機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用初探

趙文玉

摘 要：隨著我國時(shí)代的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方式已經(jīng)無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，因此只有將機(jī)關(guān)檔案管理制度不斷完善、規(guī)范化，才能充分發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案管理工作的作用。在部分機(jī)關(guān)部門進(jìn)行檔案管理的過程中，由于多方面因素造成機(jī)關(guān)檔案管理不規(guī)范、存在漏洞，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展形成阻礙，并無法及時(shí)利用機(jī)關(guān)檔案信息。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；規(guī)范管理；信息利用；分析

機(jī)關(guān)檔案作為國家機(jī)關(guān)部門各種工作真實(shí)記錄，是國家整體綜合發(fā)展的重要文字依據(jù)。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，對(duì)機(jī)關(guān)檔案的管理模式提出了更高的要求。針對(duì)數(shù)量日益加劇的機(jī)關(guān)檔案，只有將檔案管理制度不斷規(guī)范化才能提升機(jī)關(guān)檔案管理工作層次、水平，并將檔案信息有效利用。

1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理與檔案信息資源利用之間的關(guān)系

要想對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)施規(guī)范化管理，并將機(jī)關(guān)檔案信息資源有效利用，機(jī)關(guān)檔案管理人員首先要認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理與檔案信息資源利用之間的關(guān)系。機(jī)關(guān)檔案管理人員，要將機(jī)關(guān)檔案資源的收集、整理[1]、歸類、上架、維護(hù)等各項(xiàng)基本工作做好，并以規(guī)范化管理為工作基礎(chǔ)，要作為對(duì)重要機(jī)關(guān)檔案資料不遺漏、編排正確，以為機(jī)關(guān)部門提供更好、更準(zhǔn)確、更完整的機(jī)關(guān)檔案資料。另一方面，機(jī)關(guān)檔案管理人員要充分利用現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案資源進(jìn)行年刊、年鑒等史料的編制，才能讓檔案資源成為真正為地方區(qū)域人民提供服務(wù)的重要信息資料。因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員要將機(jī)關(guān)檔案管理與機(jī)關(guān)檔案信息資源之間的關(guān)系充分認(rèn)識(shí)，才能提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的整體水平，并促進(jìn)檔案資源被高效利用。

2 抓牢機(jī)關(guān)檔案管理工作重點(diǎn)，落實(shí)檔案管理工作

要想提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性，便要制定完善、科學(xué)、合理的機(jī)關(guān)檔案管理制度，只有基于良好的制度才能讓檔案管理工作有章可循。檔案管理人員以及機(jī)關(guān)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要根據(jù)日常檔案管理工作中的實(shí)際內(nèi)容與相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定出規(guī)范化的機(jī)關(guān)檔案管理制度，其中包括檔案借閱制度、檔案歸還制度、檔案保密制度、檔案檢查制度等，只有多方面對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)施良好的保護(hù)才能提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性，并將檔案資源的作用發(fā)揮到最大限度，以為更多的人民提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

2.1 歸檔及時(shí)

做好機(jī)關(guān)檔案及時(shí)歸檔工作是提升機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化的重要前提，對(duì)機(jī)關(guān)檔案資源實(shí)施科學(xué)、規(guī)范的管理手段是確保檔案資源被高效利用。因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員在管理過程中，要盡力作為維護(hù)機(jī)關(guān)檔案資源的完整性、安全性，并不斷提升自身的業(yè)務(wù)規(guī)范性，從根本上提升機(jī)關(guān)檔案管理工作中歸檔工作的有效性。機(jī)關(guān)檔案管理人員要做到對(duì)新生成、新收集的機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行及時(shí)歸檔，才能充分凸顯出檔案管理工作的優(yōu)勢[2]，并提升檔案歸檔及時(shí)性。

2.2 整理及時(shí)

在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理工作中，需要檔案管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間、精力，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資源歸檔工作的專業(yè)性、細(xì)致性，才能使最終形成的檔案資源具備規(guī)范性。與此同時(shí)，為了提升機(jī)關(guān)檔案分類與信息資源檢索的便捷性，便要將案卷整理工作進(jìn)行的及時(shí)、高效。因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員要按照相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理，例如按標(biāo)準(zhǔn)在案宗封面完整清晰地列出具體項(xiàng)目明細(xì)，使用毛筆、鋼筆進(jìn)行工整書寫，同時(shí)不要遺漏整理日期。

2.3 服務(wù)優(yōu)化

除了要建立機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化制度之外，還要構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)檔案借閱管理審核制度，制定出全面、詳盡的機(jī)關(guān)檔案借閱、查閱申請表。檔案借閱者要想借閱相關(guān)檔案資料，首先便要填寫檔案借閱申請表，通過相應(yīng)審核流程后，才可以批準(zhǔn)其對(duì)制定檔案進(jìn)行借閱。另外，在借閱者利用完檔案資源之后，歸還時(shí)，也要辦理相應(yīng)的健全手續(xù)。檔案管理人員要按照登記表中已經(jīng)填寫好的相關(guān)信息進(jìn)行跟蹤服務(wù)管理。如有必要，還要通過網(wǎng)絡(luò)、電話等各種新式進(jìn)行回訪，以構(gòu)建出機(jī)關(guān)檔案信息資源利用反饋體系，加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理制度的整體規(guī)范性。

2.4 確保安全

確保機(jī)關(guān)檔案資源安全是提升檔案管理制度規(guī)范性的重要物質(zhì)保障。檔案管理人員要對(duì)機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)的各種設(shè)施進(jìn)行定期檢驗(yàn)、維護(hù)，要做好檔案室內(nèi)的防蟲、防潮、防盜等工作，要讓檔案室保持在恒溫、恒濕的環(huán)境條件下，以確保機(jī)關(guān)檔案資料的保存時(shí)間不斷延長，以達(dá)到維護(hù)機(jī)關(guān)檔案資源安全的目的。

3 有效利用機(jī)關(guān)檔案的途徑

3.1 機(jī)關(guān)檔案利用概述

機(jī)關(guān)檔案只有得到合理利用，才能充分發(fā)揮其價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案作為各個(gè)歷史階段中機(jī)關(guān)工作實(shí)踐與一切活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案利用者通過工作系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查找、調(diào)取，并將檔案信息資源潛在的利用價(jià)值充分實(shí)現(xiàn)[3]。

3.2 形成被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)的協(xié)調(diào)關(guān)系

在被動(dòng)服務(wù)方面，主要是指接待檔案查詢、咨詢、回復(fù)等業(yè)務(wù)。在主動(dòng)服務(wù)方面，是指機(jī)關(guān)檔案部門主動(dòng)對(duì)黨委政府、社會(huì)、單位人員提供檔案服務(wù)。首先要將被動(dòng)服務(wù)做好，這也作為機(jī)關(guān)檔案室的基礎(chǔ)職責(zé)。應(yīng)為機(jī)關(guān)檔案利用者盡可能地創(chuàng)造條件，并將環(huán)節(jié)不斷簡化，要提供熱情、幫助，使檔案利用者得到滿意的服務(wù)。同時(shí)，要將被動(dòng)服務(wù)作為前提，做好主動(dòng)服務(wù)。要將機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行延伸與拓展，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)的根本目標(biāo)，并延伸至對(duì)接服務(wù)、跟蹤服務(wù)。并利用高效的服務(wù)模式，包括為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考、警示、建議。

另外，機(jī)關(guān)檔案在為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部人員服務(wù)的同時(shí)，還可以為廣大居民提供檔案借閱、查詢等服務(wù)，民眾可通過網(wǎng)絡(luò)等各種手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的調(diào)用、利用等，充分發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)價(jià)值，并造福于人民。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案管理工作作為一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作，在構(gòu)建合理、完善的檔案管理制度的同時(shí)，還要檔案管理人員不斷提升自身對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，才能將機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性不斷提升。另一方面，要將機(jī)關(guān)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互融合，才能提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的整體效率、安全性，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以將機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行更高層次的提升，并將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化、完善。相信在廣大檔案管理人員的共同努力下，機(jī)關(guān)檔案管理工作可以更加規(guī)范、完善、合理，從而將檔案資源進(jìn)行高效利用，造福社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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[3]林桂春.淺析機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2014，（02）：104.