電子檔案與紙質(zhì)檔案融合處理問題探析

王紅娟

摘 要：在信息時(shí)代，各種數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，大規(guī)模的數(shù)據(jù)對檔案管理的要求不斷提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲形式已經(jīng)無法滿足如此大規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲需求，而電子檔案的出現(xiàn)則很好的解決了這一問題，然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性則是其無法替代的。因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存融合就成為了當(dāng)前檔案管理的重要課題。論文就電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了討論，并提出了兩者融合管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；融合管理

1 電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息的運(yùn)用不斷增加，涉及到多個(gè)領(lǐng)域，包括電子郵件、電子文件等，這逐漸導(dǎo)致紙質(zhì)文件退出了管理舞臺。因此，電子檔案營運(yùn)而生，取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在企業(yè)管理中的地位，成為當(dāng)前檔案管理的最主要形式。電子檔案的承載介質(zhì)類型較多，包括光盤、硬盤、U盤等，當(dāng)前最主要的是通過硬盤作為電子檔案的存儲載體[1]。

電子檔案的應(yīng)用主要具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案能夠?qū)⑽募旧淼亩嗝襟w特性表現(xiàn)出來，能夠?qū)⑽募磉_(dá)的內(nèi)容更加形象的展現(xiàn)出來，方便讀者對文件的內(nèi)容更加生動、直觀的進(jìn)行理解，并且電子檔案的存儲空介質(zhì)占用空間較小，能夠存儲大量的信息，方便長期保存、備份、復(fù)制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進(jìn)行閱讀，同時(shí)還能方便地通過關(guān)鍵詞對所需要的內(nèi)容進(jìn)行搜索和查詢。

電子檔案除了上述主要優(yōu)點(diǎn)之外，還存在以下缺點(diǎn)：首先，電子檔案的載體具有不穩(wěn)定性，壽命相對較短，容易發(fā)生氧化；其次，電子檔案對即使算計(jì)非常依賴，如果沒有計(jì)算，就無法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時(shí)還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲介質(zhì)容易受到周圍環(huán)境因素的影響而遭到破壞。

2 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案記錄形式，主要包括一下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：首先，紙質(zhì)檔案在保存良好的情況下能夠?yàn)槭褂谜咛峁└又庇^的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質(zhì)檔案相對于電子檔案來說具有更高的可信度，其在修改之后就會保留修改痕跡，因此在建立之后很難進(jìn)行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實(shí)性，因此，紙質(zhì)檔案的安全性和真實(shí)性比電子檔案更高；其次，紙質(zhì)檔案因?yàn)楸旧硗ㄟ^紙張進(jìn)行保存，不會受到電磁環(huán)境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長。

紙質(zhì)檔案的缺陷主要包括以下幾個(gè)方面：首先，紙質(zhì)檔案的保存對環(huán)境要求較高，紙質(zhì)檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學(xué)試劑作用下容易遭到破壞，同時(shí)對環(huán)境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對信息的存儲較為有限，當(dāng)涉及的信息量過大時(shí)，就需要通過大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會進(jìn)一步加大。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案刑事來說，其在檔案管理中具有較強(qiáng)的優(yōu)勢，但是紙質(zhì)檔案本身的真實(shí)性優(yōu)勢是電子檔案目前還難以實(shí)現(xiàn)的[2]。兩種檔案形式各有優(yōu)缺點(diǎn)，能夠形成很好的補(bǔ)充，很難讓其中一種在短時(shí)間內(nèi)被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實(shí)的反映出檔案依據(jù)，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點(diǎn)的發(fā)揮。

（一）建立兩套相互獨(dú)立又彼此聯(lián)系的檔案管理系統(tǒng)

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案在收集時(shí)間、方式、存儲、保護(hù)以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，需要針對電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)建立兩套管理系統(tǒng)，兩套管理系統(tǒng)獨(dú)立操作、獨(dú)立管理、獨(dú)立利用，但是又需要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享，從而能夠通過一種文件找到相同內(nèi)容的另一種形式存儲的文件，從而能夠使兩個(gè)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面保持一致，方便進(jìn)行檔案的利用。在電子環(huán)境下，將一些重點(diǎn)的檔案和需要永久保存的檔案，及時(shí)制作成紙質(zhì)檔案并進(jìn)行常規(guī)保存，通過吃還童的紙質(zhì)檔案形式確保檔案的原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；同時(shí)，可以將一些通過紙質(zhì)檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的高效利用。

（二）檔案部門對電子檔案實(shí)行集中管理

通過對電子檔案的集中化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過對電子檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范電子檔案從收集到歸檔在到存儲保護(hù)的各個(gè)環(huán)節(jié)的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時(shí)還能夠使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間建立相互的聯(lián)系。同時(shí)，還能夠通過對電子檔案的專業(yè)開發(fā)，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔(dān)電子檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一體化管理模式。

（三）建立科學(xué)合理的檔案管理制度

因?yàn)殡娮游募旧砭哂锌蓮?fù)制和刪改無痕的特性，因此，對于電子檔案的管理和保護(hù)工作需要嚴(yán)格落實(shí)到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)[3]，在整個(gè)過程中，檔案管理的重點(diǎn)是過程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對電子檔案整個(gè)生命周期過程各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而確保電子文件的及時(shí)收集，避免在分散狀態(tài)下出現(xiàn)信息丟失或者信息泄露等問題。同時(shí)，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉(zhuǎn)化會不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關(guān)的證明信息來證實(shí)文件的內(nèi)容在載體或格式轉(zhuǎn)化過程中沒有發(fā)生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。因此，需要針對每一份電子文件建立相應(yīng)的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，很多企業(yè)的檔案管理人員都是過去的老員工，其更多的是涉及到傳統(tǒng)檔案的管理工作，電子檔案管理作為檔案管理方法，其涉及到信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多方面的應(yīng)用，其對技術(shù)要求比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的技術(shù)要求更高。因此，需要提升檔案管理人員的專業(yè)能力，使其能夠基本滿足計(jì)算及操作、網(wǎng)絡(luò)使用等方面的技術(shù)要求。另外，為了更好地進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，管理人員一般還要求具備一定的外語基礎(chǔ)，從而更好地掌握管理系統(tǒng)的各種功能。所以檔案管理人員需要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技能的基礎(chǔ)上積極提升自己的專業(yè)能力，從而更好地參與電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的融合管理。

4 結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各種信息數(shù)據(jù)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以承載如此大量的信息資源，電子檔案作為新時(shí)代的產(chǎn)物則能夠很好滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)存儲要求。然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在信息真實(shí)性方面的優(yōu)勢是現(xiàn)有的電子檔案難以替代的。因此，兩者仍然需要共存，企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的融合管理就成為了目前檔案管理的主要工作。通過兩者的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，通過紙質(zhì)檔案監(jiān)督電子檔案的真實(shí)性，通過電子檔案來降低紙質(zhì)檔案的成本，通過融合管理的方式，全面提升檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術(shù)與信息化，2014（04）：79-81.

[2]蔡威娜.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技視界，2014（15）：198+280.

[3]張文亮.關(guān)于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008（09）：43-45.