社交媒體應(yīng)用于高校檔案工作現(xiàn)狀調(diào)研分析

李爽?張建華

摘 要：本文通過實際調(diào)研，分析目前微信公眾平臺在高校檔案工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，找出問題與不足，并提出合理化的建議，為移動互聯(lián)時代下，社交媒體應(yīng)用于高校檔案工作積累理論基礎(chǔ)和實際經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：社交媒體；微信；學(xué)生檔案

高校檔案涉及人事檔案、教學(xué)檔案、財會檔案、科研檔案、基建檔案、聲像檔案等各類檔案，形成以及管理部門相對比較分散。因此，檔案的管理和利用服務(wù)之間的連接和互動性較差。正是基于以上原因，在高校建立專業(yè)的檔案服務(wù)微信平臺，充分利用微信覆蓋面廣、交互性強、接收信息及時快速的特點，能夠促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作的深入開展。

微信是騰訊公司發(fā)布的一款即時通訊類的社交軟件，主要應(yīng)用于智能移動端，包括智能手機和平板電腦。微信公眾號是開發(fā)者在微信公眾平臺上申請的應(yīng)用賬號，可在微信平臺上實現(xiàn)和特定群體的文字、圖片、語音、視頻的全方位溝通、互動。目前很多高校檔案部門都已經(jīng)開通了微信公眾平臺，為社會提供各個方面的檔案利用及查詢服務(wù)。本文針對我國已經(jīng)開通微信公眾平臺的高校檔案館進(jìn)行調(diào)研，對高校檔案服務(wù)的方式、內(nèi)容、利用效果進(jìn)行總結(jié)和分析。

1 調(diào)研概況

本次調(diào)研從2月10日開始，截止到至4月10日。為期兩個月的時間。筆者分別以“檔案館”、“學(xué)生檔案”為關(guān)鍵詞，在微信公眾平臺進(jìn)行搜索，共得到有效的、經(jīng)過認(rèn)證的高校檔案館平臺27個（高校名單見附表）。這一數(shù)量和我國高?？倲?shù)相比，可以說是非常之少。其中涉及檔案服務(wù)的模塊以及內(nèi)容各有側(cè)重，詳情見下表：

模塊類型 服務(wù)內(nèi)容 數(shù)量 比重

新聞動態(tài) 時事新聞，檔案新聞，檔案館咨詢，工作動態(tài) 8 30%

館藏介紹 圖片、音視頻展示，校史，編研成果等 14 52%

檔案收集 檔案征集，檔案移交，檔案捐贈 2 7%

查詢利用 規(guī)章制度和業(yè)務(wù)介紹，預(yù)約查檔，查詢指南，在線查檔 18 67%

學(xué)生檔案服務(wù) 畢業(yè)生檔案去向查詢，學(xué)籍、學(xué)歷查詢，成績查詢 5 18%

從上表可以看出，在所有27個微信公眾平臺中，館藏介紹類和查詢利用類的服務(wù)所占比重較大，分別占到52%和67%。但包含學(xué)生檔案查詢利用工作所占的比重較小，不到20%。檔案收集類的工作所占的比重非常少，只占7%，這和現(xiàn)階段檔案數(shù)字化的程度還不高有直接關(guān)系。

2 調(diào)研分析

從各高校檔案館微信公眾平臺的功能來看，可以分為以下幾大類模塊：行業(yè)及本館新聞、館藏展覽介紹、檔案收集、查詢利用。

2.1 行業(yè)及本館新聞

本次調(diào)查共有8個高校檔案館微信公眾平臺具有這一功能，占所有調(diào)研對象的30%。這一功能模塊的內(nèi)容主要包括檔案界的工作動態(tài)、檔案科技動態(tài)以及本館的日常工作新聞等。新聞內(nèi)容包含面較廣，即有國內(nèi)動態(tài)，也有國際動態(tài)，大都圖文并茂，形象生動。但多個微信公眾平臺的新聞動態(tài)里，也存在更新不及時、時效性差的問題。

2.2 館藏展覽介紹

本次調(diào)查中共有14家高校檔案館的微信公眾平臺具有這一功能模塊，占比重52%。這一模塊的內(nèi)容多種多樣，主要是各個高校通過文字、圖片、音視頻等不同記錄方式，展示本館的館藏。除此之外，還有校史展覽、主題展覽、檔案編研成果展覽等等內(nèi)容。不足之處是大多數(shù)微信公眾平臺所展示的內(nèi)容數(shù)量偏少，檔案類型不夠豐富，深度不夠。

2.3 檔案收集

檔案收集功能在所有參與調(diào)研的對象中，只有2家高校檔案館微信公眾平臺具有。但通過瀏覽發(fā)現(xiàn)，這一功能模塊僅僅提供了檔案收集方式的介紹、流程、聯(lián)系方式等等。并非真正的在微信公眾平臺端進(jìn)行實時在線的數(shù)字檔案收集。所以這一功能基本上并不是真正的存在。

2.4 查詢利用

檔案工作的最終目的是方便社會各界利用。因此，在全部調(diào)研的27個高校檔案館微信公眾平臺中，有18家高校檔案館開設(shè)了查詢利用功能模塊。是所有功能模塊中所占比例最大的，達(dá)到了67%。通過仔細(xì)瀏覽各個高校檔案館的微信公眾平臺，可以發(fā)現(xiàn)在檔案查詢利用功能上，主要有兩類：第一類是預(yù)約查詢類，即利用者在微信公眾平臺相關(guān)頁面內(nèi)填寫個人信息、聯(lián)系方式、需求目標(biāo)等，然后再去檔案館進(jìn)行實地查詢。第二類是網(wǎng)上在線查詢類，即利用者可以直接在微信公眾平臺內(nèi)實現(xiàn)相關(guān)檔案電子版的查詢。第二類才是真正意義上的查詢利用服務(wù)。另外，在提供檔案查詢的18個微信公眾平臺中，只有5所高校的微信公眾平臺包含學(xué)生檔案的查詢和利用，這一比重很少。

3 調(diào)查總結(jié)

微信作為近年來十分普及的一款社交軟件，用戶基數(shù)大，可實現(xiàn)的功能多。利用微信公眾平臺開發(fā)一套檔案服務(wù)平臺的成本并不是很高。但是，通過這次調(diào)查，可以看出目前我國高校檔案館在利用微信平臺開展檔案工作的廣度和深度還有很大欠缺。調(diào)研的27個高校檔案館微信公眾平臺，也是存在各種各樣的問題。

3.1 更新不及時，內(nèi)容匱乏

微信平臺的優(yōu)勢之一就是交流的及時性，然而在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大部分平臺的內(nèi)容相當(dāng)陳舊。無論是新聞類還是館藏類的模塊都存在這一問題。有些平臺從調(diào)研開始，到調(diào)研結(jié)束，在長達(dá)兩個月的時間里，始終沒有任何內(nèi)容上的更新。從內(nèi)容上看，也有很大不足，比如館藏類的板塊，許多平臺僅僅是有幾張圖片，配上簡單的文字介紹而已。長期以往，對利用者的吸引力必將大幅下降。導(dǎo)致平臺的利用率降低。

因此，應(yīng)該保證公眾平臺的及時更新，加大內(nèi)容的數(shù)量及質(zhì)量。吸引更多的利用者利用微信公眾平臺。

3.2 功能欠缺，形式簡單

大部分高校檔案館微信公眾平臺開設(shè)的功能板塊比較單一，形式上也是比較簡單。比如一些利用服務(wù)的板塊，只能提供基本的業(yè)務(wù)聯(lián)系電話和查檔流程說明而已。而能提供直接在線查詢的平臺，可查詢的檔案信息也很少。搜索的方式也很簡單，效率低下。而對于高校檔案中的學(xué)生檔案查詢部分，大部分高校檔案館在其微信公眾平臺上并沒有提供，僅有安徽大學(xué)等幾家大學(xué)提供了全面的查詢服務(wù)，包括學(xué)歷學(xué)籍認(rèn)證、畢業(yè)生檔案去向查詢等。因此，應(yīng)充分利用微信公眾平臺的豐富功能，結(jié)合檔案工作的要求和利用者的實際需求，開拓視野，開發(fā)更多更有效地檔案服務(wù)功能和管理模式。

3.3 缺乏互動性

微信的特點之一是互動性強，然而在所調(diào)研的27個微信公眾平臺中，僅有不到3個平臺提供了在線留言或者論壇類的功能。而能夠定期推送平臺信息的，在調(diào)研的2個月期間，也只有不到10個平臺能夠做到。今后應(yīng)加強互動性的建設(shè)，增進(jìn)同利用者之間的交流。這樣才能更了解利用者的真實需求，更好地為利用者服務(wù)。

3.4 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不一致

微信公眾平臺服務(wù)于高校檔案工作還屬于初期起步階段。因此，各個高校的微信公眾平臺還沒有一個統(tǒng)一、規(guī)范的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。功能板塊、名稱、數(shù)據(jù)形式多種多樣，不利于這一平臺整體的建設(shè)。相關(guān)部門應(yīng)盡快制定開發(fā)建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以利于這一平臺的良性發(fā)展。