21世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用綜述

楊玉蓮

摘 要：文章論述了檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的必要性和優(yōu)越性。以具體的應(yīng)用范圍指出了存在的問題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用綜述

1 檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的必要性與優(yōu)越性

（一）應(yīng)用計(jì)算的意義

傳統(tǒng)的檔案管理過程中，實(shí)施檔案的調(diào)閱，需要先查閱檔案袋，然后查找檔案本，最后仔細(xì)尋找檔案中所記錄的內(nèi)容。而且，大部分的檔案是紙質(zhì)檔案，在管理的過程中，不僅要防潮、防火，存放也比較困難。在信息化的時(shí)代，這種檔案管理方法比較落后，查找比較困難，過程比較復(fù)雜，不能適應(yīng)企業(yè)迅速發(fā)展中新的要求。企業(yè)在檔案管理中，針對(duì)這些問題，應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)施管理，不僅可以改善檔案管理的現(xiàn)狀，還能提高檔案管理的工作效率和工作水平，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

（1）計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)量大。計(jì)算機(jī)技術(shù)信息存儲(chǔ)量大，具有其他信息儲(chǔ)存介質(zhì)無法比擬的優(yōu)越性。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及科技的進(jìn)一步發(fā)展，人類生活、學(xué)習(xí)和工作中的信息活動(dòng)日益增多，生成了大量的紅白頭文件、技術(shù)資料、圖像信息等，接踵而來的就是對(duì)這些信息資源進(jìn)行歸檔案整理，面對(duì)如此巨大的信息量，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，一張普通光盤就可以儲(chǔ)存幾千萬(wàn)的文字信息，大大減少了信息空間的浪費(fèi)，也降低了檔案管理工作的支付成本。

（2）計(jì)算機(jī)促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。利用計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案編目、標(biāo)注、指引、借閱能夠使檔案管理工作更加規(guī)范。檔案管理計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化有利于提高檔案管理人員和用戶的工作效率；有利于提高檔案信息的深層管理，將信息市場(chǎng)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息深層管理的高效傳遞；有利于簡(jiǎn)化檔案信息的歸檔過程，各歸檔單位將本單位的數(shù)字化文件，傳輸至檔案管理中心，檔案中心經(jīng)過對(duì)檔案文件進(jìn)行專業(yè)處理后分類存放在相應(yīng)的區(qū)域，在一定程度上減輕檔案工作人員復(fù)雜的檔案歸檔工作。

（3）計(jì)算機(jī)可降低檔案管理工作中隱患。檔案管理工作，包括信息保護(hù)、保管、統(tǒng)計(jì)、編輯等工作，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，大大降低了檔案管理的工作強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存介質(zhì)主要由文字、圖紙、音像等形式組成，會(huì)受到環(huán)境的影響，例如溫度、潮濕度、火災(zāi)、蟲害等等，都會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量，而檔案管理的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化則可以避免這些隱患，降低信息的損失和損壞。

（4）計(jì)算機(jī)促進(jìn)檔案管理多樣化。當(dāng)今社會(huì)，以計(jì)算機(jī)管理為代表的現(xiàn)代管理方法已經(jīng)逐步深入到了辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化等領(lǐng)域，利用計(jì)算機(jī)的輸入系統(tǒng)將文字資料和圖像資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件、輸出到其他文本編輯軟件，這種模式使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息方便快捷地輸入到計(jì)算系統(tǒng)中進(jìn)行管理。照片等一些圖片文件則可以通過掃描儀存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，通過輸出打印裝置可以隨時(shí)地將這些圖片文件打印出來，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理更加方便、快捷，信息保存時(shí)間較長(zhǎng)，且清晰度也較高。

（5）計(jì)算機(jī)可極大提高檔案利用率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，能夠使得檔案檢索查詢更加快捷、高效、準(zhǔn)確。由于社會(huì)的運(yùn)行速度越來越快，檔案信息的利用率也越來越高，各個(gè)單位部門進(jìn)行決策時(shí)都會(huì)利用到大量的信息，各個(gè)職能部門也需要相關(guān)的檔案資料進(jìn)行參考，這些都要求檔案管理部門能夠更加高效、準(zhǔn)確地提供檔案資料。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用就成為檔案管理現(xiàn)代化的必要途徑。

2 檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)是一種信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息數(shù)據(jù)的高效處理。目前，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，主要表現(xiàn)在如下方面。

（一）計(jì)算機(jī)的查找與檢索使用

企事業(yè)檔案的管理，不僅是對(duì)檔案信息資料的收集、整理和存儲(chǔ)，還要充分發(fā)揮檔案信息資料的重要作用，提高企事業(yè)檔案信息資源的利用率。人們?cè)诶闷髽I(yè)檔案信息資源的時(shí)候，需要對(duì)檔案進(jìn)行查找。因?yàn)槠髽I(yè)的不斷發(fā)展，每天都會(huì)形成新的檔案，導(dǎo)致企業(yè)檔案的數(shù)量不斷增加，檔案的內(nèi)容也不斷增加。但是，應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)施檔案管理，可以迅速在文檔中查找需要的檔案，具有自動(dòng)檢索的功能，解決了傳統(tǒng)檔案查代中的問題，提高了檔案查找的工作效率。

（二）計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)與保管使用

企業(yè)在發(fā)展過程中，工作人員處于流動(dòng)狀態(tài)，需要處理的事件不斷發(fā)生變化，建成的檔案數(shù)理也越來越多。這為企業(yè)的檔案管理工作增加了一定的難度，需要企業(yè)不斷的提高檔案管理水平和管理效率，企業(yè)檔案信息數(shù)量的增加，需要企業(yè)做好檔案存儲(chǔ)和保管工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在損毀之后復(fù)原比較困難，而且保管的時(shí)候容易受到環(huán)境因素、人為因素和外在因素的影響，不能保證安全，不利于檔案的管理。但是，應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)施檔案管理，在錄入檔案信息之后，可以進(jìn)行復(fù)制，為檔案的安全提供了保障。

（三）計(jì)算機(jī)在庫(kù)房管理中的應(yīng)用

檔案管理的主要場(chǎng)所是庫(kù)房，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房的管理。例如，企業(yè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案存放庫(kù)房的管理，能夠自動(dòng)對(duì)檔案庫(kù)房的溫度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)。而且，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以設(shè)置有效的防盜和防水系統(tǒng)，保證檔案庫(kù)房的安全。這種管理，有效的保證了檔案庫(kù)房的安全，提高了檔案的安全性，了企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理。

3 計(jì)算機(jī)檔案管理措施

（一）進(jìn)一步加快計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，是將檔案的文本文件和多媒體文件在計(jì)算機(jī)上綜合處理，然后將其以圖文、聲像并茂的方式展示出來，在保證信息不失真的前提下，增加了信息的趣味性。因此，在現(xiàn)代化辦公環(huán)境中，很多文件信息從始至終都是在計(jì)算機(jī)上完成，這樣使得文件處理工作更加快捷，文件傳遞也更加方便，真正實(shí)現(xiàn)了辦公現(xiàn)代化。

（二）加速檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程。檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)快捷地進(jìn)行信息檢索查詢，突破了地域性的限制，實(shí)現(xiàn)了全世界的信息共享和交流。

（三）加強(qiáng)檔案工作者自身素質(zhì)建設(shè)。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)水平，使其更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，充分掌握如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，培養(yǎng)一批高素質(zhì)水平的新型檔案專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算和超強(qiáng)處理技術(shù)都要求具備相應(yīng)素質(zhì)水平的專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)操作，因此培養(yǎng)高素質(zhì)水平專業(yè)人員就成為重中之重。

（四）建立電子檔案的基本要求

（1）建立統(tǒng)一的電子文件檔案基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定，建立“保護(hù)體系”。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮。

（3）對(duì)電子文件法律效力問題的解決。加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息化發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)企事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需要企事業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作方法，應(yīng)用科學(xué)的信息技術(shù)。計(jì)算機(jī)檔案管理有效的提高了企事業(yè)的檔案管理工作效率，便于查找和存儲(chǔ)，為企事業(yè)發(fā)展提供了重要的作用和保障，在利于企事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

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