怎樣創(chuàng)新文山市公共資源交易中心檔案管理工作

周賢云

摘 要：創(chuàng)新公共資源交易中心檔案管理，是有效提升公共資源交易中心檔案管理水平，使其更好服務(wù)單位和部門的一項(xiàng)服務(wù)性工作。本文結(jié)合在云南省文山市從事公共資源交易中心檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，簡單談?wù)勗鯓觿?chuàng)新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題，目的是為以后公共資源交易中心檔案管理工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；文山市；公共資源交易中心；檔案管理；健全制度

文山市公共資源交易中心是云南省文山州所轄的一個(gè)縣級市公共資源交易中心，成立于2012年，是為監(jiān)管文山市公共資源交易活動(dòng)并為之提供咨詢及服務(wù)的機(jī)構(gòu)，是文山市公共資源統(tǒng)一進(jìn)場交易的服務(wù)平臺。交易的活動(dòng)主要有工程建設(shè)招投標(biāo)、土地和礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購、藥品和醫(yī)療用品采購、各類拍賣等。

在交易過程中，會(huì)產(chǎn)生很多公共資源檔案資料。這些檔案資料要保證完整和安全，必須不斷提高公共資源檔案管理水平。文山市公共資源交易中心一直以來都把檔案資料管理作為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好，并采取多項(xiàng)措施保障檔案資料的完整和安全。下面，筆者結(jié)合在云南省文山市公共資源交易中心從事多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，略談怎樣創(chuàng)新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題。

1 加強(qiáng)檔案管理知識學(xué)習(xí)

筆者從事文山市公共資源交易中心檔案管理已多年，對檔案管理知識有了一定的了解。但是，從事公共資源交易中心檔案管理工作，所涉及的法律法規(guī)及相關(guān)知識很多。因此，在實(shí)際工作中，還要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和相關(guān)知識，即學(xué)習(xí)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等。學(xué)好這些法律法規(guī)和相關(guān)知識，對檔案管理員，具有十分重要的意義。檔案管理員可將學(xué)到的知識，運(yùn)用到檔案管理工作中。

2 加強(qiáng)檔案管理收集整理

筆者在文山市公共資源交易中心檔案管理工作中，積極主動(dòng)收集各種檔案資料。學(xué)會(huì)按照公共資源交易檔案管理的要求，采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)將檔案資料收集、整理，并按標(biāo)準(zhǔn)要求對收集的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，對所有公共資源交易中心收集來的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)整理、編號，并在計(jì)算機(jī)上建立檔案名冊、目錄，依次將公共資源交易中心檔案資料歸類、裝訂、入檔、裝盒，最后形成完整的案卷，并清楚標(biāo)示順序號，以便查找查閱。如文山市公共資源交易中心交易類檔案的文件資料，筆者就收集好核準(zhǔn)、審批、審定以及公共資源交易過程中產(chǎn)生的檔案文件資料，做到一式兩份，項(xiàng)目備案核準(zhǔn)單位以及項(xiàng)目建設(shè)單位保存原件，檔案立檔單位（即文山市公共資源交易中心）保存其復(fù)印件?，F(xiàn)在，隨著信息化技術(shù)的提高，筆者對檔案也采用了影印，在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，創(chuàng)新用信息化手段來保存。這樣，既方便保存、保管，又方便查閱、使用。

3 明確檔案管理工作人員

文山市公共資源交易中心檔案管理，只設(shè)筆者一人。筆者在中心的主要工作任務(wù)，就是檔案管理。同時(shí)，筆者在其他部門工作繁忙、人手不足的時(shí)候，也常被中心抽去幫助其他相關(guān)部門的工作。筆者掌管著整個(gè)公共資源交易中心的各種檔案。一直以來，中心對檔案管理非常重視，專門單獨(dú)設(shè)置了檔案室，配備了檔案室相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備。筆者在檔案管理中，學(xué)會(huì)了根據(jù)公共資源交易項(xiàng)目的具體情況來確定相關(guān)檔案資料的歸檔范圍，明確了作為一個(gè)檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)和水平，并不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，逐步建立起相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，筆者也在不斷提高檔案管理意識以及檔案管理業(yè)務(wù)能力，并積極參加相關(guān)的檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，懂得遵嚴(yán)格守檔案管理工作的相關(guān)法律以及法規(guī)。

4 明確檔案保管期限密級

文山市公共資源交易中心檔案管理，是符合檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定的。如工程招標(biāo)檔案，分永久、長期和短期三種。永久檔案是一直保留的檔案，長期檔案保管期限不低于項(xiàng)目設(shè)計(jì)的使用年限，短期檔案保管年限在15年以下。又如資產(chǎn)資源交易類檔案的保管期限，要保存至合同期滿為止。再如一次性所有權(quán)出讓以及轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目，檔案的保管期限為永久。另外，資產(chǎn)資源評估機(jī)構(gòu)以及拍賣機(jī)構(gòu)的檔案保存期限，從自評估報(bào)告以及成交確認(rèn)書簽發(fā)之日起不少于10年保管期限。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案保管期限自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起不少于5年等。文山市公共資源交易中心檔案管理密級，根據(jù)國家檔案法相關(guān)規(guī)定，分絕密、機(jī)密和密碼三種。絕密檔案僅限于最主要領(lǐng)導(dǎo)知道，機(jī)密檔案可以到一般領(lǐng)導(dǎo)知道，密碼檔案只是知道密碼的人知道。明確檔案管理保管期限密級，可為公共資源交易中心工作查閱、科學(xué)利用提供依據(jù)，保障公共資源交易中心工作更加公正、規(guī)范、高效、誠信。

5 健全檔案管理工作制度

“沒有規(guī)矩不成方圓”，公共資源交易中心交易的項(xiàng)目檔案管理必須要有工作制度來約束和指導(dǎo)，才能保障中心交易項(xiàng)目檔案管理工作的順利開展。項(xiàng)目檔案工作制度應(yīng)明確歸檔范圍、時(shí)間與質(zhì)量要求，確定檔案保管期限，規(guī)范檔案資料整理編號辦法，制定鑒定規(guī)則、統(tǒng)計(jì)方法和借閱制度，并明確各部門職責(zé)。嚴(yán)明項(xiàng)目歸檔責(zé)任，嚴(yán)肅處理違規(guī)違紀(jì)。公共資源交易項(xiàng)目立檔責(zé)任人要負(fù)有收集、整理、立卷、裝訂、歸檔、入檔的責(zé)任。建立、健全和完善相關(guān)的檔案管理工作制度。

6 加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

這主要體現(xiàn)在檔案室建設(shè)方面。公共資源交易項(xiàng)目檔案保管和保密要求較高，檔案室必須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲這“八防”要求，并通過“人防、物防、技防”強(qiáng)化安全防護(hù)能力，室內(nèi)應(yīng)配備監(jiān)控?cái)z像頭，安裝防火、防盜自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，并配備空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備。同時(shí)，配備完備的管理設(shè)施，除了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備外，隨著公共資源交易平臺全程電子化的來臨，需要配備電子化硬件設(shè)備，如檔案數(shù)字化管理軟件、防磁柜、溫濕度記錄儀、光盤刻錄機(jī)、檔案級光盤等設(shè)備。檔案管理員，必須懂保密制度，不斷提高保密意識。嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目檔案調(diào)閱審批制度，原則上項(xiàng)目檔案不得外借，調(diào)閱人員必須填寫登記表，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后才允許調(diào)閱。特定工作人員進(jìn)入檔案室，要將手機(jī)、相機(jī)、U盤等隨身用品交由指定人員保管，避免私拍和記錄檔案資料，以確保檔案資料的安全。進(jìn)入、傳輸、使用檔案資料，要設(shè)置身份認(rèn)證、防火墻、安全代理等技術(shù)，以確保檔案的安全性。內(nèi)部管理技術(shù)上，要做好備份，以防遺失。

7 發(fā)揮好檔案服務(wù)性功能

公共資源交易檔案能夠真實(shí)、完整、有效地反映出進(jìn)場項(xiàng)目交易的全過程，是公共資源交易行為規(guī)范合法的有力證據(jù)。如今年以來，文山市公共資源交易中心本著“資料完整、管理規(guī)范、存貯安全、查詢方便”的檔案管理理念，對2016年公共資源交易檔案進(jìn)行了及時(shí)、規(guī)范收集整理，按照項(xiàng)目類別與進(jìn)場交易時(shí)間的先后，分門別類整理、統(tǒng)一編號歸檔。全年共收集整理公共資源交易紙質(zhì)檔案1925宗，其中房建項(xiàng)目639宗、市政項(xiàng)目328宗、交通項(xiàng)目269宗、水利項(xiàng)目215宗、土地整理項(xiàng)目61宗、政府采購413宗，整理存放中標(biāo)通知書2160多份。同時(shí)，建立電子檔案查詢目錄，保證了公共資源交易檔案資料準(zhǔn)確完整、查詢方便，為有關(guān)部門對文山市公共資源交易項(xiàng)目的調(diào)查取證，提供了真實(shí)有效的法律依據(jù)。

8 抓重點(diǎn)重細(xì)節(jié)提高意識

檔案管理，不能眉毛胡子一把抓，要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)重細(xì)節(jié)提高意識。如開標(biāo)工程資料必須為原件，招標(biāo)代理合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書不能以復(fù)印或掃描件代替，項(xiàng)目驗(yàn)收檔案必須有單位蓋章、負(fù)責(zé)人簽字、日期填寫。檔案資料收集要從招標(biāo)或采購代理機(jī)構(gòu)確定代理資格后就開始，應(yīng)收集代理招標(biāo)項(xiàng)目的全部有價(jià)值資料，除了紙質(zhì)文件、圖紙、圖表以外，電子文件也必須收集。招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)或采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將資料整理出來，并按要求填寫文件題名、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、項(xiàng)目編號等，交由檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行保管。在檔案管理過程中，選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的人員作為檔案管理員，不宜頻繁調(diào)換，以免影響檔案管理工作的正常開展。對檔案管理工作人員，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案意識。另外，也要鼓勵(lì)檔案管理工作人員自我學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，并學(xué)會(huì)利用微信群或QQ群交流業(yè)務(wù)等。

總之，隨著信息化的迅速發(fā)展，文山市公共資源交易中心的檔案管理，也逐步采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對其進(jìn)行管理。同時(shí)，加強(qiáng)了檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)了檔案管理員綜合素質(zhì)能力水平的提高，加強(qiáng)了對檔案管理的日常維護(hù)與管理工作，充分地將文山市公共資源交易中心檔案管理工作落到了實(shí)處，使其更好地服務(wù)于廣大人民，提升了文山市公共資源交易中心檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]汪杰.公共資源交易項(xiàng)目檔案管理[J].中國招標(biāo)，2016（7）：26-28.

[2]劉娟.淺議實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案優(yōu)化管理的目標(biāo)[J].城建檔案，2013（2）：53-55.

[3]安津?qū)?淺談如何加強(qiáng)縣級公共資源交易檔案管理[J].黑龍江史志，2015（7）：102.

[4]趙蕾.公共資源交易市場建設(shè)中的問題和對策研究[J].中國招標(biāo)，2012（33）：19-20.

[5]何淳.公共資源交易中心的運(yùn)行實(shí)踐與有關(guān)問題的思考[J].建筑市場與招標(biāo)投標(biāo)，2012（3）：37-40.

[6]李艷麗.基于公共管理視角探討檔案管理[J].經(jīng)營管理者（檔案管理），2014（1）：302.