企事業(yè)單位人才檔案信息化建設(shè)的探索與實踐

張雪濤

摘 要：企事業(yè)單位人才檔案是員工在職期間的個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)等情況的真實記錄和反映，是企事業(yè)單位全面考察員工的重要依據(jù)。人才檔案的信息化建設(shè)能為人才檔案的管理和利用提供極大便利。員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺是人才檔案信息化建設(shè)的一項探索與實踐，體現(xiàn)了現(xiàn)代企事業(yè)單位以人為本的管理理念，提升了人才管理效率和管理水平，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供有力保障。

關(guān)鍵詞：人才檔案；信息化建設(shè)；數(shù)字化；管理平臺

“以人為本”是現(xiàn)代企事業(yè)單位管理的精華和主題，堅持以人為核心的管理理念早已深入人心成為共識。企事業(yè)單位人才檔案是其在招用、調(diào)動、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等情況的文件材料，是其對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理和信息存儲，能為企事業(yè)單位全面考察職工提供重要依據(jù)，是企事業(yè)單位“以人為本”管理的直接體現(xiàn)。

在當(dāng)今數(shù)字化大發(fā)展的時代背景下，檔案與信息化建設(shè)息息相關(guān)。人才檔案的信息化建設(shè)可以實現(xiàn)人才檔案的動態(tài)化管理，將傳統(tǒng)分散、獨立、固化、不便利用的各類與人員相關(guān)的紙質(zhì)材料“數(shù)字化”后通過網(wǎng)絡(luò)平臺溝通聯(lián)系起來，搭建形成一個可為企事業(yè)單位提供快速綜合利用的人才管理數(shù)據(jù)庫，從而極大提高企事業(yè)單位人才信息的收集和使用效率，提升人才的管理水平，滿足現(xiàn)代快節(jié)奏、高效率的實際工作需求。

人才檔案的信息化建設(shè)是一項頗具探索性和挑戰(zhàn)性的系統(tǒng)性工程，它需要科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃和設(shè)計，更需要企事業(yè)單位內(nèi)部各相關(guān)管理部門的通力合作、密切配合。經(jīng)過理論研究和長期工作實踐，為使“數(shù)字化人才檔案”達(dá)到更全面和更有效的利用目的，人才檔案信息化建設(shè)的突破點應(yīng)落實在“人”，即以“人”為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的“中心”，以“人”為基本管理“單元”，打破人事檔案、科技檔案等各類專項檔案的界限，結(jié)合企事業(yè)單位的實際情況，將與具體“個人”相關(guān)的人事信息、學(xué)習(xí)教育信息、科技成果信息、質(zhì)保信息、辦公信息、財務(wù)信息等關(guān)聯(lián)匯總，共同構(gòu)建形成“員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”。

1 “員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”的模塊設(shè)計

科學(xué)合理的設(shè)計員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺十分重要，根據(jù)利用目的，可以將其分為三大模塊：

（一）個人信息模塊

此模塊面向員工個人，可以直觀展現(xiàn)企事業(yè)單位員工個人的全面信息，在此模塊下又分設(shè)：1.“基礎(chǔ)人事信息”：含個人基本信息（姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、身份證號、政治面貌等）；2.“學(xué)習(xí)教育信息”（畢業(yè)院校及專業(yè)、學(xué)歷學(xué)位、見習(xí)情況、其它專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷、培訓(xùn)證書等）；3.“工作信息”（工作經(jīng)歷、工齡、所在部門及崗位、職務(wù)職稱、各類資質(zhì)資格、工作業(yè)績、獎懲情況、年度考核績效等）；4.“辦公信息”（辦公房間/電話/郵箱、臺式計算機、筆記本電腦、移動存儲介質(zhì)、辦公設(shè)備、）5.“工會信息”（婚姻信息、家庭成員信息、健康信息、保險及休假標(biāo)準(zhǔn)、工會職務(wù)信息等）；6.“財務(wù)信息”（個人工資、薪點、績效獎、公積金、稅率等）。

除以上普遍適用的項目外，還可以結(jié)合本單位的具體情況，增設(shè)或單列“組織干部信息”（入黨時間、轉(zhuǎn)正情況、所屬黨支部、黨內(nèi)任職、黨務(wù)工作、黨內(nèi)獎勵及處分等）、“質(zhì)保信息”（設(shè)計編譯資格、校驗資格、檢驗資格等）、“科技成果信息”（成果、專利、文章發(fā)表、學(xué)術(shù)交流情況等）以及其它各具特色有實際利用價值的項目。

（二）信息共享模塊

此模塊面向本單位內(nèi)全體員工，直觀展現(xiàn)企事業(yè)單位全體干部職工的綜合情況，可以分設(shè)為兩個部分：1.“企事業(yè)單位人才概貌”（本單位內(nèi)員工總數(shù)、在冊在崗/在讀/返聘/聘用/外協(xié)人員比例、員工學(xué)位學(xué)歷比例、職稱比例、年齡分布情況等）；2.“員工公共信息臺賬”（本人標(biāo)準(zhǔn)照、員工編號、姓名、性別、出生日期、員工狀態(tài)、工作部門、行政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱、辦公房間、辦公郵箱、辦公電話等）。

（三）管理應(yīng)用模塊

此模塊面向各職能管理部門，為其提供各自職能監(jiān)管范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)管理和分析利用，既可以按照企事業(yè)單位的實際管理方面和層次來分類設(shè)置，也可以單獨按照應(yīng)用情況以“臺賬管理”的形式設(shè)計，例如：1.“員工崗位信息臺賬”（部門劃分、專業(yè)組劃分、崗位設(shè)置、員工崗位變動等）；2.“員工教育培訓(xùn)信息臺賬”（培訓(xùn)類型、培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)內(nèi)容、組織部門、培訓(xùn)人員、參培人員、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)學(xué)時等）3.“員工計算機/筆記本電腦臺賬”（計算機編號、使用人、使用部位、責(zé)任人、型號、用途、系統(tǒng)安裝及重裝日期、操作版本系統(tǒng)、IP地址、硬盤序列號、啟用日期等）；4.“移動存儲介質(zhì)臺賬”（介質(zhì)編號、使用人、責(zé)任人、種類、型號、用途、容量、序列號等）；5.“辦公自動化設(shè)備臺賬”（設(shè)備編號、使用人、責(zé)任人、型號規(guī)格、類型、使用部位、啟用日期等）；6.“員工財務(wù)信息臺賬”（員工編號、個人工資、薪點、績效獎、公積金、稅率等）……

管理應(yīng)用模塊除了單列各類管理臺賬外，還打通各個“小數(shù)據(jù)庫”，以“大數(shù)據(jù)庫”的模式匯總形成綜合管理臺賬，以“人”為單元向特定管理人員提供本單位全體人員綜合全面的信息數(shù)據(jù)。

2 “員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”的功能利用

（一）人才信息查詢

“員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”能為利用者提供豐富便捷的查詢服務(wù)：

1.通用查詢——員工在個人信息模塊中可以直接全面瀏覽本人的各項綜合信息，同時在信息共享模塊中可以通過“員工編號”、“姓名”、“部門”、“辦公電話”等分類搜索查找出某一特定人員的公眾共享信息；

2.高級查詢——各職能管理部門人員可在相應(yīng)管理臺賬中按“類別”+ 各個“字段”進(jìn)行復(fù)合式查詢，例如查詢點擊某“部門”后依次選擇“學(xué)歷——博士”、“人員類別——在崗在冊”、“崗位——技術(shù)經(jīng)理”即可搜索出某部門所有在崗在冊擁有博士學(xué)歷的技術(shù)經(jīng)理。

3.綜合查詢——特定管理人員可在綜合管理臺賬里進(jìn)行全面靈活的信息查詢，如通過搜索“個人”可查詢出該員工相關(guān)的全部有效信息，又如搜索某一篇科技論文能鏈接查詢出論文作者的相關(guān)個人信息。

（二）人才數(shù)據(jù)分析

“員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”能為利用者提供實用有效的數(shù)據(jù)分析服務(wù)：既可以對臺賬中各項數(shù)據(jù)進(jìn)行正逆排序，如按時間、部門、姓氏、編號等進(jìn)行排序，又能對各項數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，如統(tǒng)計某部門某年齡段人員總數(shù)、某級別行政職務(wù)人數(shù)、獲取某類資質(zhì)認(rèn)證的人數(shù)、或者某一年度內(nèi)某項培訓(xùn)的總學(xué)時……部分人才數(shù)據(jù)分析結(jié)果可以直接關(guān)聯(lián)至“信息共享模塊”下的“企事業(yè)單位人才概貌”。

（三）人才數(shù)據(jù)輸出

“員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”還擁有靈活高效的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能：能按管理者的特定要求導(dǎo)出歷史數(shù)據(jù)與最新數(shù)據(jù)，形成可進(jìn)一步編輯利用的excel表格，如導(dǎo)出歷史和最新人員崗位信息臺賬，分別生成本單位歷年崗位變動信息excel表和當(dāng)前人員崗位信息excel表，管理者通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的對比和分析，從而得出有效結(jié)論為決策制定提供數(shù)據(jù)支撐。

3 “員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”的權(quán)限設(shè)置

（一）使用權(quán)限

該平臺為每位員工設(shè)置獨立的個人賬戶，向不同類別人員分別提供相應(yīng)的利用權(quán)限：1.普通員工擁有本人信息模塊以及共享信息模塊的數(shù)據(jù)查詢、瀏覽權(quán)限；2.部門負(fù)責(zé)人除擁有本部門人員信息瀏覽權(quán)外，還具有各應(yīng)用臺賬中本部門人員對應(yīng)信息數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽、分析、輸出權(quán)限；3.各職能部門管理人員擁有職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)用臺賬信息數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽、分析、輸出權(quán)限；4.特定管理人員擁有綜合管理臺賬信息數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽權(quán)限；5.單位負(fù)責(zé)人擁有以上全部使用權(quán)限。另外，可根據(jù)企事業(yè)單位的具體工作需要，為部門主管領(lǐng)導(dǎo)或項目/技術(shù)經(jīng)理等增設(shè)其主管范圍內(nèi)的人才信息數(shù)據(jù)查詢、瀏覽、輸出權(quán)限。

須要特別注意的是，因國家法律法規(guī)或規(guī)章制度要求而不能公開的數(shù)據(jù)信息必須設(shè)置特定的權(quán)限保護(hù)，只能向一定范圍內(nèi)具有知悉利用權(quán)的人員開放瀏覽權(quán)限。

（二）管理權(quán)限

該平臺為各類管理人員設(shè)置管理員賬戶，提供相關(guān)管理權(quán)限：1.各職能管理人員負(fù)責(zé)管理職責(zé)范圍內(nèi)的各類臺賬信息，可對其進(jìn)行新增、修改、刪除等操作，操作記錄錄入系統(tǒng)保存，執(zhí)行刪除操作須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批流程錄入系統(tǒng)保存；2.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的安裝、配置、備份，負(fù)責(zé)管理該平臺用戶賬號，分配賬戶權(quán)限和應(yīng)用空間，負(fù)責(zé)執(zhí)行系統(tǒng)運行環(huán)境策略、域策略、客戶端及防火墻策略，并對系統(tǒng)的日常運行進(jìn)行有效監(jiān)管。

4 “員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”的運行維護(hù)

（一）數(shù)據(jù)信息更新維護(hù)

人才檔案是動態(tài)化的信息檔案，需要及時的更新維護(hù)?！皢T工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”為數(shù)據(jù)更新提供了兩類途徑：1.管理人員根據(jù)紙質(zhì)見證件通過管理權(quán)限直接在臺賬中更新數(shù)據(jù)，例如某員工新完成某項職業(yè)技能培訓(xùn)，管理人員根據(jù)培訓(xùn)證書將相關(guān)培訓(xùn)信息錄入系統(tǒng)，該員工的培訓(xùn)記錄和學(xué)時統(tǒng)計隨即更新；2. 數(shù)據(jù)庫根據(jù)相關(guān)聯(lián)的審批流程結(jié)果實時更新，例如，某部門員工因工作變動在崗位管理系統(tǒng)中發(fā)起變崗申請，該流程經(jīng)審批通過后，即刻關(guān)聯(lián)至員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺數(shù)據(jù)庫，平臺內(nèi)該員工個人基本信息中的崗位信息隨即更新。

（二）系統(tǒng)管理維護(hù)

“員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺”作為企事業(yè)單位人才檔案的綜合性管理系統(tǒng)，為保障其順利運行并提供有效利用，需要對其進(jìn)行必要和充分的管理維護(hù)：1.系統(tǒng)安全維護(hù)，包括網(wǎng)絡(luò)/服務(wù)器系統(tǒng)的運管維護(hù)和技術(shù)支持、各項系統(tǒng)策略的制定和實施、升級系統(tǒng)補丁等；2.數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)，包括數(shù)據(jù)庫定期備份、空間清理、定期執(zhí)行病毒查殺和漏洞掃描及防護(hù)等；3.審查系統(tǒng)日志，對系統(tǒng)異常、錯誤、報警日志進(jìn)行分析并實施解決；4.監(jiān)管用戶賬戶、口令、權(quán)限等。

員工信息系統(tǒng)綜合管理平臺是人才檔案信息化建設(shè)的一項探索與實踐，為人才檔案的管理和利用提供了極大便利，體現(xiàn)了現(xiàn)代企事業(yè)單位以人為本的管理理念。企事業(yè)單位可根據(jù)具體實際情況，通過不斷實踐積累經(jīng)驗，持續(xù)優(yōu)化、改進(jìn)該系統(tǒng)，提升人才檔案信息化建設(shè)水平，使其更好地為本單位人才管理提供服務(wù)，為企事業(yè)單位的人才發(fā)展戰(zhàn)略打下堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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