淺談企業(yè)檔案管理體制的改革

許愛英

摘 要：企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；工作體制；改革

制定規(guī)范的企業(yè)檔案工作制度，對(duì)企業(yè)檔案工作具有約束和導(dǎo)向作用，是推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提。

1 制定企業(yè)檔案工作制度的意義

建立規(guī)范、完善的企業(yè)檔案工作制度有利于更好地引導(dǎo)企業(yè)檔案工作走向良性循環(huán)，最大限度地為企業(yè)節(jié)省時(shí)間、人力和信息成本，它在促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、完善檔案管理理論、提高企業(yè)管理效率、加快信息資源利用等方面都具有重大的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

1.有利于促進(jìn)國家檔案事業(yè)的發(fā)展

企業(yè)檔案工作制度的建立需要檔案行政管理部門的指導(dǎo)，在進(jìn)行指導(dǎo)和相互交流的過程中，檔案行政管理部門可以更好地了解企業(yè)檔案工作的運(yùn)行、管理模式，有利于其在今后的檔案工作管理過程中更加準(zhǔn)確地找到自己的角色定位，明確其指導(dǎo)、監(jiān)督和服務(wù)的職能。同時(shí)，企業(yè)檔案工作制度的建立，也可以為檔案行政管理部門制定與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)的檔案管理制度提供參考，進(jìn)而更好地推動(dòng)國家檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.有利于促進(jìn)和深化企業(yè)檔案管理理論與實(shí)踐研究

企業(yè)檔案工作制度的制定涉及企業(yè)文化、管理理念、工作方式、業(yè)務(wù)流程等多個(gè)方面的內(nèi)容，涵蓋了企業(yè)檔案管理工作的一系列理論與實(shí)踐。企業(yè)檔案工作制度的建立，其過程帶有很強(qiáng)的綜合性，它實(shí)際上就是促進(jìn)企業(yè)檔案管理理論研究與實(shí)踐工作不斷耦合、適應(yīng)的過程。因此，建立和完善企業(yè)檔案工作制度，有利于促進(jìn)和深化我國企業(yè)檔案管理理論與實(shí)踐的研究。

3.有利于保證企業(yè)檔案工作與企業(yè)的同步發(fā)展

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)激烈，在企業(yè)檔案工作中，動(dòng)力不足、約束力不強(qiáng)等現(xiàn)象具有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，?dǎo)致企業(yè)檔案工作明顯滯后于企業(yè)的同步發(fā)展，我們迫切需要在總結(jié)傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際狀況，建立一套切實(shí)可行的企業(yè)檔案工作機(jī)制，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)中得到切實(shí)有效的貫徹執(zhí)行，從而保證企業(yè)檔案工作與企業(yè)的同步發(fā)展。

2 企業(yè)檔案工作制度的制定要求

不同類型、不同規(guī)模的企業(yè)對(duì)檔案工作制度有著不同的要求，但不管要求如何變化，關(guān)鍵還是要符合企業(yè)檔案工作的規(guī)律和發(fā)展需求，更好地促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。在制定企業(yè)檔案工作制度時(shí)，需考慮以下要求：

1.符合國家檔案法律法規(guī)的規(guī)定

由于企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更等多種因素的影響，國家及其各級(jí)檔案行政管理部門為企業(yè)檔案工作的開展創(chuàng)造了十分寬松的外部環(huán)境，使得企業(yè)在檔案管理工作中具有很強(qiáng)的自主權(quán)，但自主并非任意化，企業(yè)不能認(rèn)為檔案是其在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，就可以任意處置，其檔案工作必須在國家檔案法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。因此，企業(yè)檔案工作制度的制定必須要符合國家檔案法律法規(guī)的規(guī)定。

2.適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求

企業(yè)檔案作為企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的第一手資料，對(duì)企業(yè)的日常管理工作和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的信息參考價(jià)值。因此，企業(yè)檔案部門在制定檔案工作制度時(shí)立意要更加高遠(yuǎn)，要切實(shí)考慮企業(yè)的發(fā)展需求，將管理重心放在有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、收益分配、客戶、合同等企業(yè)核心檔案上，要根據(jù)企業(yè)的類型和特點(diǎn)做好檔案編研工作。

3.尊重企業(yè)檔案工作的規(guī)律

企業(yè)檔案管理部門在制定企業(yè)檔案工作制度時(shí)要充分尊重企業(yè)檔案管理的個(gè)性化需求。這就要求其制度的制定要遵循企業(yè)檔案工作的經(jīng)濟(jì)規(guī)律和價(jià)值規(guī)律，并與企業(yè)的總體發(fā)展水平相適應(yīng)。企業(yè)檔案工作制度的制定首先要尊重經(jīng)濟(jì)規(guī)律，堅(jiān)持在市場(chǎng)的運(yùn)行機(jī)制中接受檢驗(yàn)，并不斷得到發(fā)展和完善。其次，企業(yè)檔案工作的制定要尊重價(jià)值規(guī)律。

3 企業(yè)檔案工作的制度建設(shè)措施

企業(yè)在進(jìn)行檔案工作制度建設(shè)時(shí)應(yīng)充分考慮到本企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、發(fā)展水平、企業(yè)文化等各種因素的影響，從本企業(yè)的實(shí)際狀況和發(fā)展需求出發(fā)，真正做到為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)服務(wù)。

1.根據(jù)調(diào)研結(jié)果確定制度建設(shè)的范圍

企業(yè)檔案工作制度建設(shè)要與企業(yè)的總體發(fā)展水平相協(xié)調(diào)，這是滿足建設(shè)要求的基本準(zhǔn)則。因此，在進(jìn)行檔案工作制度建設(shè)之前，首先應(yīng)了解企業(yè)的發(fā)展水平和相關(guān)需求。這就要求我們要對(duì)不同行業(yè)性質(zhì)、規(guī)模和發(fā)展水平的企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，分析總結(jié)出制約企業(yè)檔案工作發(fā)展的主要問題，從而確定企業(yè)檔案工作制度建設(shè)的范圍。

2.學(xué)習(xí)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定

目前，國家已經(jīng)制定了《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等一系列的檔案管理法規(guī)。企業(yè)檔案工作制度的建設(shè)可以借鑒和參照目前國家已經(jīng)出臺(tái)的一些政策法規(guī)，避免走彎路。

3.向單位同行取經(jīng)學(xué)習(xí)

由于企業(yè)的發(fā)展規(guī)模和信息需求各有差異，導(dǎo)致其檔案工作的水平也各有高低。規(guī)模較大的企業(yè)，其檔案工作制度建設(shè)相對(duì)比較全面、完善，而中小型企業(yè)由于受到各種條件的限制，其檔案工作制度的建設(shè)基本沒有開展或還處于初級(jí)階段。因此，中小型企業(yè)可以通過參觀學(xué)習(xí)等各種方式向具有典型示范意義的兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而帶動(dòng)企業(yè)檔案工作制度建設(shè)整體水平的提高。

4.研究以往的檔案工作制度

目前我國檔案行政管理部門還沒有出臺(tái)專門針對(duì)企業(yè)的檔案管理制度，為了保證企業(yè)檔案工作制度的歷史性與科學(xué)性，可以對(duì)檔案工作開展較好的示范企業(yè)，以及本企業(yè)以往的檔案工作制度進(jìn)行深入研究，從而為目前企業(yè)檔案工作制度的建設(shè)提供有效的參考借鑒。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案作為企業(yè)在其經(jīng)營領(lǐng)域內(nèi)所從事的各種活動(dòng)中形成的清晰明確、據(jù)有保存價(jià)值的歷史記錄信息，具備真實(shí)性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，是企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)自身權(quán)益的客觀要求。

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