使用需求，建立規(guī)范的信息管理機(jī)制。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息服務(wù)理念，新的設(shè)備，新的方法來(lái)規(guī)范對(duì)業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理，要對(duì)原有的檔案信息管理模式從根本上進(jìn)行改變，所以檔案管理人員要調(diào)整檔案管理工作方法，運(yùn)用創(chuàng)新性信息服務(wù)理念來(lái)提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時(shí)檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要制定相應(yīng)的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范檔案管理流程，制定新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，新的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門還要依據(jù)檔案信息化服務(wù)體系建設(shè)招聘具有檔案管理和信息技術(shù)專業(yè)能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專業(yè)技能推進(jìn)一體化檔案信息管理體系的建設(shè)，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。對(duì)于一些已經(jīng)從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)，檔案管理部門要注重其專業(yè)技能的培養(yǎng)，既要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也要根據(jù)檔案信息服務(wù)規(guī)范來(lái)提升人員的專業(yè)技能，能夠讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)以及工作新模式，轉(zhuǎn)變其原有的工作思路，能夠以互聯(lián)網(wǎng)思維來(lái)看待檔案工作模式產(chǎn)生的變革，學(xué)會(huì)用信息化檔案管理系統(tǒng)來(lái)處理各種檔案信息，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，提升檔案信息的共享效率。

6 建立檔案信息共享機(jī)制

在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理也要依據(jù)自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機(jī)制。因?yàn)闄n案信息作為集中性的信息使用模式，對(duì)各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲(chǔ)就是在滿足社會(huì)各單位對(duì)以往事件記錄查詢的需求上衍生出的信息保存機(jī)制，所以在檔案館要依據(jù)檔案服務(wù)特點(diǎn)來(lái)建立有效的檔案數(shù)據(jù)交互體系，要以集中性的信息共享為基礎(chǔ)，通過(guò)將各種檔案信息資源進(jìn)行有效的整合來(lái)提升信息系統(tǒng)的交互效率，滿足檔案信息及時(shí)傳播，快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數(shù)據(jù)化管理體系實(shí)現(xiàn)高效率精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)圖書信息輸出服務(wù)，其數(shù)據(jù)化管理模式的主要思路是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)與信息使用端口進(jìn)行數(shù)據(jù)化對(duì)接，在保障數(shù)據(jù)化信息共享的前提下將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化模型分析，及時(shí)的了解檔案信息的使用狀態(tài)，以此來(lái)保障檔案信息的高度共享。

7 結(jié)語(yǔ)

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，不僅要建立高效的檔案信息管理體系來(lái)提升檔案管理效率，還要突出信息化檔案管理體系的服務(wù)職能，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作思路，提升其專業(yè)技能，學(xué)會(huì)用創(chuàng)新性的工作思維來(lái)調(diào)整原有的工作方法，有效地提升檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

汪源（1984-），天津，天津市南開(kāi)區(qū)王頂?shù)提t(yī)院。