新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施探究

摘 要：檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占據(jù)重要地位，然而隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院檔案管理中凸顯了一些問題，需要我們采取有效措施加以改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理；問題；改進(jìn)措施

強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，已經(jīng)成為了醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。本文從規(guī)范醫(yī)院檔案管理的必要性出發(fā)，指出了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出了新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施。

1 規(guī)范醫(yī)院檔案管理的必要性

1.1 為醫(yī)院科研活動服務(wù)

規(guī)范醫(yī)院檔案管理有助于醫(yī)院科研活動的發(fā)展，是醫(yī)療改革與技術(shù)創(chuàng)新的前提條件，為醫(yī)院的整體持續(xù)發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展步伐的不斷加快，醫(yī)院各項(xiàng)管理制度正逐步進(jìn)入完善狀態(tài)。為此，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理方向邁進(jìn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理員應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，根據(jù)實(shí)際采取措施加以改善，確保檔案工作整體效率。

1.2 為醫(yī)院管理工作服務(wù)

作為醫(yī)院管理制度的核心內(nèi)容，檔案管理一定程度上反映了醫(yī)院整體管理水平，對醫(yī)院的社會形象與發(fā)展具有決定權(quán)。醫(yī)院檔案管理涉及了會議記錄、基建資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等各環(huán)節(jié)內(nèi)容，為醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展提供了有力依據(jù)。所以醫(yī)院應(yīng)注重實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而滿足其他管理工作的發(fā)展需求，做好科室與部門間有效交流的橋梁?？偠灾?，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，有助于簡化資料收集流程，保障各部門的工作實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)信息的及時查詢與利用。

1.3 幫助醫(yī)院樹立良好的社會形象

新醫(yī)改的實(shí)施使得醫(yī)療市場的競爭日益嚴(yán)峻，醫(yī)院不僅要強(qiáng)化科研水平與醫(yī)療技術(shù)含量，而且還必須注重檔案管理工作。隨著醫(yī)患矛盾的越來越突出，強(qiáng)化檔案管理有助于對患者病歷與救治信息的及時更新，為患者家屬的查詢提供便捷，這不僅能夠避免醫(yī)患矛盾，還降低了醫(yī)院損失率，確保各職能部門的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。樹立良好的社會形象對醫(yī)院整體發(fā)展具有重要的推動作用，所以醫(yī)院全體員工應(yīng)積極主動參與檔案管理工作，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與資料，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理機(jī)制體制滿足不了社會發(fā)展需求

縱觀現(xiàn)代醫(yī)院，雖然都構(gòu)建并實(shí)施了醫(yī)院管理制度，但一味地側(cè)重于醫(yī)療、護(hù)理、人事等各環(huán)節(jié)，而對于醫(yī)院檔案管理制度的建立健全比較忽視，多數(shù)醫(yī)院都是從主觀角度出發(fā)來開展檔案的管理工作，并且未制定統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)及管理模式。還有部分醫(yī)院的目標(biāo)管理考核方案中未涉及檔案工作方面的內(nèi)容，極大地削弱了醫(yī)院檔案管理力度，監(jiān)管水平低下。

2.2 檔案管理員業(yè)務(wù)能力有限，崗位流動頻繁

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院都未配備專業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，主要通過兼職檔案員的方式敷衍了事，由于兼職檔案員將重心放在了自己本職工作上，很少充分全面了解存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔等各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，致使檔案管理效率一直停滯不前。有的醫(yī)院雖然配備了專業(yè)的檔案管理員，但學(xué)歷和專業(yè)素質(zhì)都較低，相關(guān)理論知識匱乏，學(xué)術(shù)研究與史料研究的能力都不強(qiáng)，無法滿足檔案管理的現(xiàn)代化要求。

2.3 檔案管理硬件設(shè)施少，檔案現(xiàn)代化管理意識不強(qiáng)

當(dāng)前，醫(yī)院將重心放在了對醫(yī)療的硬件投入上，很少注重加大檔案管理的硬件投入力度，從而造成醫(yī)院檔案室的規(guī)范度不夠、相關(guān)設(shè)備還是多年前購進(jìn)的、未引入新的管理技術(shù)等，與檔案保管標(biāo)準(zhǔn)背道而馳。雖然計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)涉及多個領(lǐng)域，但在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用較少，當(dāng)前采用的檔案收集、整理、利用等手段還比較傳統(tǒng)，以手工方式為主，勞動強(qiáng)度大，工作效率低下。

2.4 檔案信息化、開發(fā)利用程度不高

在新醫(yī)改的不斷深入及信息化的快速發(fā)展下，采用先進(jìn)的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)代檔案工作的前提保障。然而部分醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)力度不夠，只對信息檢索系統(tǒng)實(shí)施了信息化管理，注重檔案保存忽視檔案開發(fā)，只建設(shè)不利用，未設(shè)立單獨(dú)的管理網(wǎng)站。查閱利用范圍狹窄，未深層次的開發(fā)與利用各類信息。

3 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理制度、體系

醫(yī)院應(yīng)針對檔案管理設(shè)立專門的職能機(jī)構(gòu)，摒棄傳統(tǒng)的分散管理模式，加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全包括歸檔、保管、借閱、保密、銷毀、庫房管理等在內(nèi)的檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的同時還必須重視檔案管理工作，納入綜合建設(shè)規(guī)劃范圍內(nèi)，充分掌握了解關(guān)于檔案工作方面的法律法規(guī)，提高醫(yī)院全體員工對檔案重要性的認(rèn)識。在制定科室管理責(zé)任制時應(yīng)涉及檔案管理內(nèi)容，與科室領(lǐng)導(dǎo)績效考核、獎懲緊密聯(lián)系，清晰劃分科室領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、制度化管理。

3.2 強(qiáng)化檔案管理員的培訓(xùn)，提高其素質(zhì)水平

檔案工作人員素質(zhì)水平的高低決定了檔案管理的整體效率，隨著新醫(yī)改的不斷深入，要求醫(yī)院盡快培養(yǎng)一批技術(shù)與管理能力強(qiáng)的綜合型人才隊(duì)伍。醫(yī)院在制定人才培養(yǎng)計劃時應(yīng)充分考慮檔案管理員的培訓(xùn)內(nèi)容，選聘一批專業(yè)技能高的人才，并加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，可通過學(xué)習(xí)班、專家來院講座、業(yè)務(wù)達(dá)標(biāo)活動等各類渠道提高檔案員的業(yè)務(wù)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)力度

加大醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度對醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)具有現(xiàn)實(shí)意義。所以醫(yī)院必須重視檔案室硬件設(shè)施的投入。具體應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行：一，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求以及醫(yī)院特點(diǎn)，建設(shè)專門的儲存檔案的庫房，并配備充足的安全保管設(shè)施。二，結(jié)合實(shí)際所需，購進(jìn)各類現(xiàn)代化設(shè)備如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等，積極研發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)軟件。三，確保檔案掃描系統(tǒng)的完整性，實(shí)現(xiàn)自動化錄入。四，將檔案信息納入到計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，利用計算機(jī)促進(jìn)醫(yī)院各職能部門的資源及時共享，從而為醫(yī)療、教研等事業(yè)提供服務(wù)。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)前，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已走進(jìn)千家萬戶，為此，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)緊跟這一發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，摒棄過去以手工方式查詢及紙質(zhì)檔案，逐步向電子檔案管理方向發(fā)展。電子檔案管理的保存時間長，檔案不會發(fā)生腐蝕和霉變現(xiàn)象，占用面積不大，可存儲大量的信息資源，方便各部門之間的信息溝通與查詢，信息的可擴(kuò)展性強(qiáng)，資源可實(shí)現(xiàn)及時全面共享等眾多優(yōu)勢，配備檔案管理專用軟件，完成檔案資源的及時錄入、查詢、傳遞等工作。

為了促進(jìn)檔案管理與開發(fā)實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，首先應(yīng)注重檔案基礎(chǔ)管理；只有做好檔案資料從收集到最后分類階段的工作才能順利進(jìn)行接下來的檔案保存。其次結(jié)合各類載體加強(qiáng)檔案管理的開發(fā)利用，醫(yī)院檔案類型多樣化，有文字、圖像、音像等各類載體，也有人事、設(shè)備、病案等各職能部門，醫(yī)院應(yīng)將不同的檔案內(nèi)容劃分起來輸進(jìn)計算機(jī)中，為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外采用數(shù)字化的手段處理各類文件，并利用計算機(jī)促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的全面共享與有效利用。再有提高檔案信息的安全性，優(yōu)化檔案軟件系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的自動化、信息化及現(xiàn)代化管理。

4 結(jié)論

綜上所述可知，隨著新醫(yī)改的進(jìn)一步深化，對醫(yī)院內(nèi)部管理有了更為嚴(yán)格的要求。因此市場經(jīng)濟(jì)體制下的醫(yī)院檔案工作者應(yīng)緊跟新醫(yī)改的改革進(jìn)程，樹立新的管理觀念，探索研發(fā)新的思路，引進(jìn)各類先進(jìn)高效的技術(shù)，全面促進(jìn)醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，從而對醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營發(fā)展情況進(jìn)行全面體現(xiàn)，為新醫(yī)改的順利進(jìn)行提供保障。

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作者簡介

張喜英（1970-），女，太康縣人民醫(yī)院。