抓好檔案管理 服務(wù)人事工作

管珺

摘 要：在人民的工作和生活中，人事檔案扮演著十分重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。本文從人事檔案保管的重要性，人事檔案保管人員應(yīng)具備的素質(zhì)以及人事檔案保管中存在的問題、建議幾方面來論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理重要性；素質(zhì)建議

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

1 人事檔案的重要性

人事檔案是反映一個(gè)人的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀況和工作成績(jī)的原始記錄，是享受各種社會(huì)待遇的憑證以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。人事檔案是我國(guó)人事管理制度的重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論在什么條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、保管等人事檔案工作。因此要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

2 檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案工作是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案可以說是一個(gè)信息儲(chǔ)備庫(kù)，而檔案人員就是信息儲(chǔ)備庫(kù)的保管員。檔案人員所從事的工作，是一項(xiàng)崇高而光榮的工作，除了要求與其他工作人員一樣具備一定的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、管理能力等基本能力外，我認(rèn)為，檔案人員還應(yīng)必備以下四點(diǎn)素質(zhì)。

1、始終保持政治上的堅(jiān)定性?，F(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如果沒有堅(jiān)定的政治性，很容易因一點(diǎn)點(diǎn)蠅頭小利而喪失了自己的政治立場(chǎng)。因此，檔案人員必須從思想上、政治上、行動(dòng)上自覺與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問題、辦事情，自覺維護(hù)單位的團(tuán)結(jié)和榮譽(yù)，不折不扣地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合。

2、具備良好的道德素養(yǎng)。檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此，檔案工作者必須有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和敬業(yè)精神，嚴(yán)守秘密的工作準(zhǔn)則。作為檔案管理人員要不斷校正人生坐標(biāo)，做到心態(tài)要平，作風(fēng)要實(shí)，能力要強(qiáng)。

3、忠誠(chéng)自己的事業(yè)。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，正確地認(rèn)識(shí)檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責(zé)任重大、使命光榮，把工作當(dāng)成對(duì)待生命的一種狀態(tài)，把工作當(dāng)做實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)和人生。

4、有較高的學(xué)習(xí)能力。不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)的緊迫感，在實(shí)踐中不斷地摸索經(jīng)驗(yàn)、尋求對(duì)策，認(rèn)真研究工作中出現(xiàn)的新問題。我們只有不斷地自我充電，才能從容應(yīng)對(duì)我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心的尷尬局面。為此，牢固樹立“學(xué)以立德，學(xué)以增才，學(xué)以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，努力成為服務(wù)科學(xué)發(fā)展的行家里手，努力成為復(fù)合型、全能型人才，提高自身的學(xué)習(xí)能力。

3 加強(qiáng)人事檔案保管的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個(gè)環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及了公民個(gè)人資料，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個(gè)人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責(zé)。在日常管理實(shí)踐過程中，發(fā)現(xiàn)目前有些單位、個(gè)人對(duì)人事檔案的保密不重視，隨意處理個(gè)人檔案材料。出現(xiàn)了例如：轉(zhuǎn)遞接收檔案時(shí)沒有密封，收集整理材料沒有專人負(fù)責(zé)，檔案?jìng)鬟f不走機(jī)要渠道，檔案由個(gè)人或非單位持有、管理等不負(fù)責(zé)的情況，破壞了人事檔案的完整、有效，嚴(yán)重影響了人事檔案的安全，這樣會(huì)造成不必要的后果。因此，人事檔案保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求。

4 服務(wù)人事工作是目的

檔案的提供利用，對(duì)查閱檔案的單位首先應(yīng)該是中共黨員兩名干部，憑介紹信，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱，查閱后，對(duì)摘抄本人檔案材料認(rèn)真核實(shí)，經(jīng)核對(duì)無誤后，蓋上調(diào)查材料證明章，檢查本人檔案材料是否有涂改、圈化、抽取、撤換等現(xiàn)象，然后再歸入庫(kù)房。每年我科為干部提拔使用、換屆選舉、考察、調(diào)整工資、退休工齡落實(shí)等提供查閱干部檔案上千次左右。在提供利用檔案工作中做到堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密。

5 當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題和建議

近來根據(jù)工作的要求，對(duì)本部門保管的自由職業(yè)者檔案進(jìn)行了清理裝訂，更加體會(huì)到了人事檔案的重要性，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了檔案工作中存在的不足。

1. 檔案材料收集、齊全、做得不夠好；

2、提供查閱不方便，主要是近幾年來新形成的干部任免、工資調(diào)整、年度考核等。零散材料逐年增多，沒有整理裝訂成冊(cè)。

3、庫(kù)房硬件跟不上，無除濕機(jī)等設(shè)備。

4、檔案電腦管理程度化不夠高。

對(duì)目前人事檔案管理的幾點(diǎn)建議：

1、組織辦一些長(zhǎng)短期管理培訓(xùn)班。

2、對(duì)檔案管理干部進(jìn)行培訓(xùn)。

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)，配置專職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。

總之，加強(qiáng)檔案管理工作，不僅是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)服務(wù)。