關(guān)于對(duì)電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的研究

黃琪

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國電子檔案的進(jìn)步也極為迅速，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式形成就是對(duì)電子檔案進(jìn)步的最直接肯定，為此本文以電子設(shè)計(jì)企業(yè)為例，就紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理展開了深入研究，希望這一研究能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)的檔案管理工作更好展開帶來一定啟發(fā)。

關(guān)鍵字：電力設(shè)計(jì)企業(yè)；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理

在我國數(shù)字化辦公的不斷推進(jìn)中，電子檔案大量出現(xiàn)，這雖然為很多工作的高效展開提供了有力支持，但檔案管理工作卻因此面臨著較大挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案的保存必要性與電子檔案的紙質(zhì)化必要性由此成為檔案管理工作人員較為頭疼的問題，而這也是本文就電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理展開具體研究的原因所在。

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案

1.1 紙質(zhì)檔案

以紙張為載體的檔案被我們稱為紙質(zhì)檔案，這類檔案具備著不易被篡改、檔案原始記錄性得以實(shí)現(xiàn)較好保存的特性。在紙質(zhì)檔案的具體應(yīng)用中，其本身擁有著載體穩(wěn)定、使用壽命較長、能夠?yàn)槠髽I(yè)提供充分的查考依據(jù)等優(yōu)點(diǎn)，而同時(shí)紙質(zhì)檔案也存在著占用庫房面積大、易于磨損、造成紙張浪費(fèi)、難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享等劣勢，這些優(yōu)勢與劣勢的存在使得我們能夠較為深入的認(rèn)識(shí)紙質(zhì)檔案[1]。

1.2 電子檔案

與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案被稱為電子檔案，其本身與紙質(zhì)檔案在載體上便存在著本質(zhì)性的不同。對(duì)于電子檔案來說，其本身具備著處理便捷、易于共享的優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)點(diǎn)的存在使得電子檔案在現(xiàn)代化社會(huì)中能夠發(fā)揮遠(yuǎn)勝于紙質(zhì)檔案的功用。不過值得注意的是，電子檔案本身也存在著技術(shù)依賴性較高、面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)等劣勢，這些也必須引起我們的高度重視[2]。

2 電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在簡單了解電子檔案與紙質(zhì)檔案后，為了能夠更為深入完成本文研究，我們還需要明晰電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀。在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的日常運(yùn)行中都發(fā)揮著較為重要的作用，其中電子檔案主要滿足企業(yè)中同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考與套用的需求，而這一需求的滿足就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)的工作效率實(shí)現(xiàn)了較好提升，以往使用人工調(diào)曬底圖4min/1張到電子檔案支持下實(shí)現(xiàn)的打印機(jī)出圖2.5s/1張就是電子檔案優(yōu)越性的最好體現(xiàn)；而在電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用中，紙質(zhì)檔案主要用于工程驗(yàn)收、決算等工作中，這一應(yīng)用主要是由于紙質(zhì)檔案具備著原始記錄性這一真實(shí)可信的法律憑證所致。結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)中的應(yīng)用我們不難發(fā)現(xiàn)，兩種檔案都存在著較高的存在必要性，但由于電力企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理往往需手工操作，并存在著耗時(shí)長、效率低的問題，這就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理本身需要改變當(dāng)下的管理現(xiàn)狀[3]。

3 電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

結(jié)合上文論述我們能夠較為深入的了解電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，而想要保證兩種檔案能夠較好滿足電力設(shè)計(jì)企業(yè)運(yùn)行需求，我們就必須實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)，即電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，而結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料與自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，筆者提出了重要電子檔案文件紙質(zhì)化、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、正視電子檔案管理難點(diǎn)三方面建議。

3.1 重要電子檔案文件紙質(zhì)化

為了保證電子檔案與紙質(zhì)檔案更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)，電力設(shè)計(jì)企業(yè)首先就需要實(shí)現(xiàn)重要電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能夠保證自身檔案管理工作更好服務(wù)于企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)。上文中筆者曾提到，紙質(zhì)檔案本身具備著較強(qiáng)的原始記錄性，而這一特性恰恰是電子檔案所不具備的，而由于我國當(dāng)下的電子檔案的憑證價(jià)值較低，這就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)必須將可能用于生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能保證檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)[4]。

3.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存

除了重要電子檔案文件紙質(zhì)化外，想要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，電力設(shè)計(jì)企業(yè)還必須實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存，這里的并存指的是電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作需要既保存電子檔案又保存紙質(zhì)檔案。具體來說，電力設(shè)計(jì)企業(yè)需要將需要永久保存的電子檔案紙質(zhì)化，將具備企業(yè)信息資源共享需求的紙質(zhì)檔案電子化，這樣才能夠保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存實(shí)現(xiàn)，二者也才能夠更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)，為其長期可持續(xù)發(fā)展的實(shí)現(xiàn)提供有力支持[5]。

3.3 正視電子檔案管理難點(diǎn)

除了上述兩方面外，電力設(shè)計(jì)企業(yè)想要較好實(shí)現(xiàn)自身的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，還必須正視電子檔案管理難點(diǎn)。對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案管理來說，這一電子檔案管理本身對(duì)于電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全等都存在著較高的要求，這些要求的存在本身就對(duì)電力設(shè)計(jì)企業(yè)的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理提出了較高挑戰(zhàn)，為此電力設(shè)計(jì)企業(yè)必須高度重視自身檔案管理工作，大力看展計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)、優(yōu)質(zhì)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建、做好機(jī)密檔案的加密等都屬于電力設(shè)計(jì)企業(yè)可以開展的具體措施。值得注意的是，電力設(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案管理需要實(shí)現(xiàn)主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的信息資源共享，這樣才能保證電子檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)。

4 結(jié)論

在本文就電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理展開的研究中，筆者詳細(xì)論述了紙質(zhì)檔案與電子檔案的相關(guān)概念、電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀、電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考等內(nèi)容，而結(jié)合這一系列內(nèi)容我們能夠清楚認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的重要性，希望這一認(rèn)知能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)帶來一定啟發(fā)，保證其檔案管理工作更好服務(wù)于自身發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]王玲.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存管理之我見[J].城建檔案，2013，06：66-67.