會計檔案管理之我見

白曉春

摘 要：會計檔案是任何一個有經(jīng)濟活動的部門都會產(chǎn)生的，是單位及國家檔案的重要組成部分，是了解一個單位運作情況的有力依據(jù)，根據(jù)它獨特的自身特點，會計檔案有它自己的分類及保管方式，我們要遵循實際情況，給出合理性的安排，制定細(xì)致的收集、整理、保管、移交、銷毀、查詢、借閱等制度。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和泄密。

關(guān)鍵詞：會計憑證；會計賬簿；財務(wù)報告；保管期限；自身的特點；整理立卷；裝訂成冊；編制保管；銷毀；查詢；借閱

會計檔案是各個單位及國家檔案的重要組成部分，是經(jīng)濟活動的詳細(xì)記錄和真實反映。通過會計檔案可以了解單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，還可以了解一個單位是否遵守財政紀(jì)律，是否遵守財政相關(guān)法律、法規(guī)，有無弄虛作假，違法亂紀(jì)等各種不合法行為，為一些檢查提供可靠的依據(jù)。

會計檔案按照裝訂內(nèi)容可以分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他在辦事過程中產(chǎn)生的材料。按照保管期限可以分為永久和定期兩類，定期分為3年、5年、10年、15年、25年5種，其中3年的有各級行本身及匯總?cè)牭脑掠嫳?、系統(tǒng)運行日志、不定期報表、檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料、流水賬等其他需要保管的檔案；5年的有月、季、半年度的報表、聯(lián)行往來的清單及查詢查復(fù)書、密押代號表、使用保管登記簿、存貸款單位余額對賬回單、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理卡、申請辦理電子業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議及其他需要保管的檔案；保管期限為10年的上級編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機關(guān)編送的報表、財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、預(yù)算報表、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)撥付款年報、稅收會計報表等；保管期限為15年的會計檔案有會計憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿、會計移交清冊、行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證、各種完稅憑證和繳退庫憑證、財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證、結(jié)算憑證、會計移交清冊等；25年保管期限的有現(xiàn)金和銀行存款日記帳、稅收日記賬和稅收票證分類出納賬等；永久保存的是年度決算財務(wù)會計報告、資本金、股金及股權(quán)明細(xì)、開銷戶登記簿、掛失登記簿、補發(fā)收據(jù)、財銷案存的清單或資料、會計檔案保管登記簿、銷毀清冊、有價單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊、機構(gòu)變動交接清冊、會計初始環(huán)境文本、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、文件及其他需要永久保管的檔案。

目前，新版《會計檔案管理辦法》公布，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期的分為10年和30年，下面我們大致說一下某些機構(gòu)當(dāng)中是怎們分類的。其中企業(yè)和其他組織的會計檔案，保管期限10年的有月、季、半年度財務(wù)會計報表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等，需要保管30年的有原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿、會計檔案移交清冊等，需要永久保存的有年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。行政事業(yè)單位的會計檔案的保管期限也是分為10年、30年和永久的，10年的有月、季度報表、銀行對賬單，30年的有各種會計憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿、會計檔案移交清冊，永久的有部門財務(wù)報告、部門決算、會計檔案保管清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。

會計檔案與其他檔案一樣都有其自身的特點，主要有以下幾個方面：

第一、數(shù)量較大，無處不有。每個單位每天的經(jīng)濟活動都會產(chǎn)生一些憑證、賬簿、財務(wù)報表等專業(yè)核算資料，尤其是一些企業(yè)、財政、商業(yè)、稅務(wù)、金融等單位，只要有經(jīng)濟活動存在，就會形成會計檔案。

第二、檔案收集的內(nèi)容穩(wěn)定一致，即會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等，雖然各行業(yè)的會計名稱不一，但核算方法、工作流程及需整理收檔的材料是一致的。

第三、會計檔案整理后的外形多樣。有的賬簿是定本式，有的是活頁式，還有卡片式等，報告有文字、表格、數(shù)據(jù)產(chǎn)生的紙張大小不一，長短不齊，所以在會計檔案的整理和保管方面不能要求一致，應(yīng)該從實際出發(fā)。

各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對會計檔案給予足夠的重視，并給財務(wù)部門安置專門負(fù)責(zé)會計檔案管理的人員，根據(jù)會計檔案的相關(guān)法律法規(guī)及管理規(guī)定，建立起嚴(yán)格的會計檔案立卷、歸檔、保管制度，好多單位沒有專門的會計檔案管理人員，都由出納代勞，但按照有關(guān)規(guī)定出納人員不得兼管會計檔案。

管理期間按要求分門別類將會計檔案整理立卷、裝訂成冊，具體到不同種類的會計檔案有其具體的操作方法。

一、會計憑證：按照年、月順序整理，整理每一個月的會計憑證時可根據(jù)多少裝訂成一本或幾本，每本厚度以二公分左右為宜，裝訂時要去掉金屬物，破損面要進(jìn)行修補，對大小不一的憑證要折疊或裱貼，左側(cè)和上邊或下邊要墩齊進(jìn)行裝訂，編號可視材料的多少，一年編一個連續(xù)號（卷號）或幾年編一個連續(xù)號。

二、會計賬簿按年度進(jìn)行整理，有幾本裝幾本，裝訂時，訂本式賬簿應(yīng)保持原來面目貼封裝盒；活頁式或卡片式賬簿應(yīng)去掉帳夾，抽出空白頁，編寫頁最后進(jìn)行裝訂。

三、財務(wù)報告：會計報表按年報、季、月報分別裝訂，財務(wù)會計報告等材料視紙質(zhì)規(guī)格裝訂。

四、其他材料按紙質(zhì)規(guī)格不同分別裝訂，會計賬簿、財務(wù)報告及其他材料按年代、類別分別排列編號。

在整理以上材料時，使用的裝具應(yīng)做到整齊統(tǒng)一，類別醒目。記賬憑證使用標(biāo)準(zhǔn)卷皮的不可裝盒（袋）；會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他材料必須裝會計檔案盒保管。會計檔案卷皮、卷盒背脊要注明年月、類別、期限和卷號。會計檔案編目封面要正確、美觀、各項目均用鋼筆填寫，字跡要工整，用字號蓋章的項目要用紅色印油。

會計年度終了后，可暫時管理一年，制定清楚細(xì)致的移交清冊，移交至本單位檔案機構(gòu)保管，移交時應(yīng)確保原卷冊封裝完好。同時制定完善的會計檔案查詢、借閱、復(fù)制、登記、銷毀等制度，如有特殊需要，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后才實施，不然不得拆封。借出的會計檔案應(yīng)完好無損地歸還，否則追究借用人的責(zé)任。

保管期滿的會計檔案可以按規(guī)定銷毀，要不然會越積越多，會計檔案銷毀應(yīng)該非常慎重，需要從以下四個方面嚴(yán)格執(zhí)行：

一、檔案部門和會計部門一起提出銷毀意見，列出清冊，注明檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起草年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、注銷時間等。

二、制作好銷毀清冊之后，經(jīng)過詳細(xì)核查之后應(yīng)交由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。

三、銷毀時應(yīng)由檔案部門及會計部門一同監(jiān)銷，并核查清冊與清點內(nèi)容是否一致。

四、銷毀后應(yīng)在清冊上由財務(wù)部門簽名蓋章，并報單位負(fù)責(zé)人。

各單位必須加強對會計檔案的管理，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損壞、散失和泄密。

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