淺談如何做好醫(yī)院電子檔案管理工作

楊詩蕓

摘 要：醫(yī)院電子檔案管理工作是為了推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。文章首先闡述醫(yī)院做好電子檔案管理工作的先決條件和根本，再就保存電子資料工作中存在的問題進(jìn)行分析，最后提出幾點(diǎn)電子檔案的管理對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；歸檔制度；管理

1 醫(yī)院做好電子檔案管理工作的先決條件和根本

1.1 實(shí)行集中統(tǒng)一管理是醫(yī)院做好電子檔案管理工作的先決條件

我省各大醫(yī)院雖然都成立了檔案室，但因種種原因，大多數(shù)檔案室并沒有對本院全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室內(nèi)儲存的大部分是文書檔案，而基建檔案仍然存放在基建科，后勤中心管理的文檔存放在總務(wù)科，人事檔案存放在人事科，會計檔案放在財務(wù)科，設(shè)備檔案存放在設(shè)備科，科研檔案存放在科研科，甚至一些很有保存價值的檔案材料、聲像、照片檔案散存在各科室或個人手中。這種以文書檔案為主、其它檔案分散管理的方法，既不符合黨和國家以及省里“對一個機(jī)關(guān)醫(yī)院所形成的全部檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的規(guī)定，更不能適應(yīng)醫(yī)院日益發(fā)展的形勢需要和業(yè)務(wù)需要，不利于醫(yī)院對檔案資料的綜合利用。所以，想要做好醫(yī)院的檔案管理和利用工作，可行的辦法就是建立健全機(jī)構(gòu)，成立綜合性檔案室，把醫(yī)院所有應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案集中統(tǒng)一管理起來。

1.2 檔案管理人員專職化是做好醫(yī)院檔案工作的根本

檔案工作是一項專門性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，從事檔案工作的人員不僅要有很強(qiáng)的檔案事業(yè)心和責(zé)任感，而且要有較高的科學(xué)文化和專業(yè)素質(zhì)。只有使檔案管理人員專職化，他們才會安下心來，提高自覺性，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)知識，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，掌握檔案工作的理論和業(yè)務(wù)技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地、扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作。

2 保存電子文件和電子資料工作中存在的問題

在醫(yī)院電子檔案管理的實(shí)際工作中，我們往往對電子文件和電子資料的重要性認(rèn)識不夠，平時不注意收集，容易存在一些工作誤區(qū)，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（1）對電子文件和電子資料歸檔不及時。由于電子文件在形成的初期還不能確定這種載體的文件是否需要作為檔案永久保存，致使大部分同志認(rèn)為電子文件發(fā)出后就與自己無關(guān)了，至于檔案室能否看到，收不收是他們自己的事。而有的檔案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相關(guān)操作技術(shù)，加上發(fā)送電子文件的部門與檔案室信息對接不及時，忽視了電子文件和電子資料的歸檔，容易造成電子文件和電子資料的缺失。

（2）認(rèn)為紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔會造成資源浪費(fèi)。有一些醫(yī)院片面強(qiáng)調(diào)無紙化辦公，加上大多數(shù)電子文件和電子資料的內(nèi)容與紙質(zhì)文件材料相一致，導(dǎo)致有些同志認(rèn)為既然保存了電子文件和電子資料，就不需保存紙質(zhì)文件材料，免得擠占了檔案室有限的空間而造成資源浪費(fèi)，因而忽視了電子文件和電子資料的易修改性以及電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性問題。

（3）電子文件的不安全因素。由于電子文件對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，可隨時產(chǎn)生，計算機(jī)系統(tǒng)中如有人故意改動并不會留下任何痕跡。而在工作中形成的紙質(zhì)文件是不易被擬稿者隨意修改，同時印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，因此，相對于紙質(zhì)文件，電子文件存在不安全因素。

3 電子檔案的管理對策

隨著信息社會的迅猛發(fā)展，電子檔案的管理工作不單是從技術(shù)上要求，更應(yīng)立足實(shí)際、規(guī)劃長遠(yuǎn)，將電子檔案的管理工作納入辦公自動化和信息管理的工作程序，形成檔案管理制度。在實(shí)際工作中，我們應(yīng)采取以下對策：

第一，制定科學(xué)、合理及符合本醫(yī)院實(shí)際情況的統(tǒng)一電子文件及電子檔案的基本歸檔制度，這是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。我院業(yè)務(wù)部門較多，在業(yè)務(wù)活動中會產(chǎn)生一些電子文件和電子資料，如何做到及時收集電子文件和電子資料，靠的就是制度的約束。醫(yī)院要求每個部門指定一位信息員，對信息員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們了解收集電子文件和電子資料的重要性，學(xué)習(xí)歸檔制度，了解歸檔制度，并在工作中自覺執(zhí)行歸檔管理。同時，要將電子文件和電子資料歸檔工作納入本醫(yī)院的年度考核工作，對部門負(fù)責(zé)信息搜集的人員實(shí)行月度考核與年度考核相結(jié)合的方式，保證完成信息管理工作。歸檔的電子文件和電子資料必須確保信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性、完整性。各部門應(yīng)按照歸檔范圍、歸檔時間將電子文件和電子資料以磁盤或光盤的形式移交給檔案室，同時還應(yīng)移交包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。紙質(zhì)檔案經(jīng)過歸檔整理后，從文件題名到日期印章包括文件內(nèi)容都不能被涂改，性能比較穩(wěn)定；而電子檔案是由電子文件的形成者通過電子文件系統(tǒng)生成文件后，再交給檔案管理者歸檔。因此，電子文件的形成、處理以至歸檔后的全部管理工作都要依靠計算機(jī)來完成。同時，電子文件信息在今后的利用中非常依賴于文件特定的計算機(jī)系統(tǒng)，如果計算機(jī)更換或者升級，有可能出現(xiàn)應(yīng)用軟件不兼容的情況，有可能打不開文件，就更談不上利用。為保險起見，在歸檔時必須做到電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。

第三，嚴(yán)格控制電子文件的可轉(zhuǎn)換性，保證電子文件的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章在內(nèi)，通過復(fù)制、粘貼達(dá)到完全一致，使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管這樣，我們還是可以充分利用計算機(jī)技術(shù)對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或部分電子文件加密，都可以起到一定的保護(hù)作用。計算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動態(tài)文檔所取代，而動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

第四，加強(qiáng)電子文件的存儲管理。電子文件不僅需要專門管理，更重要的是需要選擇合適的存儲載體、存儲方式，以及與之相匹配的存儲系統(tǒng)和存儲設(shè)備。如果在線存儲電子文件，選擇移動硬盤應(yīng)是不二選擇。移動硬盤具有存儲容量大和隨機(jī)存儲方便、快捷、數(shù)據(jù)傳輸率高、可靠性高的特點(diǎn)，可以很好地滿足多人在線并發(fā)訪問，安全性能穩(wěn)定，能夠避免單塊硬盤故障所帶來的毀滅性后果。如果選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，可采用磁帶進(jìn)行存儲，磁帶的存儲量較大，成本低，但存儲速度較慢，通常作為磁盤可靠又經(jīng)濟(jì)的大容量備份。但由于其對保存條件要求較高，目前在實(shí)際工作中沒有作為首選。我們用得較多的是只讀光盤，因?yàn)橹蛔x光盤只能用來檢索或者播放已經(jīng)記錄在盤上的信息，而且制作簡單、容量大、體積小，便于電子文件的存儲管理。

第五，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)電子檔案一體化管理。由于以前網(wǎng)絡(luò)信息不發(fā)達(dá)，很多醫(yī)院未能普及電腦辦公，只能通過紙質(zhì)呈辦，積累了很多紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)在實(shí)行了電子信息化辦公，將多年積累的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃面，實(shí)現(xiàn)電子一體化歸檔管理。不但可以降低紙質(zhì)檔案的損壞程度，還可提供便利的查閱利用服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建、完善文檔一體化辦公格局，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度、電子文件歸檔制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的溝通和管理。

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